Voor veel secretaresses is agendabeheer een belangrijk onderdeel van de werkdag. We weten allemaal dat dit vaak wordt onderschat. Een overleg van dertig minuten plannen kost soms meer tijd dan het overleg zelf.
Je vergelijkt agenda’s, zoekt naar vrije momenten, houdt rekening met reistijd en probeert een moment te vinden dat voor iedereen werkt. Ondersteun je meerdere managers? Dan wordt die puzzel vaak nog een stukje ingewikkelder.
Ik kijk steeds naar hoe het werken makkelijker kan en juist daarom ben ik enthousiast over de mogelijkheden van Copilot. Waar veel mensen bij Copilot direct denken aan het schrijven van teksten of het samenvatten van vergaderingen, kan Copilot ook helpen bij het plannen van afspraken. En dat kan je verrassend veel tijd schelen.
In dit artikel laat ik zien hoe je Copilot kunt inzetten bij het plannen van afspraken, wat de verschillen zijn tussen gebruikers met en zonder Copilot-licentie en wat er gebeurt als Copilot geen toegang heeft tot de agenda’s van de betrokken personen.
Wel even een nuance: Copilot is natuurlijk nog altijd in ontwikkeling. Ook ik merk dat niet altijd alles vlekkeloos werkt. Toch wil ik je er graag alvast in meenemen.
Voorbeeld 1: Copilot rechtstreeks vragen om een afspraak te plannen
Wil je een afspraak plannen? Vraag het dan aan Copilot. Er zijn vele manieren om dit te vragen. Ik geef je twee opties, om je een beeld te geven van wat er mogelijk is. Natuurlijk zijn dit slechts voorbeelden van prompts, experimenteer vooral om te onderzoeken wat voor jou werkt.
Prompt 1: eenvoudig
Plan een overleg met Peter Jansen en Karin de Vries over de voorbereiding van het webinar van 31 augustus. Zoek een geschikt moment van 30 minuten in de komende twee weken en voeg een Teams-vergadering toe.
Prompt 2: met extra voorwaarden
Plan een overleg met Peter Jansen en Karin de Vries over de voorbereiding van de kwartaalrapportage.
Voorwaarden:
– Duur: 45 minuten
– Periode: volgende week
– Voorkeursdagen: dinsdag of woensdag
– Tijd: tussen 10.00 en 15.00 uur
– Locatie: Teams-vergadering
Geef drie mogelijke tijdstippen. Je krijgt dan drie opties en kunt vervolgens zelf een afspraak maken. Of dat door Copilot laten doen natuurlijk.
Belangrijk: Ik ga er hierbij vanuit dat je toegang hebt tot agenda’s. Hierover straks meer.
Voorbeeld 2: een afspraak plannen vanuit een e-mailwisseling
Soms is er een e-mailwisseling gaande waarbij er verzocht wordt om een afspraak te plannen. In de nieuwe Outlook/Outlook online is dit supersimpel gemaakt. Klik simpelweg op de knop “Plannen met Copilot” om een afspraak te plannen. Over hoe deze functie werkt schreef ik eerder al een blogartikel, daarom laat ik die uitleg hier weg. Je leest dat artikel hier: https://haalmeeruitmicrosoft.nl/vergadering-plannen-na-e-mailwisseling-dankzij-copilot/
Voorbeeld 3: vanuit een bestaand gesprek een afspraak plannen
Misschien gebruik jij Copilot al wat intensiever, ben je er al mee in gesprek. Dan kan het bijvoorbeeld zijn dat je Copilot al gevraagd hebt:
“Vat de e-mails van de afgelopen twee weken over de verhuizing van kantoor samen. Welke openstaande vragen en actiepunten zie je?”
En mogelijk zie je dat er nog besluiten genomen moeten worden. Je hoeft dan niet een nieuw gesprek te starten, maar kunt vanuit daar direct een vervolgvraag stellen:
“Plan een overleg van 45 minuten met Peter Jansen, Karin de Vries en Mark Peters om de openstaande punten rondom de kantoorverhuizing te bespreken.”
Copilot komt dan met een voorstel die je kunt beve
stigen, waarna de afspraak automatisch verstuurd wordt. Het plannen van de afspraak is overigens nog maar het begin. Copilot kan je ook helpen bij de voorbereiding van de vergadering.
Copilot kan ook de uitnodiging en agenda opstellen
Wellicht trap ik een open deur in, maar natuurlijk hoef je niet zelf de uitnodiging te schrijven en de agenda op te stellen.
Vraag dit simpelweg aan Copilot.
“Schrijf ook direct een uitnodiging voor deze vergadering. Leg kort uit wat het doel van het overleg is en wat de deelnemers ter voorbereiding kunnen doen.”
“Stel ook alvast een conceptagenda op voor deze vergadering. Neem de belangrijkste onderwerpen op die besproken moeten worden en reserveer tijd voor actiepunten en besluiten.”
Wat als je geen toegang hebt tot de agenda’s?
De voorbeelden die ik hier gebruikte gaan ervan uit dat Copilot de agenda’s van de betrokken personen kan raadplegen. Dat is niet altijd het geval.
Heb je geen toegang tot de details van een agenda, dan kan Copilot mogelijk nog wel gebruikmaken van vrije/bezette informatie. Is ook die informatie
niet beschikbaar, dan kan Copilot geen betrouwbaar voorstel doen. In dat geval kan Copilot je nog steeds helpen bij het opstellen van de afspraak, de uitnodiging en de agenda, maar zal de uiteindelijke beschikbaarheid op een andere manier gecontroleerd moeten worden.
En: de ontwikkelingen gaan natuurlijk snel. Over een tijdje kan jouw Copilot ongetwijfeld schakelen met de Copilot van de betrokken personen en (indien hier toestemming voor gegeven wordt) dan alsnog tot overeenstemming komen. Zelfs als je de agenda niet zelf in kunt zien.
Wat als je geen Copilot-licentie hebt?
Dan kun je Copilot niet direct afspraken laten inplannen. Natuurlijk kun je als je input geeft wel de tekst voor de uitnodiging laten schrijven en een agenda op laten stellen. Voor het automatisch controleren van beschikbaarheid, het zoeken naar geschikte momenten en het plannen van afspraken heb je wel een Copilot-licentie nodig.
Heeft de manager mij straks nog wel nodig?
Ja, zéker. Copilot kan veel uitvoerende stappen versnellen. Het kan een geschikt moment zoeken, een uitnodiging opstellen en een agenda voorstellen. Maar Copilot weet niet welke gevoeligheden er spelen, kan op dit moment nog niet inschatten welke afspraak prioriteit moet krijgen of wie er uiteindelijk wel of niet aan tafel moet zitten. Dat is nog mensenwerk, al gaan ook die ontwikkelingen snel.
Juist daarom zie ik dit als hele positieve ontwikkelingen. Hoe minder tijd je kwijt bent aan het uitvoerende regelwerk, hoe meer ruimte er ontstaat voor adviseren, meedenken en vooruitkijken. En wat mij betreft zijn dat ook de onderdelen waar je de meeste toegevoegde waarde levert.
Copilot neemt je functie niet over. Wel zie ik dat secretaresses die leren werken met Copilot sneller, slimmer en efficiënter kunnen werken. Juist daarom is het belangrijk om nieuwsgierig te blijven naar deze ontwikkelingen. Niet omdat je anders overbodig wordt, maar omdat het zonde zou zijn om de kansen te laten liggen die deze technologie biedt.
Agenda’s beheren met Copilot
In dit artikel heb je gezien hoe Copilot kan helpen bij het plannen van afspraken, maar het plannen van een afspraak is vaak pas het begin. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als agenda’s vol raken? Hoe vind je snel een alternatief moment? En hoe kun je Copilot inzetten om slimmer met agenda’s om te gaan?
In een volgend artikel laat ik zien hoe Copilot kan helpen bij agendabeheer, het zoeken naar alternatieve momenten en het omgaan met volle agenda’s. Want ook daar gaat vaak veel tijd in zitten.
Wil je hier echt mee aan de slag en ontdekken hoe Copilot je nog verder kan ondersteunen in je dagelijkse werk als secretaresse? In het Topsecretaresse traject nemen we dit soort praktijkvoorbeelden stap voor stap met je door, zodat je niet alleen weet wát Copilot kan, maar het ook direct kunt toepassen in je eigen agendabeheer. Nieuwsgierig?