Ik neem je even mee terug naar half tot eind april. Het was een erg leuke, maar ook drukke periode. Ik had veel trainingen staan en heb wat mensen uit de brand geholpen, terwijl ik de tijd eigenlijk niet had. Ik had een aantal netwerkbijeenkomsten, een te gekke beurs van de NVD en privé kwamen er wat afspraken tussendoor. Verder vielen er werkdagen uit door Pasen en Koningsdag.
Daardoor gebeurde waar iedereen regelmatig mee te maken heeft: ik liep achter op mijn werk. Op zich niet erg natuurlijk, dat heeft iedereen wel eens. Alleen liep ik dit keer zover achter, dat ik mijn eigen systeem liet versloffen. Wel erg!
Ik neem je graag mee in wat er gebeurde, omdat het precies illustreert waarom ik werk zoals ik dat doe en waar ik nu wel last van had wat ik normaal niet heb. Volg je het nog? Ik zal het duidelijker maken.
CHAOS!!!!
Mijn mailbox stroomde vol en ik nam de tijd niet om het bij te werken. Bijwerken is in mijn geval niet perse alles afhandelen, maar wel bekijken waar ik wel/niet iets mee moet. Ik bekeek de e-mails vluchtig en loste alleen het absoluut noodzakelijke op.
Mijn takenlijst verslonsde ook. Ik had veel achterstallige taken en moest steeds opnieuw kijken wat nu eigenlijk het meeste haast had. Alleen doordat er zoveel achterstallig was, was het bijna niet meer te zien.
Weet je wat nog erger was? Doordat ik het overzicht niet meer had, kostte bepaalde werkzaamheden meer tijd.
Ik geef je een aantal voorbeelden.
- Ik had veel achterstallige taken en moest ze steeds opnieuw bekijken om te zien wat er nu eigenlijk speelde.
- Ik had zoveel taken dat ik keuzestress had bij het starten van een taak en het me veel meer tijd koste om te starten met de volgende taak.
- Ik reageerde soms op een verkeerde e-mail of op verkeerde informatie, omdat ik een eerdere e-mail over het hoofd had gezien.
- Angeline Evers van Aesh, die mij helpt mijn administratie bij te houden, had de belastingaangifte klaargezet, zodat ik deze kon betalen. Ik heb gezocht naar het bedrag dat ik moest betalen, nog langer naar het betalingskenmerk én naar de ICP gegevens. Wat bleek later? Ze had mij gemaild met álle gegevens (ze is een topper!), maar dat had ik over het hoofd gezien.
Dit alles hè, dit is zó niets voor mij. Toen dat laatste gebeurde was ik het spuugzat. Ik realiseerde me opeens wat ik aan het doen was en dat dit totaal niet is wat ik wilde.
Ik deel graag met je wat ik gedaan heb om weer grip te krijgen op wat er speelde.
Mailbox leeg
Ik ben begonnen om mijn mailbox te legen. Bij iedere e-mail een keuze gemaakt:
- Moet ik er iets mee doen? Zo nee, weggooien.
- Zo ja: kan dat binnen 2 tot 5 minuten? Direct doen. Duurt het langer? Op mijn takenlijst ermee.
- Wilde ik het bewaren voor latere referentie? Dan zette ik het op de plek waar het hoorde, maar in ieder geval weg uit Outlook.
- Er moest bij iedere e-mail hoe dan ook een keuze gemaakt worden. Niets mocht blijven hangen of een uitgestelde beslissing krijgen.
Zo. Dat lucht op! Een lege mailbox. Ik heb het voor je getimed: het kostte me 39 minuten en 41 seconden. Het resultaat? Nog 2 e-mailtjes in mijn mailbox. Dat was een bestelling van een boek (verstuurde ik die middag) en een mailtje van mijn businessmaatje Ineke, die belangrijk is om heel vaak onder ogen te krijgen.
Nu eerst een korte pauze en dan aan de slag met mijn takenlijst.
Overigens: ik had mijn mailbox voor deze twee weken goed op orde. Het kan natuurlijk zijn dat je meer tijd nodig hebt. Heb je die tijd niet? Kijk dan wat je nu wel kunt doen. Welk deel kun je wegwerken? Wat past bij jou? Kun je volgende week iedere dag een half uur plannen? Of een kwartier? Begin je nu bovenaan of juist onderaan? Of kies je ervoor om eerst alle eenvoudige dingen weg te werken zodat je alvast een lekkere start hebt? Wat je ook doet: doe iets!
Takenlijst
Hoog tijd om aan mijn takenlijst te beginnen. E-mail die op mijn takenlijst moeten verwerk ik in Outlook, voor de rest gebruik ik de app To Do. In To Do zie ik ál mijn taken, dus zowel die van Outlook als die van To Do zelf (uiteraard), maar ook taken die in Planner aan mij zijn toegewezen. Heel prettig, want zo heb ik 1 overzicht. Hoe jij ook werkt, zorg er in ieder geval voor dat je goed overzicht hebt.
In To Do werk ik met verschillende takenlijsten. Zo heb ik gewone taken, taken voor mijn bedrijf zelf, maar ook een wensenlijst. En ik weet dat hier mijn bottleneck zit. Ik bruiste de afgelopen tijd van ideeën, waarvan er veel op mijn takenlijst gekomen zijn. Alleen heb ik helemaal geen tijd om dit allemaal nu aan te pakken.
Mijn strategie is om opnieuw naar mijn takenlijst te kijken, in combinatie met mijn agenda. Ik kijk eerst welke momenten ik de komende tijd beschikbaar heb. Dat helpt bij het inplannen van de taken, want ik kan wel veel taken zetten op een dag met veel afspraken, maar dan heb ik geen tijd om ermee aan de slag te gaan.
Ik begin bij de achterstallige taken. Bij iedere taak vraag ik mezelf af:
- Is het echt essentieel? Of is het meer een wens?
- Moet ik dit nu doen? Dit is een speciale regel, die ongetwijfeld door een deel van de lezers herkend wordt. De bedoeling is dat je steeds de nadruk op een ander woord van de zin legt. Dus MOET ik dit nu doen, moet IK dit nu doen, moet ik DIT nu doen enzovoort. Dit bepaalt het lot van de taak.
- Wanneer ga ik die taak precies doen? Dus voor welke dag moet ik de taak inplannen?
Dit kostte me net geen 10 minuten. Verrassend, ik dacht dat het veel meer tijd zou kosten. Nou heb ik 1 voordeel: de eerste dag na de vakantie heb ik helemaal geblokt om te werken aan taken voor mijn bedrijf en om mijn mailbox te legen. Veel taken kon ik dus heel eenvoudig voor die dag inplannen. Omdat ik weet dat de rest van die week en de week erop behoorlijk druk zijn, heb ik die weken ook enkele blokken geplaatst om aan mijn taken te werken. Ook heb ik een opmerking toegevoegd dat de week vol is en dat ik geen nieuwe afspraken meer mag plannen. Dit uit zelfbescherming, omdat ik nogal eens de neiging heb “dat dat korte dingetje wel even kan”, want vervolgens helemaal niet blijkt te kunnen.
En nu jij
Mij helpt dit enorm om weer overzicht te krijgen. Ik weet precies wat er wanneer moet gebeuren en ik heb tijd ingepland om dat ook daadwerkelijk te doen. Dit overzicht maakt mij veel rustiger en het voorkomt extra werk door steeds opnieuw hetzelfde te bekijken of informatie te zoeken dat ik gewoon blijk te hebben.
Bovendien hoef ik niet meer te zoeken naar wat ik moet doen, maar heb ik het gewoon voor mijn neus staan. Dat scheelt me veel tijd per dag, omdat ik direct door kan met het volgende. Sinds ik de achterstand heb ingelopen werk ik weer op deze manier. Dat doe ik normaal altijd al wel, maar in de paar weken voor ik dit artikel schreef werd het dus even een zooitje. Het bijhouden nu is heel simpel en kost amper tijd. En denk niet dat alles perfect is, nee, ook mijn planning moet door omstandigheden heel flexibel zijn. Ik heb een enorme uitdaging om te doen wat ik wilde doen en ik heb een aantal taken alsnog door moeten schuiven, omdat het nu eenmaal anders liep dan gepland. Maar doordat alles inzichtelijk is, weet ik wat ik door kan schuiven en wat niet.
Wat ga jij nu doen? Wanneer ga je dat doen? Hoe ga je dat doen?
Heb jij je systemen niet op orde? Ik help je graag om Microsoft Office zo in te richten dat je er wél mee aan de slag kunt. Doe dan mee met het groepstraject Haal meer uit Office!