De kans is groot dat je op dit moment verplicht thuiswerkt. Hoe zorg je er dan voor dat het werk toch gewoon door kan gaan? Er zijn heel veel oplossingen voor, waarvan Microsoft Teams een hele belangrijke is.
Al eerder schreef ik:
- Wat Teams is
- Dat je in Teams kunt chatten en online vergaderen
- Wat privékanalen zijn en hoe je deze maakt
- Hoe je een update in Teams naar je takenlijst kunt zetten
In dit blogartikel leg ik je uit hoe je een online vergadering kunt starten of daaraan kunt deelnemen en welke mogelijkheden je in Teams hebt tijdens de vergadering.
Nieuwe vergadering plannen vanuit Teams
Teams is gekoppeld aan jouw agenda. (Is dat niet het geval, overleg dan even met ICT. Het kan zijn dat deze functie uitgeschakeld is.) Klik je dus links in de balk op Agenda, zie je jouw agenda. Klik vervolgens rechtsboven op Nieuwe vergadering om een vergadering te starten of dubbelklik op de datum/tijd naar keuze.
Je krijgt dan een beeld dat in grote lijnen lijkt op het maken van een afspraak in Outlook. Hier kun je een onderwerp invullen, de datum/tijd bepalen, collega’s uitnodigen en zo nog een aantal zaken meer.
Bovenaan kun je kiezen uit Gegevens en Planningsassistent. Ook de Planningsassistent lijkt op de Planningsassistent in Outlook. Klik op Verzenden om de uitnodiging te versturen.
Je kunt een Kanaal toevoegen, dan kan iedereen die in het kanaal zit direct deelnemen.
De afspraak komt dan in je agenda te staan. Kijk bij “Deelnemen aan vergadering” om het vervolg te zien.
Nieuwe vergadering plannen vanuit Outlook
Je kunt een nieuwe vergadering ook plannen vanuit Outlook (als dit door je organisatie is toegestaan). Om dit te doen, ga je eerst naar je agenda in Outlook. Daar maak je een nieuwe afspraak/vergaderverzoek zoals je dat gewend bent. Klik vervolgens op Teams-vergadering (dit wordt soms in organisaties uitgeschakeld, dan zie je die knop niet). In de tekst van de afspraak komt nu (onder andere) de link “Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering” te staan. Dat is alles wat nodig is. De rest is gelijk aan een normaal vergaderverzoek. Overigens kun je ook direct klikken op Teams-vergadering en daarna de benodigde informatie invullen. Net welke volgorde je zelf prettig vindt.
Deelnemen aan vergadering
De geplande vergadering staat in je agenda. Wanneer je deze opent, zie je de tekst “Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering”. Klik je daarop, dan open je de digitale vergadering.
Onder je foto en de knop Nu deelnemen heb je de mogelijkheid om je webcam te starten en het geluid te verzenden (als dat beschikbaar is op je computer/laptop). Je kunt afspreken dat je het geluid uit laat, dat is een stuk rustiger tijdens de vergadering. Overigens zijn de opties bij mij niet mogelijk, op de huidige computer heb ik geen webcam of microfoon. Klik op Nu deelnemen om deel te nemen aan de vergadering.
Wanneer je je muis iets beweegt, krijg je de volgende balk:
Wanneer je op het 6e icoontje klikt, kun je het gesprek weergeven/verbergen. Daar kun je dus chatten. Klik je op het icoontje met de poppetjes kun je zien we er deelneemt aan de vergadering en eventueel toegang geven. Klik je op het rode knopje met de hoorn hang je op, dus verbreek je de verbinding.
Tip: zit je in een omgeving met een onrustige achtergrond? Klik dan op de drie puntjes en klik op Mijn achtergrond vervagen.
Ook deelnemen zonder Teams
De organisator van de vergadering heeft Microsoft Teams nodig, de deelnemers niet. Dit maakt dat ook mensen buiten je organisatie deel kunnen nemen. Ideaal in deze huidige situatie, zo kun je bijvoorbeeld toch een training door laten gaan, alleen dan online.
Iedereen die Teams heeft gaat bij het aanklikken van de link “Deelnemen aan vergadering” naar Teams (online of de bureaubladversie), heb je geen Teams kom je op een internetpagina. Dan kun je dus ook prima deelnemen. Overigens kunnen alleen deelnemers die Office 365 hebben hun scherm delen.
Je scherm delen
Je kunt je scherm delen door te klikken op het icoontje van een rechthoek met een pijl erin.
Klik je daarop, kun je kiezen welk scherm je wilt delen. Je ziet namelijk miniatuurversies van je openstaande programma’s. Je kunt een bepaald programma delen, of je scherm (of een van je schermen als je met meerdere schermen werkt). Deel je jouw scherm, zien de deelnemers alles wat op dat scherm staat, ook als je wisselt tussen diverse programma’s.
Tip: wil je iets in Teams laten zien? Wanneer je dan je scherm deelt, zien de andere deelnemers zichzelf. Klik dan links in de balk op het onderdeel dat je wilt laten zien, bijvoorbeeld Teams.
Vergadering opnemen
Je kunt een vergadering ook opnemen. Klik hiervoor op de drie puntjes en vervolgens op Opname starten. De opname kun je vinden in de vergaderchat en in Microsoft Stream.
Bestand delen
Wil je tijdens het vergaderen een bestand delen? Dat kan via de chat, daar kun je een bijlage toevoegen. Of deel het bestand op het scherm, zodat je zeker weet dat iedereen hetzelfde ziet.
Nog meer
Er is nog veel meer mogelijk met Teams. Naast het plannen van een vergadering kun je ook een live-event zoals bijvoorbeeld een webinar organiseren. Ik was met mijn team al bezig met het maken van een online leeromgeving. De lancering hiervoor stond gepland voor juni. Gezien de situatie proberen we dit zo snel mogelijk af te hebben.
Intussen heb ik een heel mooi aanbod voor je: https://haalmeeruitmicrosoft.nl/online-leeromgeving/
Bovenstaande uitleg krijg je dan bijvoorbeeld in een video, waarin ik je in een paar minuten laat zien hoe alles werkt.
Dag Joyce,
Ik heb mensen uitgenodigd voor een vergadering, maar nu is besloten dat de vergadering online gehouden wordt. Moet ik nu in Teams een nieuwe vergadering aanmaken of kan ik de “gewone” vergadering omzetten naar een Teams-vergadering?
Beste Annette,
Goed dat je de vraag stelt. Ik kan deze supersnel beantwoorden: je kunt de huidige afspraak omzetten naar een Teams-afspraak.
Uit je vraag begrijp ik dat je weet hoe dat werkt, zo niet mag je me gerust nog even e-mailen.
Groetjes,
Joyce
Hoi Joyce,
hoe kun je dit eenvoudig doen?
Groet,
Roos
Hoi Roos,
Ik denk dat je bedoelt hoe je eenvoudig een al bestaande vraag om zet naar een Teams-meeting? Hiervoor open je de afspraak in de Outlook-agenda en druk je op de knop Teams-vergadering. De link wordt dan automatisch toegevoegd en je kunt de update van het vergaderverzoek versturen. Er zijn bedrijven waarbij in Outlook nog geen knop voor Teams-vergadering beschikbaar is. Maak dan eerst in Teams de vergadering aan, kopieer de link van de vergadering en plak deze handmatig in de vergadering in Outlook. Ook dan kun je een update versturen van de Outlook-vergadering.
Mocht je toch iets anders bedoelen hoor ik het graag.
Groetjes,
Joyce
Goedenavond,
Wanneer ik een Teams vergadering plan met alleen optionele deelnemers maar ik wil zelf niet deelnemen aan de vergadering, kan mijn collega de vergadering dan starten, zonder dat ik hem eerst toegang moet verlenen? Op internet vind ik wel wat uitleg maar ik begrijp daaruit niet hoe dat dan moet.
Of kan ik hém organisator maken, zodat hij dezelfde rechte en mogelijkheden heeft als ik heb?
Hoi Yvette,
Je kunt hem op dit moment nog niet de organisator maken. Als hij dezelfde domeinnaam heeft (wat ik aanneem aangezien het je collega is, maar bij een vereniging is het wellicht anders), hoeft hij standaard niet in de lobby te wachten. Je hoeft dan niet zelf in de vergadering te zijn. In de vergaderopties kun je instellen wie er in de lobby moet wachten. De vergaderopties kun je wijzigen als je in de vergadering zit, maar ook in de vergaderdetails in Outlook en Teams.
In een gratis en vrijblijvend adviesgesprek kan ik het je laten zien: https://haalmeeruitoffice.nl/persoonlijk-advies/
Met vriendelijke groet,
Joyce Dunnewold
Haal meer uit Microsoft
Dag Joyce,
Als ik op een later tijdstip iemand extra toevoeg aan een vergadering en op update klik krijgt dan iedereen die er al in stond een berichtje? Kan ik dat voorkomen? Ik wil dat het bericht dan alleen naar de toegevoegde persoon gaat.
Beste Joyce,
Handige informatie!
Ik ben freelance projectmanager, en moet als ‘gast’ uit naam van mijn opdrachtgever Teams-vergaderingen organiseren met andere freelancers. Omdat ik als gast geen Agenda heb in Teams, kan dit alleen via Outlook. Maar het lukt me niet om in mijn uitnodigingen aan de deelnemers een link naar de vergadering te zetten. Ik zie geen Teams-knop binnen Outlook, en ik kan binnen Outlook ook geen invoegtoepassing voor Teams vinden. Heeft dat misschien met elkaar te maken?
Alvast hartelijk dank voor je antwoord!
Hoi Anna,
Dat klopt, dat gaat dan niet. Je hebt dan meer rechten nodig. Als jij voor je opdrachtgever Teams-vergaderingen moet organiseren, is het het makkelijkste als je een account krijgt van je opdrachtgever. Standaard heb je als gast-gebruiker onvoldoende rechten. Ik denk ook dat het niet mogelijk is om meer rechten te geven aan gast-gebruikers, maar dan ga je meer naar de ict-kant i.p.v. de instructiekant voor gebruikers. Dat durf ik niet met 100% zekerheid te zeggen. Door enorme drukte red ik het niet om daar nu helemaal in te duiken.
Groetjes,
Joyce Dunnewold
Haal meer uit Microsoft
hallo,
ik zou graag een image plakken in de uitnodiging van een meeting. dit lukt mij niet.. hoe kan ik dit doen?
bedankt
Hoi Karen,
Bedoel je eenmalig of vast in iedere uitnodiging? Eenmalig zou een kwestie zijn van Invoegen en Afbeeldingen. Knippen en plakken kan ook.
Wil je vast een logo aan je uitnodiging toevoegen ga je naar het Microsoft 365 Beheercentrum (kan zijn dat de ict’er dit moet doen – afhankelijk van de grootte van de organisatie en de rechten die je hebt) en dan naar Teams. Je stelt het in bij Vergaderingen, Vergaderinstellingen. Je logo moet ergens online staan (bijvoorbeeld op je website) en die link kun je aan de genoemde locatie toevoegen. Succes!
Groetjes,
Joyce Dunnewold
Haal meer uit Microsoft
Excuus Truus, ik heb je berichtje over het hoofd gezien. Ik neem even aan dat je de Outlook-agenda gebruikt om de vergadering aan te maken en te updaten? Voeg je later iemand toe en verstuur je die uitnodiging krijg je de vraag of je iedereen wilt mailen of alleen de laatst toegevoegde persoon (of personen). Zo heb je zelf de keuze.
Met vriendelijke groet,
Joyce Dunnewold
Haal meer uit Microsoft