Hoeveel acceptaties voor vergaderingen krijg jij in een week? En hoe zou het voor je zijn als deze automatisch verwijderd zouden worden? Of in een andere map geplaatst worden? Als je wilt kan er zelfs onderscheid gemaakt worden tussen ‘lege’ reacties en berichten waar een reactie gegeven wordt. Ideaal toch?
Klassieke versie – stap 1
Om dit voor elkaar te krijgen maken we gebruik van de regels. Zorg dat je in de e-mail staat en klik op Regels en dan op “Regels en waarschuwingen beheren…”.
Klik dan op “Nieuwe regel…”, “Regel toepassen op berichten die ik ontvang” en Volgende.
Zet een vinkje bij “Met specifieke tekst in het onderwerp” en klik onderin op “specifieke tekst”. Daar vul je in waar je wilt dat naar gekeken wordt. Ik heb bijvoorbeeld ingevuld:
Geaccepteerd:
en
Accepted:
Steeds 1 woord per keer, dan klikken op Toevoegen en dan het volgende woord. Dit heb ik heel bewust gedaan met een dubbele punt erachter, want als iemand een vergaderverzoek accepteert is dat altijd waarmee de e-mail die je ontvangt begint.
Klik op de afbeelding voor grotere weergave
Klik nu op Volgende.
Stap 2
Hier kies je wat je wilt dat er met het bericht gebeurt. Dat kan bijvoorbeeld zijn dat je de e-mail wilt laten verwijderen. Of dat je de e-mail naar een map wilt verplaatsen. Misschien wil je ook wel dat het bericht gemarkeerd wordt als gelezen. Je kunt 1 of meer zaken aanvinken. Staat er blauwe tekst in de actie (bijvoorbeeld “Naam map” dan moet je daarop klikken en aangeven wat je wilt. Klik dan weer op Volgende.
Stap 3
Wil je dat alle bevestigingen verplaatsen, ongeacht of er tekst in staat? Dan kun je deze stap negeren en nogmaals op Volgende klikken.
Maar als je wilt dat alleen “lege” bevestigingen (dus de vergaderverzoeken die geaccepteerd zijn en waar geen tekst aan toegevoegd is) verplaatst of verwijderd worden, dan moet je hier nog een stap aanvinken. Het gaat om “behalve als de hoofdtekst specifieke tekst bevat”. Klik dan onderin op “specifieke tekst”.
Hier moet je iets toevoegen wat in de reactie zal staan. Maar dat weet je natuurlijk nooit precies. Alleen 1 ding weet je wel, als er iets gestuurd wordt, dan moet er altijd minimaal een klinker in staan. Voeg hier dus gewoon de klinkers in. Letter voor letter, tussendoor op Toevoegen klikken (of simpelweg op Enter drukken).
Klik op de afbeelding voor grotere weergave
Bevestig met OK en klik op Volgende.
Stap 4
Nu is je regel klaar. Geef deze een duidelijke naam en bepaal of je wilt dat nu Postvak IN doorzocht wordt zodat de regel toegepast kan worden (vink je dat niet aan geldt het voor vanaf nu binnenkomende e-mail). Je kunt de regel ook maken voor al je accounts.
Klik dan op Voltooien en je bent klaar.
Nieuwe Outlook
Voor de Nieuwe Outlook werkt dit op bijna dezelfde wijze, net in details anders.
Klik op Regels, Regels beheren. Je komt dan bij de Instellingen. Kies daar voor “Nieuwe regel toevoegen”.
Geef je regel nu eerst een duidelijke naam. Kies dan bij Voorwaarde toevoegen voor “Onderwerp bevat” en typ daarachter “Geaccepteerd:”, druk op Enter en voeg eventueel “Accepted:” toe, wederom gevolgd door Enter.
Kies dan bij “Actie toevoegen” voor Verwijderen of “Verplaatsen naar”. Als je de e-mail laat verplaatsen moet je ook de map kiezen waar de e-mail heen moet. Je kunt eventueel meer acties kiezen, zoals bijvoorbeeld “Markeren als gelezen”.
Wil je dat alleen “lege” bevestigingen (dus de vergaderverzoeken die geaccepteerd zijn en waar geen tekst aan toegevoegd is) verplaatst of verwijderd worden, dan moet je nog iets toevoegen. Klik op “Uitzondering toevoegen” en kies voor “Berichttekst bevat”
Hier moet je iets toevoegen wat in de reactie zal staan. Maar dat weet je natuurlijk nooit precies. Alleen 1 ding weet je wel, als er iets gestuurd wordt, dan moet er altijd minimaal een klinker in staan. Voeg hier dus gewoon de klinkers in. Letter voor letter, steeds gevolgd door Enter.
Klik op de afbeelding voor grotere weergave
Hier staat bij “Verwerken van meer regels stoppen”. Dit kun je gebruiken als je meerdere regels hebt die elkaar ‘bijten’. Dit kan overigens in de klassieke versie ook, daar staat het tussen de acties. In dit voorbeeld kan ik zo geen conflicten bedenken, dus is dat niet nodig en dan kun je het dus uitvinken.
Kies voor opslaan en je bent klaar.
Vanaf nu heb je geen last meer van alle standaard acceptaties van vergaderverzoeken, die worden automatisch verwerkt. Heb je een uitzondering toegevoegd blijven die wel gewoon in je inbox staan. Ideaal toch?
Wil jij meer leren over Outlook en de andere Office programma’s? Word dan lid van het Membership!