Het werken met taken: je bent er dol op of juist helemaal niet. Dat laatste blijkt vaak te ontstaan doordat niet aan een aantal belangrijke ‘spelregels’ voldaan wordt, maar dat terzijde. In dit artikel wil ik graag stil staan bij een belangrijke keuze: sorteer jij je taken op vervaldatum of op categorie?

Zeker in gezamenlijke mailboxen wil je graag jouw taken bij elkaar zien, maar wel gesorteerd op einddatum. Dit kan je ook in één overzicht zien, maar ik merk in mijn trainingen dat veel mensen dit niet weten. Daarom leg ik in dit artikel uit hoe het werkt.

Als je naar het onderdeel Taken gaat kun je bij Huidige weergave kiezen uit een aantal weergaves.

Screenafbeelding van taken in Outlook

 

Screenafbeelding van Taken in Outlook

Zoals je ziet, kun je het scherm zo instellen wat je zelf handig vindt. Het voordeel van deze laatste (de weergave Actief dus), is dat je supersnel kunt wisselen in de sortering. Immers: klik je op Categorieën worden de taken op die wijze gesorteerd.

Groeperen op

Maar klik nu eens met de rechtermuisknop op Categorieën en kies voor “Groeperen op dit veld”. (Lukt dit niet? Dan moet je even sorteren op Vervaldatum, door met de linkermuisknop op Vervaldatum te klikken. Daarna moet het wel lukken.)

Screenafbeelding groeperen van taken

Nu worden de taken per categorie weergegeven, maar nog steeds gesorteerd op de vervaldatum. Ik kan dus eenvoudig de categorie van Simone dichtklappen en dan zie ik mijn taken bij elkaar.

Screenafbeelding van groeperen van Taken op categorie

En zie je dat de taak “Voorbeeld 4” bij beide categorieën getoond wordt? Dit omdat beide categorieën aan de taak toegewezen waren.

Dit hoef je natuurlijk niet alleen te gebruiken in gezamenlijke mailboxen, ook als je gewoon zelf met de taken werkt is dit ideaal. Al ben ik dan zelf weer helemaal blij met To Do, maar dat is een heel ander verhaal.

Werken met Taken is een van de onderdelen in de Videotraining over Outlook. In 9 modules neem ik je mee om nog meer uit Outlook te halen, dan jij vast nu al doet. Iedere module bevat een aantal video’s, de ene module wat meer als de andere. De video’s zijn kort en krachtig, waardoor het je weinig tijd kost om de nieuwe informatie tot je te nemen. En… zoals je van mij gewend bent kom ik met praktische tips die je direct in praktijk kunt brengen.

We starten 20 februari. Doe je mee?

Meld je aan voor de videotraining over Outlook