“In de klassieke Outlook werkte ik met agendagroepen. In de Nieuwe Outlook kan ik ze nergens vinden.”
Dit is een vraag die ik regelmatig krijg. En dat klopt, want de agendagroepen bestaan niet meer in de nieuwe Outlook. Microsoft heeft dit vervangen door “Opgeslagen weergaven”.
Wat zijn “Opgeslagen weergaven”?
Als secretaresse heb je vaak verschillende agenda’s open, vaak in dezelfde combinaties. Bijvoorbeeld de agenda’s van alle directieleden, of alle managers. Je kunt deze agenda’s iedere keer opnieuw aanklikken, maar met Opgeslagen weergaven open je ze met één klik tegelijk.
Zo maak je bijvoorbeeld een weergave voor het directieteam, het projectteam of het verkoopteam.
Zo werkt het
Ga in de nieuwe Outlook naar de agenda en zet de agenda’s open die je regelmatig open wilt zetten. Kies dan op tabblad Weergeven bij Opgeslagen weergaven voor “Huidige weergaven opslaan”. Geef je weergave een naam en klik op Opslaan.
Vanaf nu hoef je de agenda’s niet meer één voor één aan te vinken. Je klikt simpelweg op de opgeslagen weergave en alle juiste agenda’s worden direct geopend.
Hoewel ik de agendagroepen uit de klassieke Outlook persoonlijk makkelijker vond werken, zijn Opgeslagen weergaven wel een handig alternatief. Ja, het kost een extra klik, maar het is nog altijd sneller dan steeds opnieuw dezelfde agenda’s openen. Bovendien verklein je de kans dat je een agenda vergeet te selecteren.
Klik op het pijltje achter de weergaven om de naam te wijzigen of de weergave te verwijderen.
Herkenbaar, dit soort dingen die net even anders werken dan je gewend bent. En zo zitten er nog veel meer verschillen tussen de klassieke en de nieuwe Outlook, samen met alle andere functies die je dagelijks gebruikt in Teams, OneNote, Planner, To Do en Copilot.
Op 27 november start het Topsecretaresse Traject, en dit is je kans om het niet meer zelf te hoeven uitzoeken. Geen losse tips die je toch weer vergeet, maar een vast ritme waarin je alles onder de knie krijgt wat je werk echt makkelijker maakt.
Topsecretaresse gemist van 10 september? Dan is dit traject precies waarom je hem niet meer hoeft te missen.