Onlangs trainde ik de topsecretaresses van een grote Nederlandse organisatie. Ze mailden elkaar suf, bij afwezigheid ging alles via de BCC en kwamen ze terug van een vrije dag hadden ze alleen van hun collega’s al een bak e-mail waar je koud van wordt, laat staan ‘de rest’ van de e-mail. Het kostte ze al bijna een dagdeel om alleen de e-mail te verwerken en dat maakte dat er niet zo veel tijd over bleef voor het daadwerkelijke werk. Dat moest toch anders kunnen?
Na een inventarisatie heb ik ze aangeraden om Teams in te zetten voor hun interne communicatie, in combinatie met OneNote. Ik weet zeker dat dit voor heel veel secretariaten heel geschikt is, daarom deel ik het met je in dit artikel.
Teams optimaal gebruiken
Het secretariaatsteam dat aangemaakt werd hebben we verdeeld in een aantal kanalen, met de voor hun belangrijkste pijlers. Zo zorgen ze ervoor dat ze per hoofdonderwerp altijd weten waar ze de informatie kunnen vinden: zowel de berichten die ze onderling uitwisselen (tabblad berichten), de bestanden die ze hierover hebben (tabblad bestanden/gedeeld) en de aantekeningen (tabblad Notes die we hernoemd hebben naar OneNote). Voor een van de onderwerpen hebben we ook een plan gemaakt (tabblad Planner), maar die laat ik hier verder even buiten beschouwing.
Het grote voordeel hiervan is dat ze veel minder hoeven te zoeken, altijd weten waar ze de informatie kunnen vinden.
Daarnaast kunnen ze nu een bericht plaatsen op een kanaal en reacties komen bij dat specifieke bericht. Zo hoeven ze de e-mails niet meer bij elkaar te zoeken.
Aangeven voor wie het is
Om te voorkomen dat iedereen steeds alle berichten moet gaan lezen hebben we afgesproken dat bij de berichten een duidelijk onderwerp en een duidelijke aanhef gebruikt wordt. Door een duidelijk onderwerp weet je in 1 oogopslag waar het bericht over gaat en door de naam of namen van diegene voor wie de informatie is toe te voegen weet je of diegene die het bericht typte het bericht aan jou richtte of niet.
Voordeel hiervan is dat je kunt scannen: je weet wel wat er speelt, maar hoeft niet alles helemaal te lezen. Ontstaat er onder het bericht een discussie of vliegen de berichten heen en weer, krijg je daar weinig van mee, want het onderwerp is niet voor jou van belang. Daarnaast hebben we afgesproken dat als er in de discussie iets ontstaan waar een ander wél van op de hoogte moet zijn, dat ze de betreffende collega(‘s) taggen.
Op deze manier ben je dus op de hoogte van waar je collega’s ongeveer mee bezig zijn, maar hoef je niet alles te lezen. En komt er iets op je pad waardoor je toch helemaal op de hoogte moet zijn, hoef je alleen het bericht en de discussie te lezen om weer helemaal bij te zijn. Dat gaat dan supersnel doordat alles op 1 plek staat.
Overdracht in OneNote
Verder hebben we ingevoerd dat de overdracht in OneNote plaats vindt. In een aparte sectie wordt aangegeven wat er op een dag speelde, waar iedereen mee bezig geweest is. Ik heb aangemoedigd om dit iets minder in detail te doen dan dat ze nu doen, want daar kost nu eenmaal veel tijd. Ze vermelden nu kort wat er op een dag speelde, wat voorkomt dat ze zelf ellenlange e-mails typen en wat tijd scheelt voor de collega die alles bij moet lezen.
Natuurlijk kun je dit zelf zo simpel en uitgebreid maken als je wilt, maar bewaak bewust die grens. Wat is nodig om te voorkomen dat jullie langs elkaar heen werken en informatie niet bekend is en waar is een korte aantekening van 1 zin voldoende?
Enorme verbetering
Natuurlijk was de nieuwe werkwijze even wennen, maar er is een verbetering gekomen in de samenwerking en de tijdsbesparing is enorm.
Hoe zou het voor je zijn als jij en je collega’s ook op deze manier zouden werken?
Wil je ook begeleiding voor jouw secretariaat? Kijk dan eens bij mij groepstraject.