E-mail verwerken: het is iets wat vrijwel iedere secretaresse doet. Een taak waar geen eind aan lijkt te komen en waar je – als je niet oppast – de hele dag zoet mee kunt zijn. Er zijn een aantal valkuilen waar veel van mijn klanten intrappen. Zéker niet iets waarvoor je je hoeft te schamen; een deel ervan heb ik overigens zelf ook jarenlang gedaan. Intussen weet ik hoeveel makkelijker het kan en dat gun ik iedereen.
Daarom in dit artikel: 5 valkuilen bij het verwerken van e-mail en natuurlijk tips om dit te voorkomen.
1. Hele dag in de mailbox hangen
Dit staat met stip op 1. Vrijwel iedereen die training bij mij aanvraagt, hangt de hele dag in de mailbox. Want hé, een ondersteunende rol hè, je moet wel. NIET DUS!
Natuurlijk zullen er secretaresses zijn die echt niet anders kunnen, maar voor de meesten geldt dat ze prima in blokken kunnen werken. Bij binnenkomst, voor de lunch, na de lunch en aan het einde van de werkdag de e-mail verwerken. Dat houdt niet in dat je dan alle e-mail volledig afhandelt, want dat red je niet.
Bekijk per e-mail of je er iets mee moet. Zo niet, kan de e-mail weg. Zo ja, kijk dan of het binnen 2 tot maximaal 5 minuten kan. Kan dat, doe het dan direct. Heb je er meer tijd voor nodig gaat de e-mail naar een vaste plek voor alles wat je nog moet doen, wat mij betreft naar de taken. Dan kun je namelijk direct aangeven wanneer je het doet. Het heeft nog meer voordelen, maar dat is een blog op zich.
2. Geen beslissing nemen
Dit is ongemerkt een enorme tijdvreter en maken heel veel secretaresses zich hier ‘schuldig’ aan. Dit was ook iets wat mij ontzettend veel tijd kostte. Een e-mail waarmee ik niet direct wist wat ik moest doen: laat maar even staan. Kijk straks/morgen/maandag wel. Maar voor je het weet heb je dezelfde e-mail 10x half gelezen. En komt er een moment waarop het pijnlijk is, omdat je eigenlijk met goed fatsoen al te laat bent met een antwoord.
Maak direct de beslissing wat je met een e-mail doet. Heb je er echt meer tijd voor nodig, zet de e-mail dan bij de andere e-mails waarmee je wat moet doen (liefst de taken). Maar handel het dan daarna wel in 1x af. Wees niet 10x met eenzelfde e-mail bezig, dat is zonde van je tijd. Dit blijft overigens opletten hoor, ik wil er ook nu nog wel eens in trappen. Gelukkig herken ik het inmiddels en beslis ik steeds sneller.
3. Niets (weinig) weggooien/uitpuilende mailboxen
“Ik bewaar het maar even, want misschien heb ik het nog nodig”. Iets wat ontzettend veel secretaresses doen. Complete boomstructuren zie ik in mailboxen: veel mappen onder Postvak IN, met per map ook nog weer ontzettend veel mappen. Er zijn bepaalde situaties waarin dit werkt, maar wees eens eerlijk: is alles nog actueel? Hoeveel van die mappen zouden eigenlijk al weg kunnen? En de e-mails die je bewaart, heb je die écht nodig?
Ik zeg heus niet dat je álles weg moet gooien, maar iets kritischer zijn in wat je bewaart, mag best. Verder kun je best wat terug in het aantal mapjes. Want nu zoek je zelf in de mapjes, maar met de zoekfunctie vind je veel sneller wat je zoekt. Als je die functie goed kent tenminste, wat er nogal eens aan schort. Dat is dan ook de reden voor de complete boomstructuren.
Nu steigeren veel van mijn lezers, ik weet het. Want iedereen is opeens een uitzondering en moet écht veel bewaren. Maar wat nu als ik je zeg dat ik e-mail die ik moet bewaren in OneNote zet? Precies bij de aantekeningen van die training of het project? Met vaak alleen de tekst die ik nodig heb (1 zin of alinea, in plaats van complete e-mailwisselingen waarbij je nóg de informatie moet zoeken). Alleen indien echt nodig, bijvoorbeeld bij bewijslast, bewaar ik de hele e-mail.
4. Geen overzicht in wat er moet gebeuren
Misschien heb je een mailbox met 2000 mailtjes. Of 16 mappen waar je taken in staan. Met nog een notitieboekje, taken op memobriefjes aan je monitor (niet vergeten!) en misschien ook nog in de WhatsApp of in Teams. Maar hoe weet je dan in vredesnaam wat je wanneer moet doen?
Kun je nog steeds alles doorlopen om de prioriteiten te bepalen, waarbij je ook steeds taken ziet die je pas over 3 weken hoeft te doen. Tegen de tijd dat je de taak moet doen heb je ‘m al 100x voorbij zien komen. Behalve natuurlijk op de dag dat je het moet doen, want ja, zo werkt dat. En ja, je kunt het in je agenda zetten, maar dat heeft weer andere nadelen. Zorg dat je 1 overzicht hebt in wat je moet doen. Bij voorkeur door met taken te werken. Want wat een rust geeft dat! Ik vind het heerlijk dat ik ‘s morgens direct weet wat ik die dag moet doen. Meestal heb ik binnen 2 minuten mijn dag gepland, waarna ik de rest van de dag van de ene taak naar de andere kan.
5. Alles zelf doen, terwijl Outlook dit ook kan
Er zijn ontzettend veel functies in Outlook die precies kunnen wat jij altijd doet. Of het nu gaat over het verplaatsen van e-mail, het verzamelen van vergaderverzoeken, het toekennen van categorieën of het plaatsen van die paar alinea’s tekst die je vaak gebruikt. En dit is zéker geen volledige opsomming. Waarom zou je dat zelf willen doen als Outlook het voor je kan doen? Het enige waar jij voor hoeft te zorgen is dat je de opties kent én dat je weet wat je vaak doet in Outlook. Kwestie van kritisch naar je gebruik in Outlook kijken en bedenken wat makkelijker kan. En ja, wat kennis van Outlook helpt natuurlijk ook.
Ik help je graag!
Ben jij ook helemaal klaar met alle tijd die het verwerken van e-mail kost? Logisch! Ik ben zo ontzettend blij dat ik mijn e-mail niet meer verwerk zoals 10 jaar geleden. Dan was ik compleet verzopen in mijn mailbox en was er van veel ander werk niets meer terecht gekomen.
Ik gun jou dit ook. Daarom heb ik een videotraining gemaakt waarin ik je precies leer hoe je jouw e-mail de baas wordt. In 9 modules komen diverse onderdelen voorbij. En het mooie is: je kunt dit leren wanneer het jou uitkomt. De Outlook-training start aanstaande maandag (3 oktober) en iedere week komt er een nieuwe module vrij. De video’s in de module bekijk je wanneer het jou uitkomt, dit kan 24 uur per dag.
Je hebt tot en met 31 december toegang tot alle 9 modules. Dit alles (en geloof me: je leert echt veel, in korte en krachtige video’s die je direct kunt toepassen) krijg je voor slechts € 149,00. Er zijn al ruim 30 deelnemers. Doe jij ook mee?
Meer informatie over de videotraining