In mijn vorige blogartikel ging ik in op het maken van een team en het verschil tussen teams en kanalen. In dit artikel heb ik het graag over de verschillende kanalen. Welke zijn er en wanneer gebruik je welke?
Zorg dat je het verschil weet en denk er goed over na, overleg eventueel met je ict’er. Want: je kunt een gemaakt kanaal niet omzetten naar een ander type kanaal.
Gewone kanalen
Je hebt de gewone kanalen. Het kanaal Algemeen wordt automatisch gemaakt als er een team gemaakt is. Daarnaast kun je kanalen aanmaken. In mijn vorige artikel ben ik daar al wat nader op ingegaan.
Maak je gewone kanalen aan, krijgt iedereen die in het team zit standaard toegang. Ofwel: heeft iemand toegang tot het team, heeft diegene automatisch toegang tot alle gewone kanalen in dat specifieke team.
Alle kanalen waar niets achter staat zijn gewone kanalen. In dit geval dus Algemeen, Evenementen, Social media en Website.
Privékanaal
Je hebt ook privékanalen. In bovenstaande voorbeeld is dat het kanaal Gevoelige informatie. Je herkent zo’n kanaal dus aan het slotje. Je gebruikt dit als je bepaalde informatie hebt wat je in het team wilt delen, maar waar niet iedereen toegang toe hoeft te hebben of mag hebben zelfs. Je bepaalt per privékanaal wie er toegang mag hebben, maar let op: die personen moeten wel toegang hebben tot het team. Ik kan dus niet iemand toegang geven tot een privékanaal die geen toegang heeft tot het team.
Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je samen met een externe partij een team hebt. Alle informatie die intern moet blijven plaats je in het privékanaal dat bijvoorbeeld letterlijk Intern heen. Of je hebt informatie over een bepaald project en alle financiële informatie is voorbehouden aan een bepaald aantal personen. Maak daar dan een privékanaal van.
Gedeeld kanaal
Dan heb je ook nog gedeelde kanalen. Deze herken je aan het kettinkje, in bovenstaande voorbeeld heet het kanaal ook letterlijk Gedeeld kanaal. Het voordeel ten opzichte van de privékanalen is dat je mensen toegang kunt geven tot dit kanaal, ook als ze geen toegang hebben tot dit team. Bovendien kun je ook een ander team in het geheel toegang geven tot dit specifieke kanaal.
Stel je voor dat de afdeling Marketing en communicatie nauw samenwerkt met de Administratie. Ze hebben dan vast bepaalde informatie (zowel berichten als bestanden) die voor beide afdelingen van belang zijn. Die kun je op een gedeeld kanaal zetten. Je geeft dan in dit voorbeeld het team Administratie toegang tot het gedeelde kanaal.
Belangrijk
Het is niet alleen maar fantastisch. Privékanalen en gedeelde kanalen hebben namelijk ook nadelen. Ze worden technische anders aangemaakt en staan dus op een andere locatie op SharePoint. Daarnaast zorgt dit ervoor dat bepaalde functionaliteiten niet werken, zoals bijvoorbeeld het toevoegen van een Planner aan je privékanaal of gedeelde kanaal, dat kan niet. Het kopiëren van een koppeling naar een specifiek bericht kon eerst ook nog niet, dat kan tegenwoordig wel.
Meer weten
Wil je meer weten? In mijn Membership heb ik er verschillende video’s over opgenomen. Bovendien kun je als lid van het Membership je vraag hierover stellen in een van de Q&A-sessies.