Voordelen sjablonen
Ik adviseer dringend om sjablonen te gebruiken, omdat deze veel werk uit handen nemen. Bij bedrijfssjablonen staat alle bedrijfsinformatie al goed in bijvoorbeeld de brief, het rapport of de PowerPoint-presentatie. Misschien maak je ook wel gebruik van eigen sjablonen, bijvoorbeeld voor notulen waar een aantal vaste elementen in zitten. Zonde om steeds alles opnieuw te typen of een oude te kopiëren en dan allerlei informatie weg te gaan zitten halen.
Alleen wordt er bij het maken van nieuwe ontwerpen vaak niet aan de sjablonen bedacht. Dat komt ook doordat er vaak gedacht wordt aan de lay-out, maar sjablonen bieden niet alleen daar ideeën voor. Juist ook qua inhoud zit je met sjablonen goed. Daarom geef ik graag voor een aantal programma’s een aantal voorbeelden.
Word
Ik denk dat de meest voor de hand liggende een briefhoofd en curriculum vitae is. Daar vind je er dan ook honderden van. Maar denk vooral ook breder:
– Vakantieaanvraagformulier
– Betalingsovereenkomst
– Aankoopbon
– Voortgangsnotities
– Certificaten
– Nieuwsbrief
– Marktanalyse
– Ondernemingsplan
– Schema voor zakenreis
– Controlelijst sollicitatiegesprek
– Ontslagbrief
Je bent slim genoeg om dit zelf te ontwerpen en de inhoud te bedenken. Maar waarom zou je dit doen als er een kant-en-klaar voorbeeld is?
Klik maar op Bestand, Nieuw. Blader daar wat naar beneden en je ziet al een aantal sjablonen. Er staan daar ook categorieën en je kunt zoeken in sjablonen.
Excel
Ook in Excel zijn er vele voorbeelden. Hoe handig als je niet alles zelf hoeft te bedenken?
– Werknemersafwezigheidsoverzicht
– Tracker (voor wat je ook maar wilt)
– Urenstaat
– Marketingprojectplanner
– Controlelijst voor bedrijfsplan
– Tijdregistratie
– Cashflowprognose
– Reiskostenlogboek en onkostendeclaratie
– Agenda voor social media
– Sollicitatielogboek
– Cursustracker werknemer
– Overzichten voor privéfinanciën
Ook in Excel klik je op Bestand, Nieuw, daar vind je de sjablonen.
PowerPoint
Sjablonen in PowerPoint zijn briljant om ideeën op te doen voor inhoud. Veel bedrijven hebben een bedrijfssjabloon, maar dat maakt niet uit. Je kunt elementen van sjablonen kopiëren en plakken, of namaken desnoods. Maar echt hoor, tenzij je grafisch enorm sterk bent kun je het nooit zo mooi bedenken als dat ze dat in de sjablonen voor je gemaakt hebben.
– Weergeven statistieken
– Organigrammen
– Certificaten
– Stambomen
– Diagrammen
– Processen
– Infographics
– Jaarverslagen
– Tijdlijnen
Ook in PowerPoint kies je voor Bestand, Nieuw en scroll je wat naar beneden.
OneNote
Misschien verwacht je het niet, maar ook OneNote kent diverse sjablonen. Hier vind je ze wel op een hele andere plek, namelijk bij Invoegen, Paginasjablonen.
Je vindt hier:
– Collegenotiies,
– Projectoverzichten
– Vergadernotities
– Planners
– Decoratieve pagina’s
Maak gebruik van wat er is!
Het is echt zonde om alles zelf te verzinnen, zowel qua uiterlijk als qua inhoud. Met een beetje kopiëren/plakken bespaar je zeeën van tijd en het resultaat is in veel gevallen ook nog eens veel mooier. Maak het jezelf dus een stuk makkelijker!
Wil je graag nog meer tips over hoe je het jezelf makkelijker kunt maken in Microsoft Office?