In trainingen krijg ik nogal eens vragen over het werken met bestanden in Teams. Heel goed dus om hier nader bij stil te staan. Ik zie soms de meest ingewikkelde constructies en allerlei omwegen, terwijl dat echt niet nodig is.
In dit artikel leg ik een manier uit die je kunt gebruiken voor de kanalen waar je veel in werkt. In mijn volgende blogartikel komen andere opties aan bod.
Tip: ken je de synchronisatie al? Lees dan toch even verder voor een superhandige koppeling met je meest gebruikte bestanden, zodat je deze met 2 klikken opent.
Synchronisatie
Je hebt vast toegang tot meerdere kanalen in Teams. Bekijk eens welke kanalen je het meest gebruikt. Ga in Teams naar dat kanaal en klik op het tabblad Bestanden.
Klik daar dan op Synchroniseren (let op: staan er erg veel bestanden, doe dit dan op een rustig moment, of bijvoorbeeld voordat je naar huis gaat en laat je computer een nacht aan). Open dan de Windows-verkenner (het bekend gele mapje, te openen via Start of met de sneltoets Windows teken + e).
In de verkenner staat nu een mapje met het kanaal. Dat ziet er zo uit:
Het kanaal Evenementen, waar ik dus op Synchroniseren klikte, is nu rechtstreeks te benaderen via de Verkenner. Vanaf nu kun je bestanden rechtstreeks op de juiste plek opslaan, zonder dat je deze nog hoeft te synchroniseren.
Zoals gezegd zijn er meer opties, meer hierover in het volgende artikel.
Bonustip voor je meest gebruikte bestanden
Je hebt vast bestanden waar je meerdere keren per week in werkt. Ik kan de bestanden waarin ik veel werk openen door 1 keer met de rechtermuisknop en vervolgens 1x met de linkermuisknop te klikken. Ideaal! Om dit te kunnen doen is het handig als je het programma naar keuze (bijvoorbeeld Word of Excel) vastmaakt aan de taakbalk.
Dit doe je door het programma te openen en met de rechtermuisknop op het icoon van het programma op de taakbalk te klikken. Dan kies je voor Aan taakbalk vastmaken. Vanaf nu start je het programma altijd rechtstreeks.
Maak nu het bestand vast. Dit kan door met de rechtermuisknop op het icoon van het programma te klikken en te hangen boven het bestand dat je vast wilt maken. Klik dan op de punaise. Of klik met de rechtermuisknop op de naam en kies voor Aan deze lijst vastmaken.
Staat je bestand er niet tussen? Verwijder dan even een ander bestand uit de lijst (ook via de rechtermuisknop), vaak zie je het bestand dan wel (zorg er wel voor dat je het bestand open hebt). In extreme gevallen moet je dit 2 of 3 keer herhalen. Echt de moeite waard hoor, ik vind het ideaal.
Wil je meer weten over de mogelijkheden in Teams? Volg dan een individuele training!