Van alle trainingen die ik geef, is Outlook een hele populaire. Afgelopen weken stond de Outlook-training zelfs met stip op 1. Niet zo gek, aangezien we een groot deel van de dag in Outlook doorbrengen, zeker als er in de organisatie niet (volledig) met Teams gewerkt wordt. Bovendien valt er juist in Outlook ontzettend veel te winnen.
Een van de onderwerpen die steeds weer voorbij kwam, is mijn mening dat je niet met vlaggetjes moet werken. Hierover is wat discussie geweest. Interessant genoeg om ook eens een blogartikel over te schrijven.
Voor veel secretaresses werken de vlaggetjes prima en zij zien niet in waarom ze dat zouden moeten veranderen. Nou moet je wat mij betreft ook niets, toch raad ik het wel aan.
Aan het werken met vlaggetjes zitten een aantal nadelen:
- Hang je een vlaggetje aan de e-mail, dan moet je deze bewaren. Verwijderje de e-mail, verwijder je ook het vlaggetje. Hierdoor krijg je jouw mailbox dus niet leeg.
- Heb je meerdere e-mails over hetzelfde onderwerp, kun je deze niet combineren met een vlaggetje, met taken kan dit wel.
- Bij taken kun je heel eenvoudig tekst toevoegen, bij de vlaggetjes kan dat niet – of eigenlijk kan dat wel, maar veel mensen weten dat niet en dus wordt dit weinig gebruikt.
Wat dan wel?
Wil je overzicht in je mailbox, krijg je dit het makkelijkste door met taken te werken. Ik weet wel dat veel ondersteuners een weerstand hebben tegen het werken met taken, maar dit komt vaak doordat ze basisinformatie missen. In mijn trainingen zie ik steeds weer dat mensen die na mijn uitleg wél met de taken gaan werken, veel meer rust en overzicht krijgen.
Of zoals vorige week een topper in mijn 1-op-1-traject zei: “Ik ben meer gefocust op wat ik moet doen” en “Ik heb meer rust”. In een groepstraining zei iemand “Ik krijg veel meer gedaan nu” en iemand anders “Mijn mailbox is eindelijk leeg, wat een genot!”.
In dit artikel beschrijf ik niet hoe je met de taken kunt werken, het ging me puur om de bewustwording van de nadelen van de vlaggetjes. Bovendien heb ik al een aantal blogartikelen geschreven over die taken: