In steeds meer organisaties verschuift de interne communicatie van Outlook naar Teams, wat een positieve verandering is. Dit zorgt voor een verbetering in de communicatie, mits de teams en kanalen goed worden gebruikt en niet alles in de chats wordt gedumpt. Het grote voordeel van communiceren in Teams is dat de informatie logisch bij elkaar komt te staan op de juiste kanalen, waardoor het makkelijker te verwerken is. Toch kost het veel tijd om alles bij te lezen als er veel gesprekken worden gevoerd, en kan er angst ontstaan om iets te missen.
Ook binnen ons team bij Haal meer uit Microsoft viel dit op. Mijn oplossing blijkt in praktijk goed te werken en deze deelde ik met een aantal cursisten. Toen zij er ook blij van werden, besloot ik dit ook te delen in een blogartikel om nog meer mensen blij te maken.
Voor effectieve communicatie binnen Teams moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan:
– Communiceer altijd op het juiste kanaal.
– Zorg voor een duidelijk onderwerp waaruit blijkt waar het bericht over gaat.
– Plaats reacties daadwerkelijk als reactie en niet als een nieuw gesprek.
– Maak duidelijk voor wie het bericht bedoeld is.
Als een bericht aan deze voorwaarden voldoet, weet je altijd of het bericht voor jou van belang is. Ook al is het bericht niet aan jou gericht, aan de hand van het onderwerp weet je of het mogelijk interessant voor je kan zijn. Dit maakt dat je globaal op de hoogte bent, maar pas alles hoeft te lezen als het echt voor jou van belang is. Je kunt altijd makkelijk terug naar het gesprek als dat in de toekomst nodig is.
Het risico bestaat dat er onder het bericht meerdere reacties komen en dat er verwacht wordt dat anderen dat ook daadwerkelijk lezen.
Een eenvoudige afspraak biedt hiervoor de oplossing.
Het bericht is bedoeld voor de mensen die In de aanhef zijn genoemd. Ontstaat er in de reacties een gesprek waarvoor iemand anders iets moet doen, dan tag je die persoon (via de @).
Laat ik een concreet voorbeeld geven. Ik plaats een bericht voor Marlies en Nicoline. In de reacties blijkt dat er ook actie van Stefanie nodig is. Marlies en Nicoline tag ik niet, want zij kunnen het bericht gewoon zien als nieuw bericht (heel irritant als je steeds bij ieder wissewasje getagd wordt). Omdat pas verderop in het gesprek duidelijk wordt dat Stefanie er ook iets aan moet doen, tag ik haar wel.
Voor iedereen in het team is direct duidelijk dat ik het bericht gericht heb aan Marlies en Nicoline. De rest mag het lezen als ze denken dat het voor hun ook interessant is, maar dat hoeft niet. Iedereen kan erop vertrouwen dat als er toch iets ontstaat dat voor diegene van belang is, dat diegene getagd wordt. Natuurlijk niet alleen als er actie noodzakelijk is, ook als er belangrijke informatie is.
Simpele gewoonte, groot resultaat
Deze simpele gewoonte kan een aanzienlijke verbetering betekenen voor de duidelijkheid binnen je team. Iedereen blijft op de hoogte van de relevante informatie zonder overweldigd te raken door de hoeveelheid berichten.
Wil je meer leren over hoe je Microsoft Office optimaal kunt benutten? Overweeg dan deel te nemen aan mijn groepstraject Haal meer uit Office. Hierin behandel ik niet alleen zaken zoals hierboven, maar ook vele andere handige tips en trucs om je dagelijkse werkzaamheden te stroomlijnen en te verbeteren.