Over het algemeen vind ik dat er veel te veel dichtgespijkerd is voor gebruikers. Er is een uitzondering waar ik secretaresses veelvuldig over hoor klagen, terwijl ik het er volledig mee eens ben dat de eindgebruiker dit niet zelf mag. Ik heb het over het aanmaken van een team in Teams.
Op het moment dat iemand een team maakt, wordt er op de achtergrond technisch van alles aangemaakt, zoals bijvoorbeeld een SharePoint-site. Wat ook allemaal onderhouden moet worden, vaak door ict. Wanneer iedereen zo maar een team aan mag maken en dat ook doet, creëer je een chaos die niet te overzien is. Het is heel verstandig als er in een organisatie slechts een aantal mensen zijn die een team aan mogen maken.
Vaak denken secretaresses dat ze helemaal niets mogen, terwijl dat lang niet altijd waar is. Ben jij toegevoegd aan een team, is de kans groot dat je wel zelf kanalen mag maken.
Wanneer maak je een team en wanneer een kanaal?
Ik merk vaak dat hier onduidelijkheid over is. Je maakt een team om een plek te hebben waar je met elkaar samenwerkt. Je zorgt er in dat team voor dat de mensen die dezelfde toegang moeten hebben, bij elkaar komen. Dat kan zowel intern als extern zijn, als dit in de organisatie goedgekeurd wordt.
Je maakt kanalen om deelonderwerpen te bespreken. Zo heb ik een specifiek kanaal gemaakt over mijn Podcast, zodat we alles wat we daarover willen bespreken daar kunnen doen. En belangrijker nog: als we iets willen weten, het daar kunnen vinden.
Voor mijn online leeromgeving (dat is mijn Membership) heb ik besloten om een nieuw team te maken. Dit om twee redenen. Ten eerste kan het goed zijn dat er iemand wel betrokken is bij mijn Membership en niet bij de rest van mijn bedrijf – of net andersom. Door er een apart team van te maken, kan ik die toegang heel goed regelen. Ten tweede is er veel communicatie over het Membership. Als ik maar 1 kanaal zou hebben, zou het door elkaar lopen. Ik zou er meerdere kanalen over kunnen maken, maar dan vind ik een eigen team toch logischer.
Vergelijk het met een ordner
Vergelijk een team met een ordner*. Aan een ordner op zich heb je nog niets. Het wordt pas interessant als je er iets in stopt. Dat kan allemaal los in die ordner, met tabbladen maak je het wat overzichtelijker. Heb jij alleen een kanaal Algemeen, heb je een ordner zonder verdere verdeling. Het kan prima als er weinig in zit, maar zit er meer in is een verdeling toch wel beter.
* Bij Teams geldt natuurlijk dat je bij een team ook nog wat instellingen kunt bepalen, het gaat net wat verder dan een ordner. Maar het gaat even om het idee.
Nog even over die toegang
Eerder in dit artikel gaf ik aan dat je een team maakt voor mensen die gelijksoortige toegang nodig hebben. Dit is wat kort door de bocht. Met kanalen kun je namelijk ook een en ander regelen rondom de toegang. In een volgend blogartikel ga ik hier wat dieper op in.
Meer over Teams vind je terug in mijn Membership.