De kans is groot dat je een heel groot deel van de dag in Outlook bezig bent, misschien in Teams als je daarmee al werkt. Wat ik bij mijn cursisten zien, is dat de mailbox enorm goed in de gaten gehouden wordt. En ja, ik snap dat je ondersteunend werkt en dus berichten snel moet zien. Maar moet dat echt iedere 5 minuten? Zeg nou niet simpelweg ja, maar sta er echt even bij stil.
Wat nou als je in 4 blokken per dag je e-mail verwerkt? Dan zie je alles binnen 2 tot 3 uur. Dat is super netjes hè! We vergeten soms dat e-mail geen medium is om spoedzaken te verwerken. Datzelfde geldt voor Teams. Reageer jij altijd supersnel, dan weten mensen dat ook. Dus vragen ze je ook extra snel.
Ik geloof dat het voor 90% van de ondersteuners mogelijk is om de berichten in blokken te bekijken. Hoeveel blokken, dat is aan jou. Het kan ook eerst ieder uur zijn, maar breng dat dan langzaam terug.
Wat levert dit nou op?
Je denkt misschien dat het weinig verschil maakt, maar dat doet het zeker. Uit onderzoek blijkt namelijk dat je na iedere afleiding 25% energie nodig hebt om weer in de taak te komen waar je mee bezig was. 25%!! Dus iedere keer dat jij onderbreekt waarmee je bezig was omdat je een melding krijgt van een nieuw bericht of omdat je ergens in je ooghoek een nieuw mailtje ziet staan, kost je dat wat. Zowel energie als tijd.
Dat houdt dus ook in dat als je minder vaak afgeleid bent, je jouw taken sneller af krijgt en dat het minder energie kost.
E-mailnotificaties uitzetten
Het helpt enorm om de notificaties uit te zetten. Dit doe je bij Bestand, Opties, E-mail.
Zoals je ziet heb ik geen enkele melding aan staan. Ik heb ze echt niet nodig, het zorgt alleen maar voor afleiding. Meestal kijk ik ‘s morgens als ik ga werken, soms even een vluchtige blik zodat ik eerst met een grote taak kan starten, soms verwerk ik wel direct de e-mail. Dan kijk ik na een training even of er iets bijzonders is. Rond lunchtijd kijk ik en eind van de middag weer. Er zijn ook dagen dat ik veel vaker kijk. En dan merk ik steeds opnieuw weer dat het veel meer tijd kost. Zonde!
Bonustip
Dan heb ik nog een bonustip voor je, eentje die je op zich al uren per week kan opleveren. Dat is namelijk het direct beslissen. Verwerk je je e-mail, beslis dan direct wat je ermee doet. Niet nog even laten staan voor straks, niet half lezen en dan straks weer en eind van de dag weer en morgen nog een keer.
Dit is mijn valkuil. Ik weet even niet wat ik ermee wil of ik weet het wel maar vind het niet leuk om dat te communiceren of om iets uit te zoeken en dan laat ik het mailtje liggen. Maar voor ik het weet, ben ik al voor de tiende keer met het mailtje bezig en dát kost veel tijd! Daarom ben ik daar wel heel alert op.
Het direct beslissen zorgt voor veel tijdwinst en voorkomt pijnlijke situaties (want voor je het weet ben je al een week verder).
Ik zou zeggen, probeer het eens een paar weken. Het is heel makkelijk toe te passen, tenminste, als je de discipline hebt. Succes!
In mijn kennisboost over Outlook leer ik je nog veel meer manieren om enorm veel tijd te besparen. Daarin gaan we namelijk in 2 online trainingen Outlook uitdiepen, in een kleine groep van maximaal 6 personen. Ik ga je laten zien welke functies nog meer Outlook heeft, buiten de standaard functies die je al gebruikt. Deelnemers roepen standaard “waarom weet ik dit niet?!”, dus geloof me maar dat er genoeg nieuws te delen is.
Deze training heb ik heel regelmatig gegeven, maar voorlopig is dit de laatste keer. Wil je hierbij zijn? Wacht dan dus niet te lang, want er zijn maar 6 plekjes (waarvan 1 al vergeven is) en vol = vol!
Ik wil ook slimmer werken en tijd besparen!