De mogelijkheden voor de pop-up-meldingen in Teams zijn flink uitgebreid. Hoog tijd om ze eens opnieuw te bekijken.
Welke meldingen wil je krijgen?
Dat je meldingen kunt krijgen wil niet zeggen dat je dat ook moet willen. Bij de instellingen (rechtsboven, de drie puntjes links naast je naam/foto) bepaal je welke meldingen je krijgt. Bij “Meldingen en activiteiten” heb je veel verschillende opties. Altijd goed om deze stuk voor stuk te bekijken, maar om dit artikel behapbaar te houden licht ik er een paar uit.
Chats en kanalen
De meeste meldingen komen waarschijnlijk van de chats en de kanalen. Scroll iets naar beneden om de meldingen voor deze onderdelen te vinden.
Bij ieder onderdeel heb je een aantal opties, welke precies zijn afhankelijk van de optie, maar hier kun je meestal uit kiezen:
Klik op de afbeelding voor grotere weergave
Uit
Dat is logisch, dan krijg je er geen meldingen meer van.
Weergeven in Activiteit
Dan krijg je linksboven bij Activiteit een melding dat er een bericht is. Bij Activiteit worden alle meldingen verzameld. Je krijgt bij deze instelling geen pop-up.
Weergeven in Activiteit en banner
Je krijgt dan een bericht in Activiteiten én een pop-up.
De pop-ups
Bij het onderdeel Weergave bepaal de positie en het formaat van de pop-ups.
Klik op de afbeelding voor grotere weergave
Privacy
Een heel belangrijke optie is om de inhoud van pop-ups te beperken. Hoe vaak krijg jij een pop-up terwijl je jouw scherm gedeeld hebt of er een collega meekijkt op je scherm? Ik adviseer je zeker om de inhoud van de pop-ups te verbergen.
Dit doe je bij hetzelfde stukje Weergave, daar vink je “Voorbeeld van bericht en inhoud weergeven in meldingen” uit.
Vergaderingen
Interessant is het ook om bij het kopje Vergaderingen te kijken. Welke meldingen wil je daar wel of juist niet van krijgen?
Agenda
Als laatste wil ik specifiek wijzen op de meldingen van de agenda, bijna onderaan. Misschien heb je al gemerkt dat je uitnodigingen voor vergaderingen en meldingen over het doorsturen van vergaderingen nu in Outlook én in Teams krijgt. Behoorlijk dubbelop toch? Overweeg om deze meldingen uit te zetten om dubbele meldingen te voorkomen.
Hoe je dit in moet stellen?
Geen idee, dit is echt helemaal afhankelijk van jouw wensen. Welke meldingen zijn voor jou écht urgent en welke kunnen wachten? Ik ben wel van mening dat er vaak veel te veel meldingen aan staan. Ter inspiratie: de enige pop-ups die ik zelf krijg zijn die van gestarte vergaderingen en telefoontjes. Verder heb ik alles uit staan, want al die pop-ups zijn killing voor je focus. Wel laat ik veel meldingen bij de Activiteiten komen, dat vind ik heel prettig. Neem dus even de tijd om je meldingen goed in te stellen. Het kost je een paar minuten, maar levert je elke dag rust en focus op.
Goed ook om te weten: de instellingen die je hier doet zijn algemeen en gelden dus voor alle teams en kanalen, maar je kunt per kanaal wel andere instellingen bepalen, die de algemene instellingen overrulen. Dat doe je door met de rechtermuisknop op de naam van het kanaal te klikken en te kiezen voor Kanaalmeldingen. Daar bepaal je hoe je voor dat specifieke kanaal de meldingen wilt hebben.
Updates in Teams
Microsoft sleutelt regelmatig aan de meldingsinstellingen in Teams. Er komen nieuwe opties bij, bestaande instellingen veranderen van plek en soms worden dingen samengevoegd. Het loont dus om af en toe even opnieuw door je instellingen te lopen. Wat vorig jaar nog niet kon kan nu misschien wel. En wat eerst handig leek, kan nu juist irritant zijn. Mijn advies: zet een terugkerende halfjaarlijkse taak op je takenlijst om je meldingen opnieuw te bekijken. Kleine moeite, grote winst.
Wil je echt goed bij blijven met de nieuwste ontwikkelingen binnen Microsoft Office? Word dan lid van het Membership. Je krijgt dan alle gelegenheid om je vragen te stellen in de Q&A sessies.