Wie regelmatig werkt met enquêtes, evaluaties of klantfeedback kent het probleem waarschijnlijk wel. Je hebt tientallen reacties verzameld en weet dat daar waardevolle informatie tussen zit, maar om echt inzicht te krijgen moet je alles doorlezen, vergelijken en proberen te ontdekken welke onderwerpen steeds terugkomen. Juist dat kost vaak meer tijd dan je zou willen.
Met Copilot in Excel kun je dat proces steeds verder automatiseren. Copilot kan namelijk niet alleen gegevens analyseren, maar ook patronen herkennen in vrije tekst en reacties automatisch indelen in categorieën.
Ik besloot dat uit te proberen met een evaluatieformulier dat ik zelf gebruik na trainingen. Daarin staan veel mooie referenties, maar het is lastig om snel te zien welke onderwerpen het meest genoemd worden. Daarom heb ik de kolom met referenties geselecteerd en Copilot een eenvoudige opdracht gegeven: “Analyseer deze kolom en genereer categorieën voor de reacties.”
Laten analyseren en samenvatten
Copilot bekeek alle antwoorden en ging zelf op zoek naar terugkerende thema’s. Met deze thema’s kwam Copilot terug:
– Efficiëntie en tijdwinst
– Copilot, AI-kennis en digitale vaardigheden
– Structuur en overzicht
– Trainer en begeleiding
Vervolgens voegde Copilot automatisch een extra kolom toe aan de tabel. Bij iedere reactie werd aangegeven bij welke categorie deze hoorde. Ideaal!
Klik op de afbeelding voor grotere weergave
Reactieanalyse
Bovendien voegde Copilot ook automatisch een extra werkblad toe: de reactieanalyse.
Klik op de afbeelding voor grotere weergave
Bespaar veel tijd
Dit is een situatie zoals ik die echt zelf gebruikte. Maar je kunt je voorstellen dat deze functie breed inzetbaar is.
Denk bijvoorbeeld aan:
– opmerkingen uit vergaderverslagen
– incident- of servicemeldingen
– antwoorden op open vragen in enquêtes
– klantfeedback
– sollicitatie- of intakeformulieren
– notities uit gesprekken
– productreviews
– ideeën en verbetersuggesties die binnen een organisatie worden verzameld.
Zodra je werkt met vrije tekst en grote aantallen reacties, wordt het lastig om handmatig overzicht te houden. Copilot kan je helpen om sneller te ontdekken welke thema’s steeds terugkomen.
Mijn prompt was dus bijzonder simpel: “Analyseer deze kolom en genereer categorieën voor de reacties.”
Natuurlijk kun je dit naar wens aanvullen.
Probeer dit vooral eens uit!
Als één simpele prompt je al zoveel inzicht geeft, wat zou het dan opleveren als je een ervaren sparringpartner hebt die met je meedenkt over jouw werk en organisatie?
In het Topsecretaresse Traject VIP krijg je alle onderdelen van het traject, aangevuld met drie individuele verdiepingssessies met mij en vijf sparmomenten die je het hele jaar door strategisch inzet. Zo kom je sneller tot betere keuzes en maak je meer impact binnen je organisatie.
Wil jij ontdekken wat dat voor jou betekent?