Ga je al bijna op vakantie? Tref dan nu een aantal voorbereidingen, zo kom je straks heel wat lekkerder terug.
Vertrekken met een lege mailbox
Ja, een lege mailbox kan echt. Kijk eens kritisch:
– Wat hoeft er niet meer bewaard te worden?
En ja, dat geldt ook voor dat artikel dat al 3 jaar in je inbox staat om nog te lezen. Dat ga je toch niet meer doen. Weg ermee.
– Wat moet er nog echt voor je vakantie af?
Zet het om naar een taak en plan het in. Wanneer pak je dit op?
– Wees eerlijk, wat lukt echt niet meer?
Plan dat in voor na je vakantie. Je krijgt toch niet alles af. Nu minder inplannen maar dat echt af hebben geeft een heel voldaan gevoel. Nu proberen alles af te hebben en de helft door moeten schuiven voelt veel minder lekker. (En ja: dit is ook een note to self, dit is mijn valkuil.)
Ander machtigen
Misschien kun je een ander wel machtigen tot je mailbox, zodat diegene alvast wat opschoont. Iets wat je misschien over en weer kunt doen. Diegene kan misschien al een deel oppakken, maar ook alleen categoriseren is al heel fijn. Denk aan: direct oppakken, later, ter info, leesvoer.
Je geeft iemand snel toegang door met de rechtermuisknop op je mailbox te klikken en te kiezen voor Eigenschappen en dan Machtigingen. Via Toevoegen voeg je je collega toe en natuurlijk bepaal je de machtigingen die de persoon.
Regels instellen
Je kunt je e-mail ook automatisch laten verwerken. Zo kun je nieuwsbrieven in een aparte map laten verzamelen, maar ook categorieën toe laten voegen. Dat kan ook in een bepaald tijdsvlak, of je maakt de regels nu aan en zet ze later uit, als je het niet ‘voor altijd’ wilt doen.
Hier lees je meer over het toepassen van regels.
Automatisch antwoorden
Vergeet niet je automatische antwoord in te stellen. Deze functie wordt wat mij betreft heel verkeerd gebruikt (luister deze podcast maar eens), maar de functie op zich is zeker voor vakantieperiodes natuurlijk wel handig.
In mijn blogartikel (uit 2015, maar nog steeds helemaal actueel!) lees je waar je deze functie ook alweer vindt.
Eerste dag vrij houden
Tja, dit is natuurlijk geen functie in Microsoft Office, maar wel heel helpend: probeer die eerste dag vrij te houden. Zorg ervoor dat er geen deadlines zijn voor die dag en geen afspraken waar je bij moet zijn. En voor je steigert: ja, ik weet dat je ondersteuner bent en afhankelijk van anderen. Maar soms mogen dingen ook een dag later af of kan iemand anders een vergadering notuleren. Natuurlijk kan dat niet altijd, maar soms ook wel. Gun jezelf de mogelijkheid om bij te lezen.
En ook al lukt het niet de hele dag, misschien wel een halve.
Hangt ook samen met de automatische antwoorden: welke datum geef jij aan dat je terug bent? In plaats van te beloven dat je direct die eerste maandag op de vragen terug komt, kun je ook aangeven dat je die week, of begin die week zal reageren.
Weergeven als gesprek
In plaats van alle e-mail ‘los’ in je mailbox te hebben staan, kun je er ook voor kiezen om “Weergeven als gesprek” aan te zetten. Dit zorgt ervoor dat alle e-mail met hetzelfde onderwerp bij elkaar in een gesprek staat. Juist na een periode van afwezigheid zorgt dit ervoor dat je alle bij elkaar horende e-mails in 1 ruk af kunt handelen, in plaats van dat je van onderwerp naar onderwerp springt of dat je je mailbox moet doorzoeken om te kijken of je meer e-mails over dit onderwerp hebt.
Hier lees je hoe de functie werkt.
Kies wat je doet!
Ga je jouw e-mail verwerken, zorg dan dat je niet ’tig’ keer met dezelfde e-mail bezig bent. Niet nu half lezen, dan nog een keer, nog een keer en nog een keer. Nee, beslis wat je ermee doen.
Moet je hier iets mee? Nee? Weg ermee.
Moet je er wel iets mee en kun je het binnen een paar minuten afhandelen? Doe dat dan direct, dan is het weg. Een uitzondering is het als je meer gelijksoortige e-mails hebt, dan kun je ze beter bundelen om in 1 keer af te handelen.
Doe je er langer over dan een paar minuten, plan het dan in.
Hier lees je waarom je je dat sowieso wilt doen, vakantie of niet.
En dan: loslaten!
Ik hoop dat je lekker kunt genieten van je vakantie. Dat je het werk en je e-mail echt even los kunt laten. Bedenk: je bent niet onmisbaar, ook al lijkt het soms wel zo. Let it go. Dan ben je veel uitgeruster terug.
Wil je goed beginnen na de vakantie? Overweeg dan eens om je helemaal onder te dompelen in Microsoft Office. Je kunt je aansluiten bij 9 gezamenlijke online trainingen, waarin we heel Office doornemen. Ik leer je welke functies je (nog meer) kunt gebruiken, hoe je meer overzicht krijgt, tijd gaat besparen, je manager/directeur beter ondersteunt en weer écht plezier krijgt in Office.
Je leest er hier meer over.