Vandaag wil ik iets met je delen waar ik me enorm aan stoor. Dat is het gemak waarmee de chat van Teams gebruikt wordt. Of misbruikt misschien wel.
Dit verbaast je vast, want ik ben wél een enorme fan van Teams. Alleen wordt in veel gevallen de chat gebruikt terwijl er eigenlijk gewerkt moet worden op de kanalen. En de meeste chatberichten horen simpelweg niet thuis in de chat.
Het grote nadeel van de chat is dat berichten chronologisch staan. Plaats jij meerdere berichten en de ander reageert hierop, lopen er meerdere gesprekken door elkaar. Behoorlijk onhandig als je later iets terug zoekt. Want zie gesprekken dan maar eens te filteren, met alles wat er door elkaar loopt. Dat is bij 1-op-1-gesprekken al zo en zéker bij groepsgesprekken.
Wat dan wel?
Werk in de teams op de kanalen! Dit is zoveel fijner. Zelfs 1-op-1 kan dit dé oplossing zijn. En nee, natuurlijk hoef je niet met iedere collega een team te maken, dat is onzin. Maar een team met jou manager of directeur is wel een must. Of een team voor het secretariaat.
Jij en je directeur of manager communiceren ongetwijfeld veel. Dan kunnen berichten soms over en weer vliegen, zeker als een van de twee niet op kantoor werkt. Laat dan een team maken (of doe dat zelf als je die rechten hebt) waarin je een aantal kanalen maakt. Die kanalen dat zouden de belangrijkste pijlers moeten zijn.
Grote voordeel
Het grote voordeel hiervan is dat je alles over 1 onderwerp bij elkaar vindt. De gesprekken, de bestanden en eventuele andere informatie die nuttig is. En heb je het over een bepaald subonderwerp, dan kun je daar alle reacties ook nog eens bij elkaar plaatsen. Zo staat alles op 1 plek. Wil je later nog even weten hoe iets ook alweer tot stand gekomen is, dan vind je alles bij elkaar. Dit scheelt zo enorm veel tijd…
Belangrijk
Voor ik je een voorbeeld uit de praktijk geef, eerst even een belangrijke opmerking. Maak van dit artikel nou niet dat je van mij de chat niet mag gebruiken. Ik ben enorm voorstander van de chat. Alleen is de chat wat mij betreft voor berichten met collega’s waarmee je niet enorm intensief samenwerkt. En voor ‘tussendoor-berichten’ met collega’s waarmee je wel intensief samenwerkt.
In ons team (meer hierover hieronder) gebruiken we de chat ook wel maar de chat is echt voor tussendoor-berichten. Vragen hoe het weekend was, ergens succes bij wensen, vragen of iemand nog tijd heeft voor een spoedklusje, dat soort dingen. De losse flodders zeg maar.
De chat is ook perfect voor een tijdelijk project waarvoor een team maken overdreven is. Zoals bijvoorbeeld het organiseren van een verrassing voor die jubilerende collega. Of dat ‘beterschap’-cadeau. En er zijn wel meer voordelen te bedenken waarin de chat handig is.
Maar de chat is niet bedoeld voor intensieve samenwerking waarbij berichten over diverse onderwerpen over en weer vliegen.
Voorbeeld uit de praktijk
Ik geef je een voorbeeld uit mijn eigen situatie. Ik communiceer in mijn team natuurlijk heel veel. Voornamelijk met mijn virtueel assistente Stefanie (die de taken van Nicoline inmiddels bijna allemaal overgenomen heeft), maar ook veel met mijn technisch virtueel assistente Joyce. En soms communiceren we ook met z’n drieën.
Zouden we dit in de chat doen, loopt er ontzettend veel door elkaar heen. Bovendien kan het zijn dat Stefanie en ik een gesprek hebben, waarbij opeens Joyce ook e.e.a. moet weten. Dan moeten we een samenvatting maken en haar erbij betrekken.
Dit is hoe ik Teams ingericht heb. Dit maakt dat als ik iets wil weten over mijn podcast, dat ik naar dat kanaal kan gaan en ik daar alles vind wat ik ook maar nodig zou kunnen hebben.
Wil ik iets weten over de Q&A-sessies van mijn online leeromgeving (het Membership), dan weet ik dat ik dat daar kan vinden.
Stefanie heeft overal toegang toe, Joyce tot Haal meer uit Microsoft en Online leeromgeving, omdat ze niets met de trainingen hoeft te doen. Hebben Stefanie en ik een gesprek over updates voor mijn online leeromgeving en willen we Joyce iets vragen, dan hoeven we haar alleen maar erbij te betrekken. Ze kan dan het hele gesprek lezen zodat ze alle informatie heeft.
Hier heb ik een bericht geplaatst over mijn Mystery-aanbod wat ik op 1 juni deed. Normaal taggen wij zelden, maar nu wilde ik dat ze het snel zaken, daarom nu wel.
Daarna kwamen er diverse antwoorden op dat gesprek. Wat vragen, aanvullingen, goede ideeën om aan te denken, iets wat Joyce moest regelen enzovoort.
Schrik je hier een beetje van en besef je dat je niet genoeg weet van Teams? Weet dat ik Teams-trainingen geef, zodat jij en je collega’s veel gemakkelijker samenwerken. Dit voorkomt irritatie en scheelt tijd.