Het online werken heeft de afgelopen maanden wat voeten in aarde gehad. Bij de ene organisatie is de overgang naar online werken redelijk soepel gegaan, bij de ander niet bepaald. Een van de problemen waar mensen soms tegenaan lopen is dat bestanden op SharePoint komen te staan – al dan niet via Teams – en er door meerdere mensen in gewerkt wordt.
Het komt regelmatig voor dat de ene collega iets verwijderd heeft wat de ander nog graag even terug wil lezen. Gelukkig kun je heel eenvoudig terug naar een voorgaande versie. Deze mogelijkheid is niet nieuw, toch maak ik in mijn trainingen veel mensen blij met deze functie. Hoog tijd dus om er ook een blogartikel over te schrijven.
Bijkomend – heel belangrijk – voordeel is dat je niet langer verschillende versies van 1 bestand op hoeft te slaan. V1, V1.1, V2 dat kun je nu achterwege laten.
Benaderen vanuit Teams
Om een oudere versie te bekijken kun je rechtstreeks naar SharePoint gaan. Maar zit je al in Teams, kun je net zo goed vanuit Teams gaan kijken. Helaas kan het (nog?) niet rechtstreeks vanuit Teams. Toch kom je vanuit Teams wel direct uit op de juiste plek in SharePoint en dat scheelt zoeken.
Ga in Teams naar het tabblad Bestanden en klik op de drie puntjes achter het bestand naar keuze (of met de rechtermuisknop). Kies dan voor Openen in SharePoint.
Je komt dan uit in SharePoint en staat ook direct op de juiste plek voor het bestand.
Versiegeschiedenis
In SharePoint klik je (weer) op de drie puntjes achter een bestand, of met de rechtermuisknop op de naam. Klik dan op Versiegeschiedenis.
Je ziet dan direct wie het bestand wanneer aangepast heeft.
Hang je boven de versies verschijnt er een pijltje naast de datum/tijd. Klik je daarop kun je de vorige versie bekijken, terugzetten of verwijderen.
OneDrive
Ook op OneDrive kun je de versiegeschiedenis bekijken. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Versiegeschiedenis. Dat kan zowel online als in je verkenner.
Uitgeschakeld
Het kan zijn dat Versiebeheer uitgeschakeld is. Lees er hier meer over.
Wil je meer weten over Teams? Denk dan eens na over een individuele training.