Wanneer jij een vergaderverzoek stuurt, kan deze eenvoudig doorgestuurd worden naar anderen. Meestal is dat prima, maar soms wil je dat niet. Bijvoorbeeld als de vergadering vertrouwelijke informatie bevat die niet voor iedereen bestemd is, of als je de deelnemerslijst beperkt wilt houden om de vergadering efficiënt te houden.
Je kunt in Outlook ook aangeven dat het vergaderverzoek niet doorgestuurd mag worden.
Klassieke Outlook
Op het tabblad Vergadering staat Antwoordopties. Daar kun je klikken op ‘Doorsturen toestaan’, het vinkje verdwijnt daar dan. De ontvanger kan het vergaderverzoek dan niet doorsturen.
Nieuwe Outlook
In de nieuwe Outlook kan dit ook. Daar vind je dit op het tabblad Gebeurtenis, bij Opties voor reacties. Daar kun je ook kiezen voor ‘Doorsturen toestaan’ en ook daar verdwijnt dit vinkje dan, zodat het doorsturen niet meer mogelijk is.
Let op! Niet waterdicht.
Let op: dit is een eenvoudige beperking om het doorsturen van de uitnodiging te voorkomen, maar het is natuurlijk niet 100% waterdicht. De ontvanger kan natuurlijk altijd een schermafdruk maken en doorsturen, of de Teams-link kopiëren.
Om het veiliger te maken, kun je overwegen om gevoelige informatie niet in de vergaderuitnodiging zelf te zetten, maar deze pas tijdens de vergadering te delen. Verder kun je bij een digitale vergadering natuurlijk gebruikmaken van de lobby en alleen de mensen toevoegen die daadwerkelijk toegang hebben. Binnenkort deel ik ook blogartikelen over de andere type vergaderingen die Teams biedt, dus naast de reguliere vergaderingen. Dit zou wellicht ook een oplossing voor je kunnen zijn. Stay tuned zou ik zeggen. En: krijg je mijn blogartikelen nog niet in je mailbox? Meld je er dan hier voor aan.