Wil je gegevens opvragen bij (potentiële) klanten of collega’s? Dan is Forms een fantastisch uitgangspunt. Hiermee kun je jouw vragen heel makkelijk in een formulier plaatsen. De gegeven antwoorden wordt automatisch voor je verzameld.
In het verleden kon je de verzamelde gegevens als een Excel-bestand downloaden. Het nadeel hiervan was dat nieuwe formulieren niet automatisch in het bestaande bestand werden opgenomen. Dit betekende dat je het Excel-bestand keer op keer moest downloaden en indien nodig bewerken. Gelukkig is dit nu verleden tijd!
Ga je nu naar een enquête in Forms, zie je bij Antwoorden weergeven dat je de resultaten in Excel weer kunt geven. Je komt dan automatisch in Excel online, tenzij je op het pijltje erachter klikt, daar kun je ook al naar de desktop-versie.
Je kunt het Excel-bestand nu bewerken zoals je wilt. Zo kun je bijvoorbeeld kolommen verbergen die niet van belang zijn, formules toevoegen of zelfs grafieken maken. Worden er intussen formulieren ingevuld? Geen probleem, ze worden real-time bijgewerkt.
In theorie moet je het bestand ook op een andere locatie kunnen opslaan en moet alles nog steeds gesynchroniseerd worden. Helaas hoor ik van klanten dat dit niet altijd vlekkeloos werkt.
De oplossing: Forms vanuit Excel
Er is een mooie oplossing hiervoor: je kunt een Forms-formulier ook maken vanuit Excel! Open hiervoor Excel en maak een nieuw bestand dat je opslaat op SharePoint. Dit kun je natuurlijk ook doen vanuit Teams, zodat het bestand direct in het juiste team staat. Klik dan op Invoegen, Forms.
Wil je nog meer uit Forms en Excel halen? En ook uit de andere Microsoft Office programma’s? Wordt dan lid van mijn Membership.