Het is al enkele maanden geleden dat ik schreef over Microsoft To-Do. Het is een fantastisch programma voor al je taken. Ik denk dat het de spil wordt van Office 365, die uit alle programma’s waarmee je werkt de taken haalt en het combineert tot 1 helder overzicht.
Inmiddels zijn er enkele ontwikkelingen geweest die ik graag met je deel.
To-Do
To-Do is dus eigenlijk een takenlijst dat goed synchroniseert met andere programma’s. De belangrijkste hiervan is Outlook. Alle taken die jij in Outlook hebt staan komen ook in To-Do. Klanten die ik To-Do heb geadviseerd zijn razend enthousiast, velen gebruiken het nu (net als ikzelf) dagelijks en het is de basis geworden van hun werkzaamheden.
Hoe To-Do werkt heb ik in het vorige blogartikel uitgelegd, dus laat ik me hier beperken tot de toegevoegde functies.
Taken uit Planner
De taken die in Planner aan je toegewezen zijn kun je nu automatisch laten toevoegen aan To-Do. Ideaal, want in Planner geef ik aan wat ik moet doen (net als in Outlook) en in To-Do kan ik vervolgens mijn dagelijkse taken plannen zonder steeds op verschillende plekken te moeten kijken.
Je herkent die taken aan de lijst “Toegewezen aan mij”.
Heb je die lijst nog niet? Zet dit dan aan door linksboven op je naam te klikken en te kiezen voor Instellingen. Scroll naar Verbindingen en verschuif de knop bij “Toegewezen aan mij” naar Aan.
Soms kan het wat verwarrend zijn: wanneer gebruik je nou Planner en wanneer To-Do? Ik gebruik allebei en zal mijzelf hierbij even als voorbeeld nemen.
Alle taken rondom mijn trainingen staan in Planner, dit zijn dus alle taken die verschillende fases doorlopen (voorbereiding, voorbereid & wachten op training, in training en afronding). Het fijne is dat ik hierin alle stappen die ik moet doen (offerte maken, akkoord offerte, training inplannen, training voorbereiden, trainen, naslagwerk, factuur en zo nog een paar onderdelen meer) al standaard kan vermelden en zo kan ik dus niets vergeten.
Alle losse taken staan in To-Do. Alle taken in Planner waar ik daadwerkelijk iets voor moet doen, wijs ik aan mijzelf toe. Die taken komen dan in To-Do, de rest niet. Dus wanneer ik een offerte verstuurd heb en wacht op een reactie, staat dit niet in mijn takenlijst (maar dat kan natuurlijk wel als je dat wilt). Doordat alle taken samenkomen in To-Do, hoef ik alleen maar in To-Do te plannen. Natuurlijk houd ik de Planner ook wel in de gaten, maar minder frequent dan To-Do.
Vlaggetjes in Outlook
Werk jij veel met vlaggetjes in Outlook? Dan kun je deze ook in To-Do laten zien. Bij de Instellingen vind je onder Verbindingen “gemarkeerde e-mailberichten”. Die kun je dan aanzetten.
Hoewel ik het gebruik van vlaggetjes in Outlook afraad, heb ik het voor dit artikel even aangezet. Ook nu krijg je een nieuwe lijst:
Lijsten delen
Je kunt al een tijdje samenwerken in To-Do, door je takenlijst te delen. Handig voor bijvoorbeeld het secretariaat. Je kunt alleen extra lijsten delen, dus alles onder de streep (onder Taken). Om een lijst te delen zorg je dat je hierop staat en klik je rechtsboven op het poppetje met het plusje.
Klik vervolgens op “Koppeling voor uitnodiging maken” en deel de koppeling met de persoon/personen naar keuze. Je ziet heel goed welke takenlijsten gedeeld zijn:
Klik vervolgens rechtsboven in de lijst op het icoontje om te zien met wie de lijst gedeeld is:
Wil je een lijst weer volledig privé maken? Klik dan op Meer opties om het delen volledig te stoppen.
Groepen maken
In To-Do kun je nu groepen maken om je takenlijsten beter te verdelen. Dit hoeft overigens niet, het is een optie. Omdat ik To-Do zowel zakelijk als privé gebruik, is het voor mij wel praktisch. Zo ziet mijn zakelijke groep eruit:
Een nieuwe groep maak je aan door onderaan naast Nieuwe lijst op het icoontje met het plusje te klikken.
Bijlagen To-Do openen
Wanneer je in Outlook een taak aan To-Do toevoegt als een bijlage, kun je deze nu ook in To-Do openen. Dat kon in het begin nog niet. Fijn, want het was onhandig dat je daarvoor nog terug moest naar Outlook. Nu kun je wanneer je je e-mail verwerkt een e-mail omzetten naar een taak en bij het werken aan je taken in To-Do blijven werken. Ideaal!
Toevoegingen
Ik ben heel benieuwd naar de volgende toevoegingen. Het verbaast mij niet als dit een koppeling met OneNote wordt, zeker nu daar de koppeling naar de Outlook-taak verdwenen is. Ook verwacht ik nog een koppeling met Teams.
En jij? Welke koppeling zou jij graag zien? En heb ik je kunnen overtuigen van To-Do? Laat het mij weten, dat vind ik leuk!
Liever een training volgen of advies krijgen over Office 365? Ook dat kan natuurlijk, neem dan nu contact met me op.
Update 14-01-2020
De ontwikkelingen van Microsoft To-Do zijn hard gegaan. Inmiddels zijn er meerdere functionaliteiten toegevoegd. Ik blijf hier regelmatig blogartikelen over schrijven. Een daarvan gaat over het samenwerken in Microsoft To-Do, wat intussen ook heel prettig is. Deze vind je hier.