In mijn blogartikelen leer ik je hoe je Office slimmer en sneller kunt gebruiken. Vandaag deel ik een praktijkvoorbeeld dat laat zien hoe je met Copilot veel tijd kunt besparen bij iets simpels als kilometerregistratie.
Er zijn talloze manieren om dit te doen, van apps tot apparatuur, maar ik koos voor een simpele oplossing: Excel
Ga ik op locatie, maak ik een foto van de kilometerstand bij vertrek, bij aankomst op locatie en bij terugkomst.
Eens per maand pak ik mijn agenda, het Excel-bestand en de foto’s erbij. In het Excel-bestand zet ik dan wanneer ik waar geweest ben, met welk doel. Dat werkt prima, maar één onderdeel kostte altijd de meeste tijd en dat is verzamelen van de adressen en postcodes.
Nu helpt Copilot (de kunstmatige intelligentie van Microsoft Office) me om snel het juiste adres te vinden. Bijvoorbeeld door in mijn agenda te zoeken, of in e-mails met bevestigingen van afspraken of hotelovernachtingen. Die voeg ik meestal toe aan de afspraak, maar niet altijd. Heb ik last-minute geboekt, dan staat het er vaak niet in. Geen probleem: Copilot zoekt gewoon verder, in mijn mailbox of zelfs online.
Stel: ik sliep bij Van der Valk in Lelystad. Dan zoekt Copilot het adres zelf op via internet.
In het voorbeeld hieronder stond het adres netjes in de afspraak, dus had ik het Copilot eigenlijk niet hoeven vragen. Maar het gaat om het principe (ik geef uiteraard geen klantgegevens prijs).
Hier zie je een voorbeeld hoe dit dan gaat:
Klik op de afbeelding voor grotere weergave
Als ik eenmaal een eerste vraag gesteld heb, kan ik daarna veel makkelijker vervolgvragen stellen. Ik hoef dan niet telkens opnieuw uit te leggen wat ik wil, dat maakt het werken met Copilot zo fijn.
Klik op de afbeelding voor grotere weergave
Dankzij deze aanpak bespaar ik veel tijd. En daardoor doe ik mijn kilometerregistratie nu ook echt elke maand. Vroeger schoof ik dat nog wel eens voor me uit. En dan is het én meer werk, én lastiger om alles nog terug te vinden.
Mijn tip: gebruik Copilot ook voor terugkerende taken. Je bespaart meer tijd dan je denkt!
Ik snap natuurlijk dat jij als secretaresse waarschijnlijk geen kilometerregistratie bij hoeft te houden. Maar ik hoop dat dit voorbeeld je inspireert om na te denken over jouw eigen terugkerende taken waarbij Copilot je werk een stuk makkelijker kan maken.
Wil je meer leren over Copliot? In Copilot Meesterschap krijg je een jaar lang toegang tot mijn video’s over Copilot die ik plaats in mijn online leeromgeving. Die video’s zijn kort en krachtig en ik geef daarin steeds opnieuw voorbeelden over hoe je de tool kunt gebruiken.