Iedere vrijdag ontvang je van mij een nieuw blogartikel. De ontwikkelingen in Microsoft Office staan niet stil en ik heb dus ook nog honderden ideeën voor blogartikelen. Maar…. Ik merk ook dat cursisten het steeds moeilijker vinden om het grote plaatje te zien. Daarom lijkt het me heel goed om met praktijkvoorbeelden te komen. Zowel in mijn eigen situatie als in oplossingen die ik met en voor klanten bedenk.
Ik heb in het verleden wel eens zo’n blogartikel geschreven, maar vanaf nu zal het vaker voorkomen. Op mijn website staat een speciale tag “Praktijkvoorbeeld”, daar komen vanaf nu dit type blogartikelen te staan. Die vind je dan in de rechterbalk bij blogartikel.
In deze ‘aflevering’ staat To Do centraal. Belangrijk, omdat nog veel mensen zonder taken werken. In dit artikel leg ik niet uit hoe To Do specifiek werkt (klik daarvoor hier om naar de blogs te gaan), maar sta ik stil bij een mogelijke manier van gebruiken.
Praktijkvoorbeeld
Ik gebruik To Do om inzicht in mijn taken te krijgen. Van alles wat ik moet doen maak ik dus een taak, met als enige uitzondering zaken die ik binnen een paar minuten kan doen (maximaal 5, meestal nog minder). Het maakt niet uit waar de taak vandaan komt, als ik het moet doen staat het in To Do. Ik verdeel dit in groepen en lijsten. Zo houd ik onderscheid tussen zakelijk en privé, maar ook in type taak. Op dit moment heb ik al een tijdje deze indeling, waarbij Weekafsluiting net toegevoegd is.
De reden dat ik de taken in lijsten zet is dat ik dan heel gestructureerd kan werken. Staat er in mijn agenda een blok “Ontwikkelingen Microsoft 365”, betekent dat voor mij dat ik aan de slag ga met de lijst “Kennis M365”. Ik bekijk wat er op de lijst staat en ga ermee aan de slag. Ik kan dan kijken wat ik in de geplande tijd kan wegwerken en de rest kan wachten. Zou ik de taken in de agenda zelf zetten, wordt het stukken onoverzichtelijk en moet ik waarschijnlijk taken doorschuiven.
Is er een belangrijke ontwikkeling in Microsoft 365 krijgt de betreffende taak een specifieke einddatum. Dan zie ik de taak ook in de lijst gepland en weet ik dat ik specifiek met die taak aan de slag moet.
Jouw indeling
Jij kunt de indeling maken die voor jou handig is. Bijvoorbeeld voor iedereen die je ondersteunt een lijst. Of voor alle klanten een lijst. Heb je veel vergaderingen die je organiseert? Maak dan een lijst Vergadering of misschien wel per vergadering een lijst. Kijk naar de taken die je hebt. Komen daar een aantal categorieën uit voort? Maak daar dan lijsten voor aan. Begin gewoon met een aantal lijsten en breid dat indien nodig uit.
Weekafsluiting
Ik wil graag specifiek stil staan bij de weekafsluiting, omdat deze voor jouw ook ideaal zou kunnen zijn.
Iedere vrijdagmiddag ga ik aan de slag met mijn weekafsluiting. Dit leerde ik van mijn lieve vriendin en businessmaatje Ineke Swart, in haar geweldige S.O.S. Membership. Wat me overigens ontzettend veel rust heeft opgeleverd en ik dus van harte kan aanbevelen!
Zij leerde me iedere week even stil te staan. De vrijdagmiddag is daarvoor een perfecte gelegenheid. Ik controleer dan diverse punten. Eerst had ik daar een terugkerende taak voor, maar ik merkte dat het aantal substappen te groot werd. Daarom heb ik er nu een aparte lijst voor gemaakt, met 4 taken en een aantal substappen. Klinkt misschien ingewikkeld, is het totaal niet. In mijn agenda staat overigens een blok “Weekafsluiting”, zodat ik er ook daadwerkelijk tijd voor heb.
Een taak per stap
Stap 1 is om op te schonen. Ik werk veel digitaal, maar tijdens trainingen en telefoongesprekken vind ik schrijven ook prettig. Daarom ligt er een notitieblokje op mijn bureau, dat controleer ik op vrijdagmiddag. Mocht ik iets niet verwerkt hebben doe ik dat dan alsnog. Daarna bedenk ik of ik nog “oh ja-tjes” in mijn hoofd heb. Al die dingen waarvan je steeds denkt “oh ja, niet vergeten om…”. Daar maak ik taken van. Vervolgens ruim ik mijn bureau op, soms kom ik daarbij ook weer taken tegen die ik snel in To Do zet. Vervolgens ga ik naar mijn mailbox en maak ik die leeg als dat nog niet het geval is. Hierbij verwerk ik niet alle e-mail, maar kijk ik puur wat speelt. Wat snel kan (maximaal 2 minuten) regel ik, de rest komt op mijn takenlijst. Op vrijdagmiddag is mijn mailbox dus meestal zo goed als leeg (er staat soms iets in wat ik graag vaker wil zien, zoals nu een e-mail van het S.O.S.-Membership, als reminder).
Zo heeft iedere stap een aantal subtaken, die ik hieronder even deel. Voor als je het interessant vindt.
Ik heb altijd enorm veel plannen, maar het is niet realistisch om alles uit te voeren. Daarom kwam Ineke met een wensenlijst. Ik heb nu een aparte lijst voor alle wensen die ik nog heb en iedere week kan ik – als ik er tijd voor heb – daar 1 ding van kiezen om uit te voeren. Ook heb ik – wie niet? – een aantal taken waar ik geen zin in heb en die ik voor me uit schuif. Iedere week moet ik daar 1 taak van kiezen en die uitvoeren. Heel eerlijk? Die 10 taken die op die lijst staan, staan er al een tijdje. Ik ben ook maar een mens. Maar niet tegen Ineke zeggen hoor, want die heeft vast nog 100 ideeën zodat ik geen geldig excuus meer heb.
Verder hebben we een lijstje gemaakt met het werken aan doelen. Ik ben best ambitieus en wil mijn (zakelijke) doelen graag halen. Maar dat is in het verleden heel vaak ten koste van mijzelf gegaan. Dat wil ik niet meer en dus kijk ik nu ook veel meer naar waar ik eigenlijk behoefte aan heb. Wat is er goed gegaan, wat wil ik meer/minder ervaren, afijn, wat je hierboven ziet. Dit is voor mij zeker nog geen gewoonte en nu krijg ik er iedere week weer een reminder van. Sta ik er echt even bij stil.
Overdreven
Voor veel mensen zal dit een heel overdreven procedure lijken. Dat is het niet. Meestal kost de weekafsluiting mij een half uur tot een uur, waarbij ik grip heb op mijn hele bedrijf. Ik weet precies wat ik de week erop moet doen, heb mijn taken (realistisch!) gepland en kan dus op maandagmorgen direct voortvarend van start. Iets waarvoor ik Ineke iedere dag dankbaar ben. Ik had al veel structuur, maar zij zette voor mij de puntjes op de i.
Eigen draai
Nu daag ik je uit om een eigen draai te geven aan To Do. Welke lijsten werken voor jou? Is een weekafsluiting iets voor jou? Of doe je dit misschien juist liever op maandagmorgen? Wat werkt voor jou goed? Het hoeft absoluut niet zo te zijn als bij mij, maar sta in ieder geval stil bij hoe je werkt.
Reageer even
Ik vind het heel fijn om een reactie te krijgen over wat je vindt van dit praktijkvoorbeeld en vooral van het idee van praktijkvoorbeelden in z’n algemeen. Laat het even weten. Dank je wel!