We weten het allemaal: de updates binnen Microsoft Office vliegen ons om de oren. Soms zijn het hele grote functies, maar heel vaak gaat het ook om kleine handigheidjes. Dat zorgt bij mij nog wel eens voor een intern conflict, want hoewel ik het liefst al die kleine dingen deel, zijn ze vaak echt te klein om er een heel blogartikel aan te wijden.
Vandaag deel ik een aantal van die kleine updates. Updates die de laatste maanden zijn doorgevoerd, die je misschien wel maar misschien ook nog niet gezien hebt. In ieder geval zijn ze handig om te kennen. Het kan zijn dat je nog niet alles kunt doen, een deel wordt door Microsoft uitgerold. Dat houdt in dat de ene gebruiker dit al wel kan gebruiken en de andere nog niet. Heb je het nu nog niet, dan komt het binnenkort.
1. Chat filteren (onlangs al gedeeld, maar niet iedereen leest iedere nieuwsbrief)
Je kunt nu in de chat filteren op type chat. Klik op de drie streepjes en vervolgens op de drie puntjes die op dezelfde plek komen te staan.
Hier kun je nu filteren op bijvoorbeeld alle Ongelezen berichten of alle rechtstreekse Chat-gesprekken zonder de vergaderchats erbij te zien. Handig!
2. Beschikbaarheid aangeven
Je kent het vast in Outlook: het aangeven van de beschikbaarheid. Dat kan nu ook in Teams. Zo kun je bij een afspraak kiezen uit Beschikbaar, Voorlopig, Bezet, Werkt elders/Werkt ergens anders en Niet aanwezig. Ook kun je de afspraak hier als Privé beschikbaar maken.
De meeste mensen zullen vooral werken vanuit de Outlook-agenda, maar het kan dus nu ook vanuit Teams.
3. Categoriseren
Naast de beschikbaarheid kun je nu ook de Categorie bepalen in de Teams-agenda.
4. Video spiegelen
Laat je in een Teams-vergadering iets zien in je webcam, dan zie je dit zelf in spiegelbeeld. Dat hoeft nu niet meer, want je kunt je video spiegelen. Je ziet je beeld dan zoals anderen dit zien. Hiervoor ga je bovenaan naar de drie puntjes en vervolgens naar Apparaatinstellingen. Helemaal onderaan zie je “Mijn video spiegelen”.
5. Helderheid/focus
Iets waar veel mensen op wachten en wat nu ook mogelijkheid is: spelen met de helderheid/zachte focus. Ik moet zeggen dat ik het verschil niet zo groot vind, maar wellicht ligt dat aan mij. In ieder geval doe je dit op dezelfde plek als het spiegelen van de video. Overigens kun je dit ook instellen bij het starten van de vergadering.
6. Bepalen waar de gedownloade bestanden opgeslagen moeten worden
In Teams kun je nu bepalen waar een gedownload bestand opgeslagen moet worden. Dit kan een standaard map zijn (zoals nu de download-map is), maar je kunt ook iedere keer laten vragen waar het bestand opgeslagen moet worden. Handig, want dan hoef je het bestand daarna niet meer te verplaatsen. Hier worden vast heel veel mensen blij van.
Je regelt dit in Teams, kies hiervoor bovenaan voor de drie puntjes naast je foto/initialen en klik vervolgens op Instellingen. Bij Bestanden bepaal je jouw locatie/instelling.
Onthoud: het kan zijn dat je de optie nu nog niet hebt, dan volgt dit nog.
Kennisboost Teams
Merk jij dat je kennis van Teams nog niet helemaal is wat het moet zijn? Schrijf je dan in voor de kennisboost over Teams. Hierbij duiken we volledig in Teams en laat ik je álles zien wat je van Teams moet kennen. Je krijgt 2 trainingen van 2,5 uur, voor € 425,00. De trainingen zijn online, zodat je geen reistijd kwijt bent (en reiskosten uiteraard). Er is ruimte voor maximaal 6 deelnemers, zodat er voldoende aandacht is voor iedereen én het mogelijk is om samen te sparren over gebruiksopties.
Deze training is geschikt als je in loondienst werkt én als je als VA bij klanten met Teams moet werken. Ik behandel kort de basis en ga daarna vooral in op alle mogelijkheden die de meeste gebruikers laten liggen. Hierdoor is de training geschikt voor zowel beginners als gevorderden.
Na de eerste training krijg je een naslagwerk, waarin alle besproken functies in staan. Zo kun je alles in de praktijk gaan brengen. De training erna maken we een verdieping. Daarna krijg je een aanvulling op het eerste naslagwerk, zodat je een mooi geheel overzicht hebt van beide trainingen. Geloof me: als je met Teams werkt wil je deze informatie echt kennen.
De training geef ik op 22 en 29 augustus, van 9.00 tot 11.30 uur. Zie ik je dan?