Hopelijk werk je al lekker samen in Microsoft Teams, in verschillende teams en op de kanalen. Vaak wordt er goed gekeken wie welke toegang mag hebben. Maar sta je ook wel eens stil bij wie wat mag doen op je kanalen?
Zeker bij grotere teams kan dit van belang zijn om specifieke kanalen te beheren. Dit helpt bij het handhaven van orde en veiligheid binnen een team en dat de communicatie gestructureerd en overzichtelijk blijft.
Algemene instellingen
Bij de algemene instellingen van een team kun je al veel bepalen. Wie mag een kanaal maken, wie mag deze archiveren of zelfs verwijderen, mogen leden hun berichten bewerken/verwijderen, mogen ze tags maken en apps toevoegen? Ook bepaal je wat gasten mogen doen en of er Mems, Gif’s en stickers toegestaan zijn.
Dit alles bepaal je als teameigenaar bij de instellingen: via de drie puntjes bij een team, team beheren, Instellingen.
Wie mag berichten plaatsen?
Weet je dat je ook kunt bepalen wie er berichten mag plaatsen? Natuurlijk is een kanaal juist om met elkaar te communiceren, maar soms zijn er redenen waarom je dat op een bepaald kanaal niet wilt. Bijvoorbeeld op kanalen die gebruikt worden voor officiële bedrijfsmededelingen. Of in een projectteam, waarin het handig is om de communicatie te beperken tot projectleiders en belangrijke stakeholders om ervoor te zorgen dat de discussie gefocust blijft. Misschien niet voor alle kanalen, maar wel het hoofdkanaal bijvoorbeeld.
Zet daarvoor de kanaaltoezicht aan. Dit doe je via de drie puntjes bij een kanaal, kies dan voor Kanaal beheren. (Bij het kanaal Algemeen krijg je enkele andere opties.) Naast de teameigenaren kun je ook extra moderators instellen, dit kan via Beheren. Zo kan iemand wel berichten plaatsen zonder dat diegene teameigenaar hoeft te zijn.
Wie mag reageren?
Ook bij een specifiek bericht kun je instellen wie er mag reageren. Zo zorg je ervoor dat er geen discussie ontstaan onder een bepaalde mededeling. Dit regel je bij het plaatsen van een bericht. Je klikt dan rechtsboven op de knop met de streepjes en de rondjes. Daar bepaal je wie er mag antwoorden: iedereen of alleen jijzelf en moderators.
Hoe heb jij de kanaaltoezicht geregeld? Kijk er vooral nog eens met een frisse blik naar en bespreek dit met elkaar.
In de meeste teams en op de meeste kanalen is er geen kanaaltoezicht nodig, maar soms is het zeker wenselijk.
Succes!
Wil jij nog meer leren over de toepassingen van Microsoft Teams en de ander Microsoft Office programma’s? Doe dan mee met mijn groepstraject. We starten op 19 februari.