Lang leven OneNote: steeds meer organisaties gebruikt dit programma voor de aantekeningen. Mede dankzij de ingebouwde functionaliteit binnen Teams. Al jaren krijg ik de vraag hoe je deze aantekeningen dan combineert met een totaaloverzicht van je taken. En hoe je hiermee omgaat als gezamenlijke aantekeningen betreft waarbij meerdere mensen verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren. In dit artikel ga ik hier nader op in.
Eigen aantekeningen, eigen taak
OneNote is uitermate geschikt voor al je aantekeningen. Maar je wilt niet iedere dag alle aantekeningen moeten bekijken om te zien of er nog iets tussen staat wat je nog moet doen. En gelukkig hoeft dat ook niet. Ga je naar een aantekening in OneNote, hang je er daar gewoon een taak aan. Die taak zie je dan later in je takenlijst in Outlook of in To Do.
Je gaat OneNote niet opeens als losse takenapp gebruiken, maar heb je toch al aantekeningen in OneNote staan is het wel heel handig als je daar direct de taak aan toe kunt voegen. Zelf gebruik ik dit bijvoorbeeld voor het maken van offertes. Alle aantekeningen van de aanvraag staan in OneNote en ik hang daar dan ook direct een taak aan.
Of zoals ik het een klant adviseerde die een personeelsfeest organiseerde: zij had allerlei aantekeningen in OneNote staan en voegde daar ook ontvangen offertes en dergelijke aan toe. Zij had op de betreffende pagina ook een lijstje:
Natuurlijk kun je dit apart in de takenlijst zetten. Maar als je tóch al aantekeningen hebt, is het fijn om alles op 1 plek te hebben.
Ga dan staan bij Personeelsfeest organiseren en klik op tabblad Start op Outlook-taken. Hang daar de datum eraan wanneer je er weer mee aan de slag gaat. De taak staat daarna automatisch in de Outlook-taken en doordat dit synchroniseert met To Do staat het daar ook in. Soms direct, soms duurt het een paar minuten voor de taak zichtbaar wordt.
In de taak komt automatisch een link naar de pagina in OneNote, zodat je altijd supersnel naar de notities kunt. Ideaal toch?
Overigens: typ eerst een beschrijving van de taak en hang daar de taak aan. Begin je met een taak, dan krijg je een taak zonder omschrijving.
Samenwerking collega’s
Steeds vaker komt ook de vraag hoe je dit doet als je met collega’s samenwerkt. Als ondersteuner wil je het liefst de taak rechtstreeks voor je collega klaar zetten. Dat kan ik OneNote helaas niet direct. Er zijn 2 manieren hoe het wel kan.
1. Zelf taak maken
Jij zet de aantekeningen in OneNote, je collega gaat daarheen en klikt dan op Outlook-taken om zelf de taak aan te maken. Het komt dan op de takenlijst van diegene te staan.
2. Taak toewijzen
Kies je in OneNote voor Outlook-taken en dan voor Aangepast, dan opent de Outlook-taak (kan soms een paar seconden duren). Daar kun je de taak direct aan iemand anders toewijzen. Diegene krijgt het verzoek binnen en kan de taak accepteren of weigeren. Afhankelijk van de gekozen optie blijft de taak wel of niet in je eigen takenlijst staan.
Natuurlijk mag je de taak ook eerst aanmaken en later toewijzen. Dat kan in Outlook via Taak toewijzen en in To Do via Toewijzen aan (maar je moet in To Do dan wel een gedeelde takenlijst hebben).
Een hele prettige manier om aantekeningen te combineren met het werken met taken.
Wil je veel meer leren dan OneNote en Outlook? Meld je dan aan voor mijn Membership.