Ja, ik weet het. Dat is een ‘bold’ uitspraak. Toch sta ik hier volledig achter. Er komen steeds meer communicatieplekken bij. Blijf je werken vanuit je Postvak IN mis je veel zaken die nog moeten gebeuren. Het kan ook zijn dat je jezelf oneindig mailt of een shitload aan briefjes/notities om je heen hebt liggen.
Ook denken veel cursisten dat ze met taken terwijl ze eigenlijk alleen ‘vlaggen’, met alle nadelen die daarbij horen. En ja, natuurlijk ken ik de argumenten, waarom het werken met taken ‘echt niet handig’ zou zijn. Terwijl dit slechts voor een heel klein deel van de secretaresses geldt. Natuurlijk mag je dit als excuus gebruiken om zo te blijven werken. Het klinkt heel onaardig, maar je komt er vanzelf wel achter als je over een tijdje volledig door het ijs zakt en het overzicht niet meer hebt.
Ik heb al meerdere artikelen geschreven over het werken met taken. Daar zal ik verderop in dit artikel naar verwijzen. In dit artikel zet ik de voordelen nog eens op een rijtje (in willekeurige volgorde).
Overzicht in wat er moet gebeuren
Het belangrijkste voordeel is dat je altijd een overzicht hebt in wat er moet gebeuren. Sowieso op datum, en afhankelijk van hoe je ermee werkt, ook op gegroepeerd op onderwerp.
Postvak IN leeg
Dat wat je nog moet doen zet je (na wat oefening) binnen 5 seconden om naar een taak. De e-mail verwijder je dan of zet je in een submapje. Daarmee wordt je mailbox eindelijk leeg. En ja, dit kan écht. Dit levert waanzinnig veel rust en overzicht op. En natuurlijk ook heel veel tijd, doordat je niet meer ‘oneindig’ door je mailbox hoeft te scrollen.
Meerdere berichten combineren
Het komt heel vaak voor dat je meerdere berichten krijgt over dezelfde taak. Het is dan handig als je dit combineert. Ga je dan met de taak aan de slag, heb je direct alles bij elkaar. Ik laat vaak zien dat dit in een tabel kan voor meer overzicht, daar worden cursisten heel blij van.
Zie ook meldingen uit andere programma’s
Zie jij een bericht in Teams waarmee je aan de slag moet? Ook die voeg je eenvoudig toe aan je takenlijst, met automatisch een linkje naar het Teams-bericht. In Planner een taak die je moet uitvoeren? Wijs ‘m aan jezelf toe en de taak staat tussen je andere taken. Maak je in OneNote een notitie waar je nog iets mee wilt doen? Zet deze op je takenlijst. Ik geloof erin dat dit verder uitgewerkt gaat worden. Binnen enkele jaren kun je ook in programma’s als Word, Excel en PowerPoint een taak voor iemand klaarzetten.
Bespaar zeeën van tijd
Het is dé manier om enorm veel tijd te besparen. Hierover is nog wel eens discussie, omdat cursisten zien dat er een extra handeling voor nodig is. Dat klopt, maar die extra handeling (nog geen 5 seconden) levert daarna zoveel op, dat je de tijd in veelvoud terugverdiend.
Achterstallige taken vallen op
Ik denk dat we dit allemaal herkennen: het lukt niet altijd om alles uit te voeren wat je op een dag gepland hebt. Werk je met de taken, valt het heel goed op als een taak vervallen is (nog niet uitgevoerd terwijl je dat wel gepland had). De taak plan je direct opnieuw in, waardoor er direct weer veel overzicht is.
Niet langer je eigen stoorzender zijn
Werk je met de taken, heb je vrijwel geen herinneringen meer nodig. Dat is fijn, want met die herinneringen ben je voornamelijk je eigen stoorzender. Je werkt immers aan iets specifieks, krijgt een melding dat je nog iets moet doen, bedenkt dat je eerst af wilt maken waarmee je aan het werk bent en moet je weer concentreren aan dat waarmee je bezig was. Uit onderzoek blijkt dat het 25% energie kost! Dus hoe meer herinneringen, hoe meer stoormomenten. Zonde! Door de juiste datum van de taak te bepalen, zie je op die betreffende dag dat je de taak uit moet voeren en is de herinnering niet meer nodig.
Juist omdat ik het werken met taken zo belangrijk vind – omdat ik weet wat het voor je kan doen! – heb ik er meerdere blogartikelen over geschreven. Ik haal de belangrijkste er even voor je uit.
- Werken met taken in Outlook
- Hoe houd je wél overzicht in wat je nog moet doen?
- Bericht in Teams toevoegen aan takenlijst of Planner
- Wat mij betreft werk je NIET met de vlaggetjes in Outlook
- Terug van vakantie? Zo krijg je weer overzicht.
- Combinatie OneNote – Outlook – To Do
- Taken bundelen in To Do
- Taken op categorie én einddatum
Heb je liever dat ik je hiermee help? De volledige uitleg zodat je er direct mee aan de slag kunt? De timing is bewust zo gekozen: je kunt voor de zomervakantie aan de slag en een geweldige basis leggen. Kom je dan terug van vakantie, heb je alles in no-time bijgewerkt en dus direct weer overzicht.