Stop alsjeblieft met het handmatig aanpassen van gegevens in Excel! Daar gaat ontzettend veel tijd in zitten, natuurlijk afhankelijk van het aantal gegevens in je Excel-bestand. Maar stel dat jij er nu een half uur over doet: het kan in een paar seconden! Die tijd is snel verdiend toch?
Ik heb een adressenbestand vanuit mijn voorbeeldbestand. (Wil je deze downloaden om ermee te spelen? Downloaden kan hier.
Stel je voor dat ik het adres in 1 kolom heb staan, maar dit eigenlijk graag wil splitsen. Daar zijn meerdere manieren voor, Snel aanvullen is een hele eenvoudige.
Voeg eerst twee lege kolommen toe. Dat doe je heel eenvoudig door kolommen I en J te selecteren en er met de rechtermuisknop op te klikken. Kies dan voor Invoegen.
Nu geef je Excel een aantal voorbeelden. Vul de eerste drie regels in zoals je dit straks voor alle adressen wilt hebben.
Zorg dan dat je in cel I5 staat en klik op tabblad Gegevens op Snel aanvullen. Doe datzelfde terwijl je in cel J5 staat.
Fantastisch toch? Excel vult voor jou alle gegevens in zoals jij dat wilt. Maar let wel op!
Heel belangrijk!
Het is echt belangrijk dat je de gegevens even controleert. Niet in alle gevallen werkt dit vlekkeloos. Ik heb situaties gezien waarbij er meerdere letters overgeslagen werden. Soms door een eigen typfout, soms omdat er iets met de basisgegevens is.
Klopt er iets niet? Vaak kun je er zelf iets aan doen. In mijn voorbeeld zie je dat bij het laatste adres alleen het laatste nummer genoteerd is. We hadden in het voorbeeld steeds het laatste nummer gebruikt en Excel snapt wel dat dit bij sommige adressen uit 2 cijfers ontstaan, maar niet dat we in dit voorbeeld 34-1 willen. Dat vul je daarom handmatig in (dit wordt dan links uitgelijnd omdat Excel het als tekst herkent, dat maakt voor nu niet uit).
Pas jij iets aan, dan zal Excel dit herkennen en ook voor de overige gegevens aanpassen.
Haal meer uit Microsoft Office met mijn praktische boek
Mijn boek staat boordevol praktische tips en oplossingen om je Microsoft Office-vaardigheden naar een hoger niveau te tillen. Bestel nu jouw exemplaar en ervaar het gemak van efficiënt werken!