Als je vergaderingen in Teams organiseert, weet je dat de vergaderopties belangrijk zijn. Er zijn allerlei instellingen die bepalen wie er mag presenteren, wie direct kan deelnemen en hoe je de vergadering wilt laten verlopen. Daar heb ik al vaker over geschreven en dat blijf ik zeker doen.
Maar in dit artikel wil ik iets laten zien dat vaak over het hoofd wordt gezien. Terwijl het juist de snelste manier is om tijdens een vergadering belangrijke instellingen aan te passen, zonder dat je eerst allerlei menu’s hoeft te openen.
Ik heb het over de Besturingselementen die je bovenaan ziet zodra je (mede-)organisator bent.
De snelste manier om tijdens een meeting instellingen te wijzigen
Zoals je ziet kun je hier rechtstreeks zorgen dat iedereen direct in de vergadering komt, deelnemers hun scherm mogen delen, de chat aan of juist uit is en bijvoorbeeld of deelnemers hun microfoon mogen gebruiken.
Allemaal zonder dat je de vergadering hoeft te pauzeren of door instellingen hoeft te klikken.
Wil je meer opties? Dan klik je op “Meer opties bekijken” en ga je naar het volledig overzicht met vergaderinstellingen. Snel én overzichtelijk.
Klik op de afbeelding voor grotere weergave
Waarom dit zo waardevol is
In veel vergaderingen wordt er onnodig tijd verloren omdat iemand iets moet opzoeken, instellingen moet wijzigen of even “wacht, waar zit dat ook alweer?” roept. Terwijl het niet nodig is. Met deze Besturingselementen kun je meteen schakelen. Je houdt de regie, de vergadering loopt door en je voorkomt onrust bij deelnemers. Dat is prettig voor jezelf én professioneel naar anderen toe.
Wat mij betreft maak je het jezelf zo gemakkelijk mogelijk. Dit is daar een voorbeeld van. Als je het voor jezelf makkelijker maakt, werk je sneller, hou je meer regie en straal je kennis en zelfvertrouwen uit. Het lijkt iets kleins, maar dit soort dingen hebben altijd effect op hoe je werkt én hoe je gezien wordt.
En precies dat is waar we in het groepstraject mee aan de slag gaan. Slimmer werken met Microsoft Office, op een manier die je elke dag tijd, overzicht en rust oplevert. Praktisch, helder en direct toepasbaar, zodat jij je rol met nog meer vertrouwen en professionaliteit kunt neerzetten.