Regelmatig hoor ik frustratie van secretaresses, dat ze geen vergaderingen op mogen nemen i.v.m. organisatiebeleid. Maar het is niet altijd zwart-wit: wel of geen registratie van wat er gezegd wordt. Teams biedt ook een tussenvorm: geen opname van beeld en geluid, maar wel transcriberen.
Natuurlijk weet ik dat ook dit niet in iedere organisatie toegestaan is, maar voor veel secretaresses zal dit een perfecte oplossing zijn. In dit artikel neem ik je graag mee in hoe het werkt en waar je rekening mee moet houden.
Waarom registreren
Er zijn veel redenen waarom je een afspraak wilt registreren, denk bijvoorbeeld aan het kunnen terugzoeken wat er gezegd is, collega’s informeren die afwezig waren of een overzicht creëren van de actiepunten. Veel gebruikers nemen daarom de vergadering op, maar dat is niet altijd wenselijk en zeker niet altijd mogelijk.
Naast de keuze “Opname aan of uit” heb je nu een derde mogelijkheid: Transcriberen. Je regelt dit bij de Vergaderopties:
Klik op de afbeelding voor grotere weergave
Belangrijk: stel je dit hier in, start Teams automatisch de transcriptie zodra de vergadering gestart wordt. Dat is handig om rekening mee te houden, voor als je nog vertrouwelijke informatie uitwisselt als je bijvoorbeeld nog maar met 2 personen in een vergadering zit. Maar dat geldt natuurlijk voor een opname net zo goed.
Verschil opname en transcriptie
Soms denken cursisten dat een opname en transcriptie hetzelfde is, maar dat is niet zo. Bij een opname wordt het beeld, geluid én de schermdeling opgenomen. Bij een transcriptie wordt alleen de gesproken tekst uitgeschreven.
Heb je hiervoor een Copilot-licentie nodig?
Om te kunnen transcriberen niet. Wil je later vragen kunnen stellen over de transcriptie met Copilot, dan heb je wel een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig.
En goed om te weten: hoe meer context beschikbaar is, hoe beter Copilot aan het werk kan. Dus wat dat betreft voegt beeld, geluid en informatie op het scherm veel toe.
Wat als je de optie niet hebt?
Zie jij de optie niet? Dan kan het te maken hebben met de uitrol, dat je de nieuwste versie nog niet hebt. Maar het kan ook zeker dat deze optie in de organisatie uitgeschakeld is. Dus overleg hiervoor even met ict.
Waarom ik dit een interessante ontwikkeling vind
Persoonlijk vind ik dit een mooie middenweg. In veel organisaties lijkt het soms alsof je moet kiezen tussen alles vastleggen of helemaal niets vastleggen. Maar in de praktijk ligt dat vaak genuanceerder.
Natuurlijk blijft het belangrijk om de afspraken en richtlijnen binnen jouw organisatie te volgen. Tegelijkertijd zie ik dat veel secretaresses behoefte hebben aan een manier om informatie terug te kunnen zoeken zonder direct een volledige opname van een vergadering te bewaren.
Met alleen een transcriptie ontstaat er een andere balans. Er wordt geen video- of audiobestand opgeslagen, terwijl je achteraf wel kunt terugzoeken wat er besproken is. Voor veel organisaties kan dat een oplossing zijn die beter aansluit bij hun wensen rond privacy en compliance.
En voor secretaresses betekent het vooral dat je minder afhankelijk bent van eigen aantekeningen en belangrijke informatie makkelijker terug kunt vinden.
Daarnaast vind ik het ook echt niet nodig dat iedere vergadering opgenomen wordt. Want laten we wel zijn: er wordt veel commentaar gegeven op de milieubelasting van Copilot, maar laten we het opslaan van alle data ook niet vergeten.
Of deze functie binnen jouw organisatie gebruikt mag worden, bepaal je natuurlijk niet zelf. Maar als opnames niet zijn toegestaan, is het zeker de moeite waard om eens te onderzoeken of transcriptie wel een mogelijkheid is.
Misschien blijkt dat er meer mogelijk is dan je denkt.
Meer halen uit Microsoft 365 als secretaresse?
Dit soort keuzes, wat leg je vast en op welke manier, maken samen het verschil tussen druk zijn en overzicht houden. In het Topsecretaresse Traject duiken we daar stap voor stap in. Geen losse tips die je toch weer vergeet, maar een werkwijze in Outlook, Teams, OneNote, Planner, To Do en Copilot die echt bij jouw werk past.
Benieuwd wat dat jou aan tijd en rust kan opleveren? Bekijk het Topsecretaresse Traject.