Het versturen van een automatisch antwoord is iets dat heel regelmatig gebeurt. Een van de vragen die mij keer op keer gesteld wordt is: “Hoe zorg ik ervoor dat dit voor een specifieke dag van de week steeds aan staat?”.

Mijn antwoord: Niet. Dat kan niet, gelukkig niet.
Eerder nam ik er al eens een podcast over op: Stop met die verrekte Out-of-Office-berichten.

Stel dat je altijd op woensdag vrij bent. Dan is de kans groot dat dit in je e-mailhandtekening staat. En dus kan ik dat weten als ik regelmatig met je mail. Mail ik niet regelmatig met je, dan mag ik er toch niet vanuit gaan dat als ik je op woensdag een e-mail stuur, dat ik dan ook een antwoord krijg op woensdag? We vergeten namelijk wel eens dat spoedzaken niet via de e-mail horen te gaan.

Van mij krijg je zeker niet altijd dezelfde dag reactie. Soms wel, als dat net even past. Maar soms duurt het ook wel een paar dagen. En ja, ik weet het, je hebt een ondersteunende functie. Maar dan nog!

Zet jezelf even in de schoenen van een ander. Ik weet dat je op woensdag vrij bent (even als voorbeeld natuurlijk, haha), maar dan mag ik je toch nog wel een e-mail sturen? Maar dan krijg ik dus constant een bericht dat je er die dag niet bent. Jaahaa, ik weet het.

Let op, ik zeg niet dat je het automatische antwoord niet mag gebruiken. Sterker nog, ik gebruik het zelf ook wel eens. Maar ik vraag je wel om er nog eens opnieuw naar te kijken. Is het écht nodig dat je dit keer op keer aan zet? Is het antwoord écht ja, helemaal prima. Dit moet je dan dus wel per keer handmatig doen.

Noot:
Ik weet dat mijn visie hierop wel eens irritatie op wekt. Helemaal prima, je hoeft het niet met me eens te zijn.
Mijn doel is vooral om antwoord te geven op de veel gestelde vraag én om mensen aan het denken te zetten.

Wil jij graag meer weten over de belangrijkste wijzigingen in de Nieuwe Outlook? Meld je dan aan voor de gratis online Kennissessie ‘De Nieuwe Outlook’ op woensdag 5 februari om 14 uur.

Ik meld mij aan voor de online Kennissessie