Het is een vraag die ik heel vaak krijg: krijgt ‘de ander’ nou wel of geen melding van mijn bericht? Dit ligt voor een groot deel aan de instellingen bij de ander, toch kan ik hier wel duidelijkheid in geven.
Ik zal je uitleggen hoe je de instellingen aan kunt passen en welke instelling waarvoor is. Aan de hand daarvan weet je dan ook waar de ander mogelijk wel/geen melding van krijgt.
Bepaal je instellingen
Standaard krijg je een e-mail van Teams als er een bericht geplaatst is op een kanaal waar jij toegang toe hebt. In het begin is dat fijn, want dan ben je er misschien nog niet aan gewend om naar Teams te gaan. Als je Teams intensiever gaat gebruiken worden al die e-mails al snel irritant.
Stel dit dan anders in. Rechtsboven kun je naar de drie puntjes en naar de Instellingen.
Daar kies je voor Meldingen en activiteiten.
Daar staat “E-mailberichten over gemiste activiteiten”. Staat die daar op “Zo snel mogelijk”, dan krijg je dus vrij snel nadat iemand een bericht geplaatst heeft een bericht.
Bij veel andere opties heb je drie keuzes:
Hierbij is het goed om te weten dat Activiteiten linksboven in de balk van Teams staan, tenminste, daar zou die standaard moeten staan. Banner staat voor de pop-up die rechtsonder in je scherm op popt (als je dat aan hebt staan). Per onderdeel kun je bepalen hoe jij de melding wilt hebben – of juist niet.
Zet je de meldingen uit, krijg je dus geen melding over nieuwe berichten/vermeldingen. Kies je voor Weergeven in activiteit, staat er daar een melding. Die pop-up (banner) zou ik zelf niet adviseren, dat zorgt alleen maar voor afleiding.
Het kanaal waarin je een bericht geplaatst hebt wordt altijd donker (vet), dus daaraan kun je zien dat er een bericht is geplaatst, ongeacht welke meldingen je wel/niet aan hebt staan. Heeft iemand je een tag gegeven (via @ en dan de naam), dan zie je ook een 1 achter het kanaal staan.
Welke melding krijgt de ander?
Het is dus maar de vraag of de ander een melding krijgt en zo ja welke. Wel weet je zeker dat als je iemand een tag geeft, dat het bericht beter opvalt. Dat wil niet zeggen dat je de ander altijd maar moet taggen. Vergelijk dat met de prioriteitsvlag in Outlook: gebruik jij die vlag te pas en onpas neemt niemand ‘m meer serieus, terwijl dat wél het geval is als je ‘m niet of zelden gebruikt.
In het begin, als je de teams en kanalen op Teams net gebruikt, kan het even wennen zijn dat je hiernaar moet kijken. Dat went snel genoeg. En ja, je hebt een extra programma om in de gaten te houden, maar geloof me, over een tijdje wil je niet meer anders omdat het vele malen effectiever is dan Outlook gebruiken.
Neem direct even een moment om de meldingen zo in te stellen als dat voor jou ideaal is. Is binnen 2 minuten gepiept en dan staat het direct goed. En wijzigen kan altijd nog als je het toch anders wilt.
In het Membership vindt je video’s over hoe dit werkt. Daar laat ik bijvoorbeeld ook zien hoe je naast de algemene instellingen ook per kanaal kunt bepalen welke melding je wilt krijgen.