Veel mensen gebruiken Teams. Als ik dan doorvraag, blijkt dat ze Teams gebruiken voor het vergaderen en misschien ook het chatten. Weet dat je dan Teams zeker niet volledig gebruikt. Ook als je inmiddels de teams en kanalen gebruikt wil dat niet zeggen dat je alles uit Teams haalt. Zonde, want als je Teams wel volledig gebruikt heb je er enorm veel voordelen van.
Gedoe met toegang
In Teams heb je (bij goed gebruik natuurlijk) geen gedoe meer met toegang. Iedereen die toegang mag hebben tot een bepaald team/kanaal heeft dat. Wordt er iemand toegevoegd aan een project? Dan geef je eenmalig toegang en diegene kan direct bij alle benodigde informatie en bestanden.
Snel informatie vinden
Alle informatie staat – bij goede inrichting – bij elkaar op een logische plek. Je gaat naar het juiste team en het juiste kanaal en daar heb je direct álle informatie bij elkaar. Zowel de communicatie onderling, de bestanden als eventueel te bewaren notities en de taken (Planner) van het team.
Communicatie bij elkaar
Gebruik je Teams op de juiste manier, heb je alle communicatie bij elkaar. Geen gedoe meer met het doorzoeken van tientallen e-mails of groeps-chats. Ga simpelweg naar het juiste team en het juiste kanaal. Bekijk daar de berichten. Handig als je gebruik maakt van onderwerpen, want dan vind je supersnel het bericht dat je zoekt. In de tijdlijn of via de zoekfunctie. Zeker als je netjes onder het bericht antwoord. Dan zie je altijd heel snel hoe een besluit tot stand gekomen is.
Van brengen naar halen
Als je pech hebt, komt alle informatie nog op je af. Dat houdt in dat je overvoert wordt met alle informatie die mogelijk ooit eens interessant voor je is. Dankzij Teams hoeft dat niet meer. Zorg ervoor dat je de informatie deelt waar het nodig is, dus in het juiste team en op het juiste kanaal. Je hoeft dan niet áltijd bijgelezen te zijn. Voor sommige teams of kanalen is het prima als je eens in de week even kijkt of er nog iets belangrijks gedeeld is. Of misschien wel eens per maand. Net hoe belangrijk het voor jou is. Je kunt dan scannen in plaats van álles lezen. En het voordeel is dat je supersnel kunt vinden waar de informatie staat als je het wel nodig hebt. Dat is echt efficiënter dan alle cc-mailtjes.
Is er informatie waarbij het wél van belang is dat je het snel leest? Dan kan de ander je taggen, ofwel vermelden. Je krijgt er dan een seintje van.
En nog veel meer
Natuurlijk is er nog veel meer. Weet je dat de meeste gebruikers nog geen derde gebruiken van de beschikbare vergadermogelijkheden? Dat je van bestanden in Teams een tabblad kan maken zodat het direct inzichtelijk is? En dat je van een bericht supersnel een taak maakt zodat je niet vergeet dat er een actie aan zit?
Mijn verzoek aan jou
Mijn verzoek aan jou is dan ook om kritisch te kijken naar hoe jij werkt. Maakt Teams daar al onderdeel van uit? Zo ja, maak je er al slim gebruik van? Belangrijk, omdat het veel irritatie voorkomt en tijd bespaart.
Heb je hulp nodig? Ik help jou en je collega’s graag om meer uit Teams te halen. Heb jij extra training nodig ten opzichte van je collega’s? Dat is niet gek, de standaard trainingen zijn vaak onvoldoende voor secretarieel ondersteuners. Op donderdagmorgen 9 juni start er een groepstraining over Teams, speciaal voor ondersteuners. In een groep van maximaal 6 personen behandelen we de ins-en-outs van Teams. Deze training bestaat uit 2 online sessies van 2,5 uur. Hier vind je er alles over. Zie ik je dan?
Dit is echt iets voor mij of voor ons team!