OneNote is een fantastisch notitieprogramma. Je hebt het mij wellicht al vaker horen zeggen of in tekst getypt, maar het kan niet duidelijk genoeg zijn. Ik zie dat OneNote nog bijzonder onderschat wordt en veel te weinig ingezet.
Werk je met OneNote dan is het delen van notities essentieel. Daar zijn verschillende mogelijkheden voor, in dit artikel deel ik er alles over.
Verzenden
Het verzenden is een supersnelle methode om supersnel je aantekeningen te mailen naar een collega. Hierbij betreft het altijd de ene pagina waar je op staat. Verder gaat het om een momentopname. Je stuurt je aantekeningen door, de ander krijgt geen toegang tot de pagina zelf.
Dit kan op twee manieren. Op tabblad Start staan “Pagina per e-mail verzenden”. Alle informatie op de pagina komt in een e-mail. Staan er bestanden op je pagina worden deze als bijlagen toegevoegd. De naam van de bestanden staat op de originele plek op de pagina, zodat het duidelijk is welk bestand waar op de pagina hoort.
Klik op de afbeelding voor grotere weergave
Je kunt ook gaan naar Bestand, Verzenden. Daar kun je naast eerder genoemde optie kiezen uit een aantal andere opties. Ook hierbij gaat het altijd om 1 pagina en om een momentopname.
Als bijlage verzenden
Let op, de pagina wordt als een OneNote-pagina en als webpagina verzonden. Iedereen kan de pagina openen, maar gebruikers die OneNote niet kennen denken soms dat het een virus is door het type bestand.
Als PDF verzenden
De pagina wordt als een pdf verzonden. Handig en veilig, pdf is natuurlijk heel gebruikelijk.
Tip: Dit is een handige en veilige manier om notities te delen, vooral omdat pdf een veelgebruikt formaat is. Het is echter belangrijk om te vermelden dat de opmaak van een OneNote-pagina niet altijd perfect is wanneer deze wordt omgezet naar pdf. Het kan nuttig zijn om een opmerking toe te voegen dat de pdf gebaseerd is op OneNote-notities
Exporteren
Je kunt je notities ook exporteren. Het voordeel hiervan is dat je kunt kiezen wat je wilt exporteren: een pagina, een sectie of een heel notitieblok. Ook kies je in welk formaat de export moet komen. Ook hierbij gaat het om een momentopname: wijzig je na het exporteren iets ziet de ontvanger dat niet.
Je kunt dit bijvoorbeeld gebruiken als jij eigenaar bent van een notitieblok over een bepaald project, terwijl een collega dat definitief van je overneemt. Dan exporteer je de gegevens, zodat diegene het kan importeren en daarmee de eigenaar van het notitieblok wordt.
Delen
Je gebruikt de functie Delen als je de ander echt toegang wilt geven tot je aantekeningen. De ander krijgt dan toegang totdat je dit intrekt en kan dus ook wijzigingen zien.
Het delen kan alleen bij een heel notitieblok. Een (sub)pagina of sectie(groep) kun je dus niet delen. Heb je een sectie dat echt gedeeld moet worden en mag diegene de andere secties niet zien? Maak dan een nieuw notitieblok aan en geef daar toegang toe.
Tip: bekijk wel even of je dat notitieblok in OneNote of in Teams wilt maken. Ik nam hier een podcast over op: https://open.spotify.com/episode/4Cvc5YUaxjYBY5Plrjmftw?si=0fc7a1541db4412f&nd=1&dlsi=e6159c732a244bcd
Het delen kan via Bestand, Delen of rechtsboven in je scherm via de knop Delen. Kies dan voor “Een heel notitieblok delen”.
Hier geef je aan met wie je het notitieblok wilt delen (vul de naam of het e-mailadres in). Bij het potlood bepaal je welke rechten diegene mag hebben. Mogen de aantekeningen alleen gelezen worden of ook gewijzigd?
Voeg even een berichtje toe zodat diegene weet waarom de uitnodiging volgt en kies voor Verzenden.
Je kunt ook een koppeling kopiëren en versturen. Het nadeel daarvan vind ik dat je niet kunt zien wie er toegang heeft.
Delen stoppen
Wil je de toegang stoppen? Via Delen, “Toegang beheren…” zie je wie er toegang heeft. Klik je erop kun je de rechten aanpassen of de toegang stoppen.
Wil je meer leren over OneNOte en de andere Office programma? Word dan lid van het Membership.