Hoe houd jij overzicht in je inbox? Er zijn meerdere manieren van werken die je hierbij kunnen helpen. Maak vooral ook slim gebruik van Outlook. Zo kun je instellen dat bepaalde e-mails automatisch in een andere map geplaatst worden.

E-mail verplaatsen

Waarschijnlijk ben je geabonneerd op verschillende nieuwsbrieven, om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen in je vakgebied. Dan is het een goed idee om de nieuwsbrieven te verzamelen in een aparte map. Je inbox loopt dan minder snel vol en wanneer je de nieuwsbrieven wilt lezen, heb je ze al bij elkaar staan. Hetzelfde geldt voor de berichten van social media die je via e-mail ontvangt. Natuurlijk zet je de e-mails die je niet wilt ontvangen uit, maar de rest kun je in een aparte map laten plaatsen. En wat dacht je ervan om e-mails waarin je in de cc staat? En die van je manager? Laat je die allemaal in je inbox komen of toch niet?

Zoals altijd zijn er meerdere manieren om ervoor te zorgen dat de e-mail in een aparte map gezet wordt. Als je in een keer meerdere zaken wilt regelen, kun je de wizard regels gebruiken. Als je slechts een nieuwsbrief wilt verplaatsen, dan maak je gebruik van de rechtermuisknop. Ik zal beide methoden behandelen.

Wizard regels

Ga in Outlook naar Bestand, via Info naar Regels en waarschuwingen beheren. Het dialoogvenster Regels en waarschuwingen wordt nu geopend. Klik nu op het tabblad E-mailregels op Nieuwe  regel… Je ziet hier verschillende opties, ik zal er een voorbeeld van geven. Als je eenmaal een of twee regels gemaakt hebt, lukt de rest ook wel.

Kies nu voor Berichten van iemand naar een map verplaatsen en klik op Volgende. Je ziet dat je hier uit verschillende opties kunt kiezen. Ik werk het voorbeeld van de e-mail waarin je in de cc staat verder uit. Zet een vinkje voor met mijn naam in het vak CC. Als je alle berichten waarbij jouw naam in het vak cc staat wilt verplaatsen, zet dan het vinkje bij afkomstig van personen of openbare groep uit en klik op Volgende.

Nu kun je kiezen wat er met het bericht moet gebeuren. Zorg dat er een vinkje staat voor verplaats het bericht naar naam map. Waarschijnlijk staat er ook al een vinkje voor het verwerken van regels beëindigen. Je moet zelf even beoordelen of je deze aan wilt laten staan of niet. Houd er rekening mee dat er meerdere regels op een e-mailbericht van toepassing kunnen zijn en bepaal vooraf welke regel dan voorrang moet krijgen. Klik bij stap 2, in het onderste gedeelte van je scherm, op naam map. Selecteer hier de map waar de berichten in moeten (je kunt hier ook een nieuwe map aanmaken) en klik op OK. Klik dan op Volgende. Indien gewenst kun je nu uitzonderingen instellen, bijvoorbeeld behalve als het afkomstig is van je manager of behalve als het bericht gemarkeerd is met urgentie. Als je daarmee klaar bent of als je geen uitzonderingen hebt, klik je weer op Volgende. Je kunt nu een naam opgeven voor je regel en opties instellen. Zet eventueel een vinkje voor Deze regel toepassen op berichten die al aanwezig zijn in Inbox en controleer daarna de beschrijving zoals deze bij stap 3 staat. Klik daarna op Voltooien en op OK om het dialoogvenster Regels en waarschuwingen te sluiten.

Verplaatsen via bericht

Stel dat je een bericht ontvangt waarvan je wilt dat deze altijd naar een bepaalde map verplaatst wordt. Dan klik je met de rechtermuisknop op het bericht en vervolgens klik je (uiteraard met de linkermuisknop) op Regels en vervolgens op Berichten van … altijd verplaatsen. Kies nu de map waar het bericht heen moet (maak eventueel een nieuwe map aan) en klik op OK. Als je in plaats van op Berichten van … altijd verplaatsen klikt op Regel maken, krijg je net wat meer opties.

Wijzigen of verwijderen

Je kunt de regels heel eenvoudig houden, maar ook heel uitgebreid maken door bepaalde voorwaarden toe te passen. Ook kun je regels (tijdelijk) uitzetten of definitief verwijderen als je ze niet meer nodig hebt. Ga hiervoor naar de wizard Regels en waarschuwingen en zet het vinkje voor de naam van de regel die je uit wilt zetten uit. Om de regel te verwijderen selecteer je de regel en klik je op Verwijderen. Klik dan op OK om de wizard af te sluiten.

Mis geen tips!