Teams wordt steeds intensiever gebruikt, door steeds meer organisaties. Toch zijn er ook nog veel organisaties die niet met Teams werken. En ik weet dat er veel mensen zijn die niet begrijpen waar alle drukte over gemaakt wordt: zonder Teams werkt het toch ook prima? Over waarom je met Teams zou moeten werken heb ik wel een video en een podcast opgenomen en natuurlijk heb ik het al honderden keren live uitgelegd. Maar… er was nog geen blogartikel over. Hoog tijd!
Er zijn vele voordelen, in dit artikel richt ik me op de 4 belangrijkste.
Berichten bij elkaar
Werk je (op de juiste wijze) met Teams, heb je alle berichten die bij elkaar horen ook daadwerkelijk bij elkaar staan, ook als je er met meerdere mensen over communiceert. In Outlook kan het zijn dat je mailbox ontploft met bijvoorbeeld 30 mailtjes over hetzelfde onderwerp. In Teams wordt er op een logische plek een bericht geplaatst en alle reacties staan er overzichtelijk onder.
Dat maakt dat je berichten in 1x kunt lezen, in plaats van alle bij elkaar horende mailtjes bij elkaar te zoeken. Dat scheelt nú tijd, maar ook in de toekomst. Want wil je weten hoe iets tot stand gekomen is, hoef je maar 1 bericht te zoeken en daar staat dan alles bij elkaar. Heel wat handiger dan ’tig’ mailtjes bij elkaar te zoeken.
Alle informatie op 1 plek
Je kunt in Teams alle informatie over een onderwerp op 1 plek bij elkaar zetten. Zo hoef je niet meer naar 300 verschillende plekken om alle informatie te zoeken.
Je gaat naar het juiste team en het juiste kanaal, als het goed ingericht is ben je daar supersnel. Daar heb je dan alle berichten en bestanden bij elkaar. Bovendien kun je daar allerlei extra informatie plaatsen, zoals bijvoorbeeld een Planner en aantekeningen in OneNote. Maar ook andere apps waarin je werkt, want steeds meer programma’s zijn in Teams te koppelen. Dit scheelt enorm veel zoeken.
Samenwerken in bestanden
Je kunt ontzettend goed samenwerken in bestanden. Het versiebeheer wordt automatisch geregeld, daar hoef je geen rekening meer mee te houden. Dus haalt je collega iets uit een bestand terwijl jij het echt nog nodig hebt? Kijk je gewoon even terug in de oude versie.
Bovendien kunnen jullie tegelijk in een bestand werken, dus geen gedoe meer met dat iemand eerst uit een bestand moet. Je ziet het direct als iemand anders ook in een bestand werkt en ook nog eens wáár in het bestand iemand werkt. Het samenwerken in bestanden is dus ideaal.
Toegang goed geregeld
De toegang in Teams is ook goed te regelen. Per team en soms zelfs per kanaal bepaal je wie er bij de gegevens mag. Dat kan zowel intern als extern (al zijn er ook organisaties waar je niet extern samen mag werken).
Ideaal. Komt iemand je afdeling of project versterken? Dan geef je diegene toegang tot je team en de persoon kan vervolgens bij alle benodigde informatie. Berichten, bestanden, aantekeningen, precies wat nodig is. En vertrekt iemand van de afdeling of bij het project? Dan hoeft diegene alleen maar uit het team gehaald te worden. Dit is een supersnelle manier, wat de teameigenaar zelf kan regelen. Geen ingewikkelde aanvragen meer dus, maar zelf de controle.
Meer weten?
Werk jij bij een organisatie waar Teams niet gebruikt wordt? Ik ben van mening dat je daar last van krijgt als je op zoek gaat naar een andere baan. Zorg dus dat je op de hoogte bent. Mijn membership is een heel mooi startpunt. Je krijgt daarin toegang tot korte en krachtige video’s over heel Microsoft Office, waaronder 9 modules over Teams.
Die modules zijn:
- Algemeen
- Teams en kanalen
- Werken op de kanalen
- Chat
- Overzicht houden
- Werken met bestanden
- Agenda
- Vergaderen
- Ook handig om te kennen
Bovendien krijg je in het Membership de kans om jouw vragen aan mij te stellen, in de maandelijkse Q&A-sessies.
Meer lezen over het Membership?