Er zijn veel functies in Outlook die bekend zijn, maar als ik dan specifieke voorbeelden geef veren ook gebruikers met bovengemiddelde kennis op omdat ze die variant nog niet kennen. In dit artikel combineer twee functies die veel gebruikers op zich kennen, op een manier die ‘mindblowing’ is.
Je weet misschien wel dat ik er een groot voorstander van ben om meldingen van nieuwe berichten uit te zetten. Het zorgt alleen maar voor afleiding voor waar je op dat moment mee bezig bent. Vaak krijg ik dan reacties dat er bepaalde e-mail binnen komt die snel gezien moet worden. Maar zorg er dan gewoon voor dat je daar wel meldingen van krijgt! Bijvoorbeeld urgente e-mails of e-mails die van je manager of directeur komen. Of van een specifiek ander e-mailadres. Of met een bepaald onderwerp. Net wat je wilt! Je doet dit met de functie Regels, een functie die veel gebruikers ook wel kennen.
Meldingen uitzetten en uitzonderingen toepassen
De meldingen in Outlook kun je uitzetten via Bestand, Opties (onderaan), E-mail, bij ‘Ontvangst van bericht’ kun je alle vinkjes uitzetten.
Maak je een regel aan, geef je natuurlijk eerst aan wanneer er iets moet gebeuren. Daarvan gaf ik al wat opties, bijvoorbeeld gemarkeerd als urgent of afkomstig van manager. Bij de volgende stap kun je aangeven wat er moet gebeuren. Daar kun je kiezen voor een geluid afspelen, een nieuwe itemwaarschuwing weergeven of een waarschuwing op het bureaublad weergeven.
Ben je nog niet thuis in het maken van een regel, dan is bovenstaande uitleg misschien wat te summier. Lees dan mijn blogartikel daarover dan nog even.
In mijn groepstraject leer ik je niet alleen nieuwe functies, maar ik laat je ook op een andere manier kijken naar de al bekende functies.