Huh? Ja, dat is echt de zin die ik, als groot Office-fan, geschreven heb. Wel moet er een kanttekening bij: je kunt Outlook beter niet gebruiken als je grote hoeveelheden e-mailberichten wilt versturen, zoals bij mailings meestal het geval is.
Nog steeds zie ik heel vaak dat de mailings verstuurd worden vanuit Outlook. Hier zitten enkele nadelen en zelfs gevaren aan, zoals dat je helemaal geen e-mail meer kunt versturen. Verder loopt je bij het versturen van mailings zelfs kans op boetes tot wel 450.000 euro per overtreding! Dat zijn belangrijke redenen waarom ik dit onder je aandacht wil brengen.
Het gevaar van mailings via Outlook
Het grootste gevaar van mailings versturen via Outlook, is dat je als spammer gezien wordt. Voor je het weet, sta je op een spamlijst en kun je naar een of meer providers geen e-mail meer versturen. Dit wil je natuurlijk absoluut niet.
Enkele mailtjes geen probleem
Natuurlijk is het geen probleem als het om een paar mailtjes gaat. Het is alleen lastig te zeggen tot hoeveel het precies veilig is. Dit kan bovendien per provider wijzigen. Veel providers hebben overigens een limiet ingesteld voor de te versturen e-mail per dag, bijvoorbeeld een maximum van 500.
Hoe dan wel?
Er zijn voldoende alternatieven om mailings mee te versturen. Zelf gebruik ik MailChimp, maar je kunt ook denken aan ActiveCampaign en MailCamp. Er zijn veel alternatieven te vinden.
Dergelijke alternatieven zijn vaak eenvoudig in het gebruik. Voor de opmaak kun je kiezen uit vele sjablonen, waardoor je je nieuwsbrieven eenvoudig een leuke lay-out kunt geven.
Verder garanderen e-mailservices vaak dat een enorm hoog percentage (vaak bijna 100%) van de e-mail ook daadwerkelijk in de Postvak In terechtkomt, in plaats van in de spambox.
Een andere prettige bijeenkomst is dat je kunt zien hoeveel mensen je nieuwsbrief geopend hebben, op een link in de e-mail geklikt hebben en zelfs zien wie je e-mail gelezen heeft. Ook kun je automatisch meerdere e-mails versturen. Bijvoorbeeld een paar weken na een aankoop van een bepaald product. Zo zijn nog veel meer fijne opties.
Kosten
Vaak is het mogelijk om tot een bepaald aantal abonnees gratis mailingen te versturen, bij gebruik van een reclamebutton in je e-mail. Wil je geen reclamebutton, meer abonnees of extra opties kunnen gebruiken, zijn er wel kosten aan verbonden. Voor mij is dit het zeker waard.
Tips
Gebruik je toch Outlook om meerdere e-mailberichten te versturen? Denk er dan aan om de e-mailadressen in het veld BCC te zetten. Dan kunnen de ontvangers elkaar e-mailadres niet zien, wel zo prettig gezien de privacy.
Op welke wijze je ook mailings verstuurd, houd je altijd aan de wettelijke regels om de genoemde boete tot wel 450.000 euro te voorkomen. In de blog van WUR lees je meer over deze regels, net als op de site van Reclamecode.