Het werken met taken is heel belangrijk voor je productiviteit. Het zorgt ervoor dat je precies weet wat je wanneer moet doen. Het voorkomt dat je constant in je mailbox hangt en kijkt naar ‘dat wat het hardste schreeuwt’.

Een essentieel onderdeel om het werken met taken goed te laten slagen is het goed gebruiken van de einddatum (in de klassieke taken van Outlook nog vervaldatum genoemd, werkt exact hetzelfde). Daarin zijn een aantal gouden regels aan te wijzen, die ervoor zorgt dat je altijd precies ziet wat je wanneer moet zien. Voor de meeste regels maakt het niet uit waar je jouw taken maakt.

Begindatum

De begindatum is niet belangrijk. Je mag het invullen, maar het heeft geen toegevoegde waarde. Misschien voor als je ooit wilt weten wanneer de taak gemaakt is, maar verder kost het alleen maar tijd om in te vullen.

Waarom een einddatum

Taken zonder einddatum blijven vaak liggen omdat er geen urgentie aan gekoppeld is (hierover zo meer). Een einddatum creëert een moment van focus, je weet wanneer je iets moet doen. Het kan uit je hoofd. En ik roep altijd: je wilt je hoofd gebruiken om na te denken, niet om te onthouden. Maak je er een taak van en plan je het in, kun je het echt loslaten.

Einddatum bij eenvoudige taken

De einddatum is een bijzondere, dit is namelijk afhankelijk van het type taak. Heb ik een eenvoudige taak dat me misschien een kwartiertje of uurtje kost, dan is de einddatum de datum waarop de taak af moet zijn.
Stel je voor dat je iemand moet bellen over een afspraak, dan moet dat vandaag, maandag of woensdag, afhankelijk van wanneer het in je schema past en uiteraard hoe dringend het is.

Einddatum bij grote taken

Bij grote of complexe taken is dat anders. Stel dat jij de opdracht hebt gekregen om het digitale archief opnieuw in te richten en dat dit eind dit jaar klaar moet zijn. 1 ding is zeker: als je daar 31 december mee begint is het niet af. Die einddatum is dan dus niet 31 december, wat de deadline is.

Maar de einddatum van de taak is misschien volgende week al, omdat je er dan een start mee wilt maken. Als je er dan het eerste mee gedaan hebt (bijvoorbeeld de nieuwe structuur bepaald), dan pas je de einddatum aan naar volgende week of de week daarop. Zodat je dan het volgende deel doet.

Subtaken maken

In veel takenapps kun je tegenwoordig subtaken maken. Dat raad ik je voor grote taken ook echt aan. Bedenk welke stappen je moet nemen om de taak in het geheel af te krijgen. Maak ze klein genoeg en zet ze in een logische volgorde. Dit maakt het veel makkelijker om er ook daadwerkelijk aan te beginnen. Als jij een taak hebt “Digitale archief opnieuw inrichten” dan kan dat een te grote klus zijn die je eindeloos door gaat schuiven. Door de taak op te delen in kleine en praktische stappen ben je sneller geneigd een start te maken of er weer mee verder te gaan. En het motiveert ook om alvast een subtaak af te kunnen vinken.

Achterstallige taken

Het aller-, aller-, állerbelangrijkste is dat je taken niet achterstallig laat worden (met een datum in het verleden dus). Natuurlijk kom je niet altijd aan alles toe, dat is hoe het leven is. Plan dat waar je niet aan toegekomen bent ook echt weer opnieuw in.

Laat je ze achterstallig raken, dan moet je nog steeds kijken wat je nou eerst en laatst moet doen, want de ene taak die je gisteren niet deed MOET vandaag en de andere komt dan volgende week wel een keer.

Het begint vaak met 1 achterstallige taak, of 2 of 3. Voor je het weet zijn het er 5, 10, 20 en is je hele takensysteem naar de knoppen. Steeds opnieuw inplannen dus.

Taken die geen datum hebben

Afhankelijk van hoe je werkt kan het zijn dat bepaalde taken géén datum hebben. Wat mij betreft kan dat alleen bij een specifiek type taken. Bijvoorbeeld taken die ‘ooit eens moeten’. Bij de klassieke Outlook-taken zie je die dan bij “Geen datum”, waar je ze een in de paar weken even kunt bekijken om te kijken of er iets tussen zit wat inmiddels wel belangrijk is. Bij andere apps kun je daar een eigen lijst voor maken.

Zo heb ik een aparte takenlijst die “Wensenlijst” heet. Daar staan natuurlijk veel briljante ideeën op 😉, maar ik hoef daar nu niets mee. Als ik die taken een datum zou geven en steeds door moet schuiven, zou ik daar toch van balen. Door ze op een aparte lijst te zetten, kan ik ze gewoon af en toe even bekijken en de op dat moment best passende ideeën eruit halen.

Ander voorbeeld: stel je voor dat jij iedere maandag en donderdag de binnengekomen facturen beoordeelt en verwerkt. Dan gooi je alle mailtjes met binnenkomende facturen lekker op die takenlijst, zodat je daar niet dagelijks ’tig’ keer tijd aan kwijt bent. Je hoeft er geen datum aan te hangen, want je weet dat je ze iedere maandag en donderdag ziet en alles dan verwerkt.

Herinnering

Dan nog 1 toevoeging wat niet per se met de einddatum te maken heeft, maar wat wel een hele belangrijke is bij het werken met taken. Je hoeft maar zelden een herinnering aan je taak te hangen. Met het toevoegen van herinneringen ben je je eigen stoorzender, want je bent met iets bezig en er popt weer een herinnering op. Doe dat niet. Als jij op de juiste manier met de taken werkt, dan zie je wel wat je moet doen op een dag, je vergeet het niet, het staat voor de juiste dag ingepland en je kunt erop vertrouwen dat je het ziet.

De herinnering is alleen nodig als iets bijvoorbeeld direct bij binnenkomst ’s morgens moet gebeuren en je niet als eerste naar je taken kijkt. Of als je iets eens op een vrije dag moet doen en de taken gekoppeld zijn aan je telefoon. Voor andere zaken is de herinnering echt niet nodig.

Kortom

Als je taken en de datums slim inzet, die je elke dag precies wat je moet doen. Je werkt gestructureerd, voorkomt uitstelgedrag en houdt grip op je werk, zonder dat je takenlijst een stresslijst wordt.