Heel veel werk hoef je ‘binnenkort’ niet meer zelf te doen, hoe lekker is dat? Het kan gedaan worden door Microsoft Office, of eigenlijk door Copilot. Dat is de persoonlijke assistent gebaseerd op AI, ofwel kunstmatige intelligentie, van Microsoft. Je kunt straks bijvoorbeeld tegen Copilot zeggen: vat deze e-mail samen, of: schrijf een reactie op basis van mijn taalgebruik. Of: maak van dit rapport een PowerPoint-presentatie van 7 dia’s.
Boze tongen beweren dat hiermee de rol van de secretaresse verdwijnt. Maar werd dat jaren geleden ook al niet geroepen? Ik geloof er niets van. Wel gaat de rol van de secretaresse wijzigen, dat roep ik al jaren en dat proces wordt met Copilot versneld. Bepaalde uitvoerende werkzaamheden zullen verdwijnen. Om maar iets te noemen: ik denk dat er binnen een paar jaar geen notulen (en actielijsten en besluitenlijsten) meer gemaakt hoeven te worden, omdat dit automatisch gedaan wordt. Ook het agendabeheer zal een heel stuk makkelijker worden.
In veel bedrijven kom je er als secretaresse nog mee weg om te blijven werken zoals je altijd gedaan hebt. In andere bedrijven wordt er hooguit verwacht dat je met programma’s als Teams kunt werken. Ik denk dat er over een jaar of 5 veel meer van een secretaresse gevraagd wordt. Dit omdat de secretaresse die met haar tijd mee gaat en op de hoogte is van de mogelijkheden in Microsoft Office vele malen effectiever en efficiënter werkt. Niet meer alles zelf zit te doen, maar opdrachten geeft aan háár assistente: Copilot.
Wil je jouw vak blijven uitoefenen, is het zaak om je horizon te verbreden. Blijf niet werken zoals je al 20 jaar werkt, want dat is nu eenmaal zonde van je tijd. Maak je wel gebruik van de mogelijkheden, win je tijd, die je aan belangrijke projecten kunt besteden. Want wat blijft er nu vaak liggen? Waar zou je eigenlijk tijd voor willen hebben, maar wat lukt niet?
Meer over Copilot
Hoog tijd om eens naar Copilot te kijken. Copilot is sinds 1 november 2023 beschikbaar, maar alleen voor grote ondernemingen vanaf 300 Office-accounts. Daarnaast is het met 30 euro per gebruiker een behoorlijke investering. Het zal even duren voor je zelf de beschikking over Copilot hebt.
Je kunt je eigen vragen stellen aan Copilot, dus letterlijk vragen “maak een grafiek van deze gegevens waaruit blijkt welke vestigingen dit jaar het beste presenteren”. Deze video laat heel mooi zien wat Copilot is:
Introducing Microsoft 365 Copilot | Your Copilot for Work
Verschil met ChatGTP
Copilot werkt samen met de programma’s binnen Microsoft Office, maar veel belangrijker nog: het werkt met jouw bedrijfsdata. ChatGTP zoekt op internet naar beschikbare informatie en deelt jouw informatie. Heb je eenmaal echt Copilot, kan deze aan de slag met de bedrijfsinformatie. Die informatie beland dan niet op internet, wat natuurlijk enorm belangrijk is.
Wacht niet, maar doe alvast ervaring op!
Je kunt natuurlijk denken: ik heb het nog niet, ik wacht het wel af. Dat raad ik niet aan. Ga alvast aan de slag, leer alvast welke commando’s goed werken en wat niet.
Dit kun je doen met Microsoft Edge, daarin zit Bing Chat, wat nu ook Copilot heet (vanaf 1 december zal dit zichtbaar worden). Dat zal wel wat verwarrend worden denk ik, want dit is een gratis variant dat echt kijkt naar internetgegevens. Het is dus wel wat anders dan Copilot waar je straks voor betaald. Maar om te oefenen is dit echt al top. Rechts zie je het logo van Copilot, klik je daarop, kun je onderin chatten.
Stel hier nu je vragen.
Belangrijk: je ziet cijfers staan bij de antwoorden. Hier zie je waar de informatie vandaan komt. Zo kun je een bronnencheck doen en ook bepaalde bronnen uitsluiten.
Je krijgt ook een aantal vervolgvragen waar je uit kunt kiezen.
Speel hier regelmatig even mee. Je krijgt dan ervaring met de meest succesvolle manier van vragen stellen, deze kennis helpt je straks om Copilot sneller eigen te maken.
Wil je op de hoogte blijven? Alvast veel informatie zien en weten wat je zelf al kunt doen? Er wordt ontzettend veel informatie gedeeld, ik filter de belangrijkste informatie eruit, zodat je er geen dagtaak aan hebt om bij te blijven. Die tijd heb je vast niet beschikbaar.
Dit doe ik via mijn Membership. Hierin heb ik al ruim 500 korte en krachtige video’s over Microsoft Office opgenomen, overzichtelijk gebundeld per programma en verdeeld in modules. Ook voor Copilot heb ik een module gemaakt, daarin houd ik je de komende tijd op de hoogte.
Wil jij ook bijblijven met je kennis? 1 plek hebben waar je alles kunt vinden? Mij vragen kunnen stellen? Kunnen sparren met andere secretaresses? Kijk dan snel hier: https://leden.haalmeeruitmicrosoft.nl/