In mijn blogartikelen wissel ik steeds af tussen verschillende onderwerpen, waarbij ik ook een mix maak van de verschillende Microsoft Office-programma’s en de moeilijkheidsgraad. Intussen moet het besprokene ook nog interessant zijn voor een grote doelgroep.
Dat laatste is vandaag een twijfelgeval. Toch vind ik dit artikel enorm belangrijk, omdat ik weet dat het voor een aantal mensen een gigantische tijdwinst is. En dan heb ik het over een tijdwinst van vele uren.
Dit is specifiek voor mensen die vaak dezelfde informatie delen, maar het hierbij wel specificeren voor de persoon in kwestie. Mijn blogartikelen zijn heel vaak gebaseerd op trainingen, maar ik houd het vaak anoniem. Ook dat is dit keer anders. Dit artikel is geschreven na een training aan Treesje Vanderlinden, van Keniaanse Toeren. Dit deel ik uiteraard in overleg met haar.
Treesje biedt reizen aan naar Kenia, waarbij alles gericht is op een persoonlijke ervaring. Geen standaardreis, maar echt luisterend naar wat jouw wensen zijn. Hierbij verzorgt Treesje alles tot in de puntjes. Treesje volgt bij mij het 1-op-1-traject, waardoor ze haar kennis over heel Microsoft Office een enorme boost geeft. Zij schreef hierover dit:
Een van de onderdelen waar we nu mee bezig zijn is het programmaoverzicht dat zij voor haar klanten maakt. Echt een prachtig overzicht, waarin precies staat wat haar klanten op welke dag doen, waar ze verblijven, hoe laat excursies zijn en dergelijke.
Wat heb jij hieraan
Er zijn veel mensen die op eenzelfde manier informatie delen. Informatie die je steeds opnieuw deelt, maar wat wel steeds veel of een beetje wisselt. Vaak kost het veel tijd om dit te personaliseren. Er zijn verschillende manieren waarop je dit kunt verwerken. Zo kun je een systeem laten bouwen waarbij je aanvinkt wat je nodig hebt, wat overigens prima werkt. Heb je hier interesse in kan ik iemand van harte aanbevelen.
Wil je liever alles zelf in de hand hebben én toch zo min mogelijk tijd kwijt zijn? Kijk dan naar hoe Treesje en ik het voor haar zo makkelijk mogelijk gemaakt hebben.
Programmaoverzicht
In het programmaoverzicht staat dus onder andere wat haar klanten op welke dag doen. Treesje heeft vele tientallen (zo niet ver over de honderd) mogelijkheden. Bijvoorbeeld een bezoek aan Laka Naivasha, Mount Longonot NP en fietsen in Hells Gate. Om maar enkele opties te noemen. Je kunt je voorstellen dat de informatie over die onderwerpen steeds hetzelfde is. Tot nu toe typte Treesje vaak dezelfde teksten, of ze kopieerde en plakte de informatie. Overal horen ook bijpassende foto’s bij, die werden ook steeds aangepast. Voor een reis van bijvoorbeeld 14 dagen met dagelijks een activiteit of informatie over de accommodatie is dat veel werk. Toch wilde ze dit overzicht absoluut blijven aanbieden, want het is essentieel voor de reisbeleving van de klant.
We hebben besloten om alle informatie in 1 document te zetten. Álle informatie staat hier dus in: alle mogelijke activiteiten en alle mogelijke accommodaties. Bij iedere activiteit en iedere accommodaties zet ze ook direct de bijpassende afbeeldingen. Voor iedere activiteit heeft ze een kop toegepast. Zo krijgt ze in het navigatiedeelvenster een overzicht waar alles in staat.
Flexibel
Nu is Treesje enorm flexibel. Ze kan de activiteiten naar hartenlust slepen, zodat voor de ene klant een bezoek aan Laka Naivasha op dag 1 gepland staat en voor een ander misschien op dag 12. Verschuift ze de kop in het navigatiedeelvenster, verschuift zowel de tekst als de bijbehorende afbeeldingen en bijbehorende accommodatie(s). Soms is er een vaste accommodatie, soms is er keuze uit meer, waarbij Treesje zelf kiest aan de hand van de wensen of de keuze bij de klant laat als er meerdere passende mogelijkheden zijn.
Activiteiten die niet van toepassing zijn, verwijdert ze ook in het navigatiedeelvenster. Het voordeel hiervan is dat alles wat onder die kop staat direct verwijdert: de titel van de activiteit/accommodatie, de tekst over de activiteit, de afbeeldingen van de activiteit en eventueel ook de bijbehorende accommodatie(s) en afbeeldingen die daarbij horen.
Dit is een schermafdruk die we tijdens de uitleg maakten. Dit is dus niet de uiteindelijke situatie. Zo verwijdert Treesje alle informatie van 1 accommodatie.
Sjabloon
Het programmaoverzicht is opgeslagen als een sjabloon. Hierdoor blijft de basis altijd goed. Anders zou bepaalde informatie bij het verwijderen natuurlijk verloren gaan en is het niet meer beschikbaar voor de volgende klant.
Resultaat
Het resultaat is een geweldig overzicht voor de klant, waar precies in staat wat hij/zij tijdens de vakantie gaat doen, mét alle benodigde informatie. Voor Treesje kost het nog maar een fractie van de tijd om het overzicht te maken. Hierdoor komt er meer tijd beschikbaar om de beste puzzel voor de klant te leggen.
Extra’s
We hebben nog wel wat extra stappen ingebouwd. Zo zijn er een paar situaties waarbij er een extra alinea toegevoegd moet worden. Dit wil Treesje alleen niet standaard in het sjabloon hebben. Daarom hebben we dit toegevoegd aan de Snelonderdelen. Wil ze dit toevoegen, kan het op deze manier supersnel.
Ook zijn er een aantal velden in het bestand waar ze soms extra bij stil moet staan. Bijvoorbeeld hoeveel nachten iemand in een bepaalde accommodatie verblijft. Hiervoor hebben we met invulvelden gewerkt, zo kan ze door het bestand ‘springen’ en komt ze vanzelf langs die velden.
En nu jij
Herken jij je in bovenstaand voorbeeld? Niet letterlijk natuurlijk, maar wel de taak waarbij je veel informatie steeds moet aanpassen? Zoek dan naar de meest makkelijke manier. Het is niet erg als het eenmalig veel tijd kost om de informatie ‘op papier’ te zetten. Liever 1 keer veel werk en daarna heel vaak weinig werk dan nu heel snel klaar zijn en straks keer op keer enorm veel tijd kwijt te zijn.
Deze werkwijze pas ik regelmatig toe, zowel bij mijn eigen informatie als bij mijn klanten. Ik leer de klanten dan hoe dit werkt, zodat ze alles zelf kunnen doen. Dat vind ik belangrijk, want dan kun je alles aanpassen en kom je later niet voor extra kosten te staan als je iets aan wilt passen.
Neem je huidige werkwijze niet voor lief, maar kijk hoe het makkelijker kan. Kom je er niet zelf uit? Ik help je graag.
PS: De prijs die ik hanteerde voor het 1-op-1-traject staat niet in verhouding met de tijd die ik eraan kwijt ben en al helemaal niet met de waarde die het traject biedt. Daarom is per 1 januari de prijs aangepast naar € 1950,00. Hiervoor krijg je 15-20 uur individuele training, een aantal heel uitgebreide naslagwerken op maat, mijn boek én toegang tot mijn online leeromgeving.