Een taak ‘even snel’ met de hand uitvoeren, dat doe je ongetwijfeld wel eens. Je weet ook heus wel dat het op de lange termijn niet slim is, alleen is het nu gewoon even te druk. Ik begrijp je volkomen, echt waar. Niets menselijks is mij ook vreemd. Het gaat alleen wel fout als je op een later moment niet de tijd neemt om processen te automatiseren.
Dit wordt vaak als te groot gezien. Natuurlijk zijn er processen te bedenken die weken zo niet maanden in beslag nemen om uit te werken. Maar de taken waar ik nu op doel zijn met een kwartiertje prima in te regelen. En dat kwartiertje zou toch echt wel te vinden moeten zijn. Zo niet heb je zéker naar je processen te kijken. Kijk hierbij vooral naar terugkerende taken, maar zeker ook breder.
Laat ik een aantal voorbeelden geven, maar let op, dit beperkt zich hier zeker niet toe!
– Regels instellen waardoor de geaccepteerde vergaderverzoeken automatisch naar de prullenbak gaan
i.p.v. dit iedere keer handmatig te doen
- Snelle stap instellen waardoor je die e-mail om bloemen te bestellen letterlijk in 1 klik op je scherm hebt staan
i,p.v. steeds opnieuw alles te typen of het op te zoeken in de verzonden items - Een sjabloon maken van de notulen of brieven die je veel gebruikt
i.p.v. steeds kopieën te maken en dan weg te halen wat je niet gebruikt (of per ongeluk de oude te overschrijven – oeps) - Die gegevens die in dat Excel-werkblad net niet lekker staan recht zetten met Snel aanvullen
i.p.v. je er iedere keer opnieuw aan te ergeren of gegevens minder snel inzichtelijk te hebben - Voorwaardelijke opmaak instellen in Excel
zodat je in 1 oogopslag de juiste gegevens ziet én i.p.v. steeds handmatig gegevens te selecteren - Je aantekeningen in OneNote omzetten naar een tabel
zodat het in 1 oogopslag duidelijk is wat waar bij hoort (ook ideaal als je bijlagen toevoegt) - Je veelgebruikte programma’s vastzetten aan de taakbalk
zodat je je favoriete programma’s in 1 klik opent - Je veelgebruikte bestanden/mappen vastmaken aan de Snelle toegang of de taakbalk
i.p.v. 381 keer te klikken voordat je erbij bent (echt, regel dit!) - Een plan (van Planner) toevoegen aan je team, zodat jullie daar alle gezamenlijke taken bij kunnen houden
i.p.v. steeds uitzoeken hoe ver iemand met iets is, irritatie hebben omdat iets niet duidelijk is en dergelijke
Veel van dit soort voorbeelden kosten slechts een paar minuten om te regelen, als je weet hoe het moet. Weet je dat niet, kan het met wat zoekwerk (tip: haalmeeruitmicrosoft.nl/blog) in een kwartiertje. Om daar vervolgens dag na dag na dag plezier van te hebben.
Welke klus pak jij als eerste op?
Wil je meer leren automatiseren? Schrijf je dan in voor mijn Membership.