Eigenlijk wil je dat helemaal niet horen, je bent altijd gemotiveerd. Toch? Of… zit er toch een kern van waarheid in…?

Leuk om te toetsen op basis van een voorbeeld. Ik ben gek op voorbeelden, zo lekker herkenbaar vaak! Maar wie is ‘ik’? Nee, in dit geval niet Joyce. Ik ben Ineke Swart, ik was de eerste ‘out-of-the-office-manager’ in Nederland en heb veel klanten geholpen bij het organiseren van hun backoffice. Daardoor ontdekte ik dat ik geniet van, en erg goed ben in, dingen die veel ondernemers verschrikkelijk vinden: het aanbrengen van orde, regelmaat en systemen.

In de loop van de jaren werd structuur aanbrengen mijn specialiteit. Als je de woorden ordening, organisatie, regelmaat en systeem samen met de woorden fan, fanaat en fanatiekeling stevig door elkaar roert, heb je dikke kans dat je uitkomt bij: ‘structuurfreak’. Het is een titel die ik met trots draag 😊. Je mag me best een beetje een freak vinden met m’n handige tooltjes en voortdurende honger naar een slimmere organisatie. En ik ben er onwijs trots op dat ik het allereerste gastblog ooit bij Haal meer uit Microsoft mag schrijven!

Een voorbeeld dus: en het liefst eentje waar je een stukje herkenning in hebt

Zoals gezegd, ben ik jaren officemanager geweest, eerst vele jaren in loondienst en de laatste 10 jaar als ondernemer. Op één of andere manier komt het notuleren van vergaderingen ergens altijd op mijn pad. En ik heb er een gruwelijke hekel aan! Maar ik weet ook dat ik er goed in ben (het luisteren en typen tegelijk zeg maar). En anderen weten dat ook, gevolg: het belandt steeds weer in mijn takenpakket. Maar het is ook de taak waar ik zo’n hekel aan heb, dat ik het uitwerken ervan steeds uitstel.

En tada hier hebben we een échte frog. Een watte? Een FROG! Ja je mag echt denken aan zo’n glibberig glad en koud beest.

Eat your frog

Het is inmiddels bijna een ingeburgerd begrip, maar mocht je de term ‘eat your frog’ niet kennen, nog even een korte uitleg hierover.

De term komt uit het timemanagement. De ‘frog’ staat voor taken die je steeds uitstelt. Je bent de hele dag druk geweest en hebt van alles weggewerkt, maar die ene taak heb je steeds vooruit geschoven, omdat je er geen tijd voor had, geen zin in had, of het was toch niet het juiste moment. Je besteedt je aandacht liever aan kleinere, makkelijkere taken.

Maar dan komt Mark Twain en die zegt: “Wat nou als je de dag begint met het eten van een levende kikker? Hierna kun je met een voldaan gevoel de dag doorkomen: want wat kan nou erger zijn dan het eten van een levende kikker?”

En die uitspraak zorgde er voor dat Brain Tracy het boek ‘Eat that frog’ schreef. Waarin hij je aanmoedigt om je dag te beginnen met díe taak die je al weken uitstelt, waar je tegenop ziet.

Mijn uitstelklus ‘het uitwerken van de notulen’

Dus die notulen liggen altijd wel een paar dagen, of weken, op mij te wachten om uit te werken. Waarom? Tja, ten eerste omdat ik het gewoonweg niet de leukste klus vind, maar ook omdat ik een actielijst moet maken en bijwerken.

Maar ja, er wordt niet gelijk om die notulen gevraagd, dus het kan nog wel even blijven liggen. Met andere woorden: mijn pijn is nog niet groot genoeg, dus doe ik (nog) even niets…
Ondertussen blijft de taak wel in mijn hoofd spoken, zet ik het uitwerken van mijn notulen elke dag een dag verder in mijn To Do-app als deze tevoorschijn komt bij ‘Mijn dag’. En ik weet dat het uitwerken steeds ingewikkelder wordt, omdat de vergadering steeds minder vers in mijn geheugen komt.

En dan wordt de pijn groter

De klant stuurt een e-mail met de vraag wanneer de notulen af zijn. En dát vind ik vreselijk! Ik wil altijd mijn klanten voor zijn, pro-actief zijn. En auw dit doet pijn! Ik ga direct de notulen uitwerken en kom erachter dat het eigenlijk veel minder werk is dan ik had bedacht. Ik had al heel veel uitgewerkt tijdens de vergadering. Een half uur later heeft de klant een e-mail met de notulen.

Tips om frogs weg te werken

Wat als er een berg met kikkers is opgebouwd? Geen probleem! Je pakt ze gewoon 1 voor 1 aan.
Een paar tips om je op weg te helpen:

1. Begin met een zogeheten braindump. Schrijf al je taken op die je blijft uitstellen. In To Do kun je hier een mapje van maken met ‘frogs’. Denk hierbij niet alleen aan de taken die in je hoofd rondspoken, maar check ook je mailbox, je post-its op je bureau, je aantekeningen in je notitieblokken. Verzamel alles en zet dit op 1 centrale plek.
2. Loop je ‘frog’-lijst langs en prioriteer: geef het een datum waarop het uiterlijk afgehandeld moet zijn. Check hierbij ook je agenda. Als je bijna een hele dag in overleg zit, kun je geen ‘frog’ aanpakken die heel veel tijd vergt.
3. Plan elke dag 1 ‘frog’ in van je takenlijst.
4. Merk je dat je nog steeds een bepaalde tijd vooruitschuift? Knip de taak op in kleinere stukken. Bijvoorbeeld: mailbox opruimen. Deze taak is best groot, zeker als je mailbox stiekem een beetje vol geglipt is. Als je nu eens denkt in:
   • Alle lidmaatschappen op nieuwsbrieven bekijken. Welke wil ik nog houden? Welke ga ik mij voor uitschrijven?
   • Een regel aanmaken dat alle nieuwsbrieven in een aparte map komen, zodat ze niet direct zichtbaar zijn in je mailbox.
   • E-mails van een half jaar en ouder in een map ‘archief’ plaatsen.
   • E-mail van afgelopen week doorlopen en acties van 2 minuten of minder direct afhandelen en andere e-mails die opvolgen nodig hebben, omzetten in een taak. Etc. etc. Je snapt het idee?
5. Een dag niet gelukt om aan je frogs te werken? Start de volgende dag gewoon weer met een frog! Een nieuwe gewoonte aanleren kost nu eenmaal tijd en vooral moeite.

Jouw kikkers

Hoe zit het met jouw kikkers? Blijf jij deze ook uitstellen? Of is de pijn nog niet groot genoeg en doe je dus nog even niets?

Mijn laatste kikker was het inrichten van OneNote. Ik help Joyce af en toe met haar webinars en ‘toevallig’ zit ik steeds bij het webinar over OneNote. Dan denk ik: handig zeg, hoe dat is ingericht, daar kan ik veel mee bereiken. Maar ja die pijn he…

Totdat ik een nieuwe dienst ontwikkelde en hier allerlei zaken voor moest inrichten die ik daarvoor niet nodig had. Ik wil het wel in 1x goed inrichten. Het gevolg? Ik heb een individuele training van Joyce gehad en met haar adviezen OneNote ingericht. Daar ben ik zó dankbaar voor!

Mijn advies: stel je training over Microsoft niet uit totdat het écht pijn doet, maar onderneem vandaag nog actie!

‘Stop waiting to do the things you want to do.
Today is the day to just go for it!’