Als je mij een beetje kent, weet je dat ik het zonde van de tijd vind om handmatig dingen te doen die Microsoft Office (vrijwel) automatisch kan doen. Een van die dingen is het gebruiken van reeksen in Excel.
Natuurlijk kun je zelf alle maanden van het jaar typen. Wat je ook kunt doen, is alleen januari typen en Excel de rest laten aanvullen. Dit doe je door te slepen met de vulgreep.
Wat is slepen en wat is de vulgreep?
Wanneer je in Excel staat en een cel hebt geselecteerd, staat er een hokje om de cel, met rechtsonder een vierkant blokje.
Dat is de vulgreep. Wanneer je de vulgreep met je linkermuis vastpakt en nog niet loslaat, kun je met de muis naar rechts of naar beneden gaan. Ga opzij of naar beneden tot de plek waar je wilt zijn en laat dan de muisknop pas los. Dat is slepen met de vulgreep.
Maanden en weken
Even terug naar het voorbeeld. Daarin wil je dus niet iedere maand van het jaar typen. Typ daarom januari, pak de vulgreep vast en sleep deze naar beneden.
Tijdens het slepen zie je waar je nu bent, dus tot welke maand er ingevuld wordt als je op dat moment de linkermuisknop loslaat.
Hetzelfde werkt natuurlijk heel goed voor de weekdagen.
Reeksen met getallen
In een training die ik onlangs gaf, zag ik dat een management assistente voor haar werk sprongen van 5 moest maken in een reeks. Ze typte dus steeds 5, 10, 15 enzovoort. Dat kan natuurlijk en zelfs ik – ik heb veel hobby’s maar hoofdrekenen behoort daar niet toe – kan die sommen nog wel maken.
Natuurlijk liet ik deze management assistente zien hoe het makkelijker kan. Ik liet haar 5 en 10 typen, beide cellen selecteren en dan met de vulgreep naar beneden slepen. Net als bij de maanden wordt er dan een reeks gemaakt met 5 als tussenstap (dus 15, 20, 25 enzovoort).
Je kunt dit ook met een formule doen: =H8+5. H8 is in dit geval de cel waarin haar reeks begon. Ga je op die cel staan (zonder andere cellen te selecteren) en sleep je de vulgreep naar beneden, wordt de formule automatisch naar beneden gekopieerd. Op die manier kun je dus ook heel eenvoudig een lijst maken van 1 tot en met 20. Typ in A1 een 1, typ in cel A2 =A1+2 en slepen maar.
Meer mogelijkheden
In het blogartikel Extra opties bij het werken met Reeksen lees je nog meer over deze handige functie.