Ik krijg er veel vragen over: hoe stel je regels in als je met meerdere mensen dezelfde mailbox beheert? Reden genoeg om hier een blogartikel over te schrijven. Want regels zijn een uitkomst: je e-mail wordt automatisch gesorteerd, verplaatst of gemarkeerd, zonder dat jij er naar om hoeft te kijken. Maar soms kun je de regels wel instellen in een gezamenlijke mailbox en soms niet. Ik heb drie methodes voor je.
Optie 1: Instellen vanuit jouw account
In de klassieke versie van Outlook kun je soms de regels instellen vanuit je eigen account.
Soms kan dat door de regel aan te maken (hier lees je hoe dat werkt) en bij de laatste stap te kiezen voor “Deze regel maken voor alle accounts”.
Vaker zal het op de volgende manier werken.
Zorg dat je in de gedeelde mailbox staat en ga naar Regels, “Regel maken…” en daar naar “Geavanceerde opties…”.
Kies nu voor de derde optie: Verzonden aan (en dan het e-mailadres van de gedeelde mailbox.
Klik op de afbeelding voor grotere weergave
Let op: kies je direct voor “Regels en waarschuwingen beheren..” dan mis je die optie. Heel raar, maar het is nu eenmaal zo.
Belangrijk: test je regel. Wij hebben binnen ons team uitgebreid getest en de aangemaakte regel werkte de ene keer wel en de andere keer niet. Werkt het niet werkt hopelijk optie 2.
Optie 2: Een ander postvak openen
Dit is de optie die in veel gevallen zal werken. Ga naar Outlook online, dus in de browser. Klik dan rechtsboven op je profielfoto (of initialen) en kies voor “Een ander postvak openen…”.
Typ dan de naam van het postvak en klik op Openen.
In een nieuw tabblad (of soms venster, afhankelijk van jouw instellingen) opent de mailbox in een nieuw tabblad. Stel je hier de Regels in, dan doe je dat dus echt in het gedeelde postvak. Tip: zie je het vereenvoudigde lint dan zie je de Regels niet direct. Kies dan rechts voor het kleine pijltje, zodat je het klassieke lint ziet en daar wel naar de Regels kunt gaan. Je kunt ook naar de Instellingen gaan en dan bij E-mail voor Regels kiezen.
Natuurlijk wil je ook nu even testen of je gemaakte Regel goed werkt.
Optie 3: inloggen als de extra gebruiker
Werken de eerste 2 opties niet en is het technisch geen gedeelde mailbox maar echt een extra gebruiker? Dan heb je waarschijnlijk niet de juiste rechten in die mailbox. Log dan in als die gebruiker.
Veel is afhankelijk van jouw rechten en het beleid van de organisatie
Of je regels kunt instellen in een gedeelde mailbox, hangt af van de rechten die jij hebt gekregen en het beleid van jouw organisatie. Werkt geen van bovenstaande opties? Vraag dan jouw ict-afdeling/contactpersoon om hulp.
Waarvoor gebruik je die regels dan?
Een gedeelde mailbox heeft vaak een duidelijk doel: klantvragen, facturen, een info-adres. Juist daarom zijn Regels hier zo handig. Een paar voorbeelden:
– Mails met “factuur” in het onderwerp gaan automatisch naar de map Financieel
– Berichten van een vaste leverancier worden direct doorgestuurd naar de juiste collega
– Aanvragen van collega’s/klanten krijgen automatisch een categorie, zodat niets over het hoofd wordt gezien
– Nieuwsbrieven of automatische meldingen worden meteen weggesorteerd, zodat de mailbox overzichtelijk blijft
Je voorkomt veel handwerk door dit soort zaken automatisch in te stellen. Eenmaal instellen en het is geregeld.
Mijn advies: maak er wel afspraken over. Als iedereen zo maar iets doet wordt het natuurlijk alsnog onoverzichtelijk.
Wil je alles halen uit Outlook en de andere Office programma’s? Doe dan vanaf 10 september mee met het Groepstraject Haal meer uit Office.