In Planner is het soms een uitdaging om tot de juiste indeling te komen. Daarom deel ik af en toe praktijkvoorbeelden met je. In dit voorbeeld een indeling voor een 12 wekenplan. Om dit uit te leggen, is het handig om eerst daar iets over te vertellen. Daarna laat ik zien hoe ik dit in Planner ingedeeld heb.
Wat is een 12 wekenplan
Het idee hierachter is dat je soms naast je gewone taken ook grotere plannen uit wilt werken. Ik maak altijd wel een ruwe planning per jaar, maar om grote taken over een jaar te verdelen, dat is eigenlijk te lang. Drie maanden, 12 weken dus, is een mooie termijn om plannen te realiseren. Ik luisterde hierover een podcast van Femke Hogema. Het sprak me aan en ik besloot het te proberen.
Je bepaalt hierbij een aantal doelen die je in het komende kwartaal wilt uitvoeren. Laat je ze gewoon staan voor dat kwartaal, kom je er misschien tegen het einde van het kwartaal achter dat er niets aan gedaan is. Daarom deel je de taken op in deeltaken, waarbij je iedere week een onderdeel doet. Door grotere projecten op te delen in kleinere taken, krijg je ze daadwerkelijk gedaan. Want een hele dag plannen voor een heel groot project, daar komt het vaak niet van. Maar iedere week een half uurtje, dat gaat prima.
Hoe houd je dit bij
Oké, ik wilde hier dus mee aan de slag. Toen kwam de vraag hoe ik dit ga bijhouden. In mijn geval uiteraard digitaal, maar er zijn meerdere opties. Mijn eisen waren dat het heel duidelijk inzichtelijk was: zowel het totaaloverzicht als de subtaken. Duidelijk voor mij was dat ik snel de acties op mijn To Do-lijst wilde kunnen plaatsen. Zodat als ik op maandag het 12 wekenplan bekeek en er een actie was voor later die week, ik dit supersnel op mijn takenlijst wilde kunnen zetten. Dat maakte dat ik dacht aan To Do of Planner. Juist gezien het totaaloverzicht en de deeltaken koos ik voor Planner. Wijs ik de taken aan mij toe, verschijnen ze ook in To Do, waardoor ik ze ook tussen mijn ‘gewone’ taken heb staan.
De keuze viel op Planner
Maar hoe werd de indeling dan? Ik besprak het met mijn businessmaatje Ineke Den Boer, die ook het 12 wekenplan ging gebruiken. We hadden allebei een ander idee over de indeling. Wat prima is, want het hoeft niet gelijk te zijn, maar desondanks wilde ik haar overtuigen van mijn gelijk (ik ben ook maar een mens ). Wat ik dan doe is tekenen. Dat heb ik heel vluchtig gedaan, even snel voor ons tweeën en dus niet heel netjes. Maar later bedacht ik me dat dit ook voor jou handig kan zijn, dus vandaar dat ik het toch even gebruik.
Wat je ziet zijn de buckets met wat taken, waarbij het bovenste deel optie 1 is en het onderste deel optie 2.
Optie 1
Bij optie 1 zijn de weken buckets. Ik kan dan per doel een taak maken, waarbij alles een stapje is. Een groot nadeel daarvan vind ik dat ik veel naar rechts moet bladeren, dat vind ik niet fijn, het scrollen naar boven/beneden is sneller.
Optie 2
Bij optie 2 heb ik de doelen als buckets. Het voordeel hiervan vind ik dat ik veel in beeld heb en als ik meer wil zien dat ik snel naar beneden/boven kan bladeren. Bij week 1 zie je dat ik eventueel het doel van die week ook in subtaken kan opsplitsen.
Bij beide opties heb ik een bucket waarin de doelen komen. Het is ook een optie om daar geen aparte bucket voor te maken, maar gewoon de naam van het doel als naam te gebruiken. Dan kan bucket 1 vervallen. Alleen wil ik de buckets graag steeds hergebruiken, daarom heb ik toch gekozen voor de namen “Doel 1”, “Doel 2” en “Doel 3”.
Uitwerking
Voor mij was het al heel snel duidelijk dat ik voor optie 2 zou gaan (en voor wie het wil weten: Ineke ging mee in mijn argumenten en is ook voor deze opzet gegaan ). Dus maakte ik deze indeling daadwerkelijk aan in Planner. Hierbij is het goed om te weten dat ik er in de laatste week van oktober aan werkte en graag daadwerkelijk per kwartaal wil gaan werken. Daarom bestaat dit voorbeeld niet uit 12 weken, maar uit 8.
In onderstaande afbeelding zie je de indeling van mijn schets, maar dan daadwerkelijk gemaakt in Planner. Doel 1 heb ik wat meer uitgewerkt, je ziet daar nummers bij staan. Dit zijn de weeknummers.
Tip: ga je dit aanmaken, begin dan bij het laatste weeknummer, in mijn geval week 52. Dan staan ze automatisch op de goede volgorde, aangezien de nieuwste taak standaard bovenaan komt.
Dit blogartikel schreef ik gelijk met het uitwerken van mijn plan in Planner. Vandaar dat je hier slechts 1 doel in ziet staan. Ik heb toen geen einddatums toegevoegd aan de taken en ook geen taken aan mijzelf toegewezen. Ook nu heb ik dit nog niet gedaan. In To Do staat een terugkerende taak op maandag: “Bekijken acties 12 wekenplan”. Op maandag kijk ik wat er die week voor de taken moet gebeuren en ik probeer dat ook daadwerkelijk direct te doen. Lukt dat niet, kan ik de taak waar ik niet aan toe kom alsnog aan mezelf toewijzen (met een vervaldatum).
Ervaring
Ik werk hier nu sinds eind oktober mee. Bij het uitwerken van de plannen heb ik doel 1 volledig uitgewerkt, doel 2 in grote lijnen en doel 3 niet echt. Ik merk dit direct: doel 1 is daadwerkelijk uitgewerkt en staat klaar voor lancering. Doel 2 werk ik wel aan, maar is nog niet zover als dat ik zou willen. Doel 3 is veel te vaag gebleven en niet gelukt.
Kan ik heel boos over worden, maar ik laat het gaan. Ik vind het een mooie ervaring en ik merk dat ik door het 12 wekenplan ook de grotere projecten af krijg. Dat is geweldig. In december neem ik de tijd om nieuwe doelen uit te werken en hierbij houd ik er dus rekening mee dat ik dit specifiek uitwerk. Want eenmalig een half uur/drie kwartier investeren om daadwerkelijk het plan uit te werken, bespaart daarna heel veel tijd én verhoogt de kans dat het daadwerkelijk gebeurt.
Je kunt zeggen dat dit tijd kost, dat klopt. Maar ook als ik het niet in plannen zou verdelen moet ik nadelen over welke stappen ik zet, in welke volgorde ze moeten gebeuren en dergelijke. Dus die tijd, die kost het me toch wel.
Jouw brainstorm
Natuurlijk besef ik dat dit een specifiek onderdeel voor mij is. Toch geloof ik dat de denkwijze heel nuttig is. Wil jij iets in Planner zetten en twijfel je over de indeling, teken even de verschillende vormen/opties uit en bedenk per vorm de voor-/nadelen. Dit is lastig als je de eerste keer een plan maakt, werk je al wat langer met Planner kun je deze vrij makkelijk bedenken. Het uittekenen gaat veel sneller dan het allemaal aanmaken en dan weer moeten verwijderen.
Ik ben heel benieuwd wat je hiervan vindt. Helpt dit je om taken in Planner beter vorm te geven? Spreekt het 12 wekenplan je aan? Wat vind je van de praktijkvoorbeelden? Ik hoor het graag.
Membership
Weet je dat je dergelijke praktijkvoorbeelden ook in mijn Membership vindt? Ik heb ruim 500 korte en krachtige video’s over Microsoft Office opgenomen. Naast de praktijkvoorbeelden zijn dit vooral ook heel praktische video’s:
- Hoe maak ik een bucket aan?
- Hoe voorkom ik dat ik steeds dezelfde teksten typ in Outlook?
- Wat is het verschil tussen een team en kanaal in Teams?
- Hoe maak ik een formulier in Forms?
- Gouden tips rondom het werken met tabellen in Word.
- Dubbele waarden automatisch aan laten geven door Excel.
Hierbij houd ik bij de video’s rekening met de secretaresse/VA’s en geef ik je extra informatie en tips waar je op moet letten in dat vakgebied.
Daarnaast krijg je in Q&A-sessies de gelegenheid om mij vragen te stellen én houd ik je op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen. Het proces van aanmelden is geautomatiseerd. Dat houdt in dat je erin kunt zodra je je aangemeld hebt.