Heb jij al vakantie gehad? Dan wil je bij terugkomst graag weer snel overzicht krijgen. Ga je nog op vakantie? Creëer het overzicht dan voor vertrek, dat is extra fijn terugkomen.
Informatie en verzoeken om ‘iets te doen’ komen vaak op veel verschillende manieren. Veel komt via de e-mail, maar ook Teams is een steeds geliefdere manier om te communiceren. Dan heb je nog telefoontjes, appjes, zaken die je zelf bedenkt en misschien nog wel meer systemen.
Het is heel belangrijk om overzicht te hebben in alles wat er moet gebeuren, juist als er veel speelt. Dat overzicht krijg je door met taken te werken. Er zijn ontzettend veel apps waarmee je taken kunt maken. Ik beveel To Do van harte aan, juist omdat dit samenwerkt met andere apps binnen Microsoft Office, zoals bijvoorbeeld Outlook, Teams en Planner. Al eerder schreef ik blogartikelen over hoe To Do werkt, net als andere taakonderdelen binnen Microsoft Office. In dit artikel wil ik graag met je kijken waar je nou welk type notitie aanmaakt. Natuurlijk zijn er ontzettend veel mogelijkheden, in richt me hierbij op de meest gebruikte.
Taken die je zelf bedenkt/die per e-mail of WhatsApp komen
Hiervan maak je taken in Outlook of in To Do. Zelf vind ik To Do heel fijn. Het is heel makkelijk: vermeld eerst het onderwerp en wanneer je dit moet/wilt doen. Daarna kun je eventueel extra informatie kwijt, of in To Do eventuele subtaken.
Taken die tijdens een overleg komen
Dit ligt eraan hoe/waar jij notities maakt. Maak jij tijdens het overleg aantekeningen op papier? Voeg dan direct na het overleg de taken aan je takenlijst toe, in Outlook of To Do.
Verwerken jullie de informatie in Planner? Dan kun je de taak in Planner aan jezelf toewijzen. Deze zie je dan in To Do.
Maak jij aantekeningen in OneNote? Dan kun je de in OneNote een Outlook-taak aanmaken (in de versie OneNote als onderdeel van Office). De taak komt dan in Outlook en dus ook in To Do. Zo heb je de informatie overzichtelijk bij elkaar, zowel de notities als de taken, maar ook eventuele stukken tijdens de vergadering, die je ook snel en simpel aan OneNote toevoegt. Ideaal!
Berichten in Teams
Werken jij en je collega’s met Teams? Dan krijg je daar vast ook regelmatig verzoeken om iets te doen. Je kunt deze ook toevoegen aan je To Do. Dit doe je via de drie puntjes, Meer acties, Taak maken. De taak zie je dan, met link naar het bericht zelf, in To Do. Of in Planner, afhankelijk van de lijst waar je de taak op zet.
En nu verder
Je hebt nu overzicht in wat er allemaal moet gebeuren. Nu kun je prioriteiten gaan stellen. Vergeet hierbij niet om je agenda in de gaten te houden. Heb je een dag met 6 uur aan afspraken, voeg dan niet ook nog eens voor 6 uur taken toe. Zorg dat dit in evenwicht is.
In mijn boek “Help, zo wordt het nog leuk ook – hoe Microsoft Office voor je werkt” komen zowel Outlook als To Do en Planner aan bod. Zeker interessant dus om te lezen.